Bezpieczeństwo danych w aplikacji dla przedszkola

Ostatnia aktualizacja: 9 listopada 2026 r. Stan prawny: 09.11.2026.

Krótka odpowiedź: przed wyborem aplikacji zadaj dostawcy 10 pytań: gdzie są serwery, czy dane są szyfrowane, czy podpisze umowę powierzenia, kto jest podwykonawcą, jak działa dostęp, kopie zapasowe, historia zmian, zgłaszanie naruszeń, eksport danych i usunięcie po umowie. Ty jako placówka zostajesz administratorem danych dzieci (art. 28 RODO). Możesz wybrać tylko dostawcę, który daje „wystarczające gwarancje” (art. 28 ust. 1). Poproś o odpowiedzi na piśmie.

Wtorek, 15:30. Na spotkaniu z rodzicami tata Igi pyta: „A gdzie właściwie są zdjęcia mojej córki? Na jakim serwerze?”. Ty wiesz, że „w aplikacji”. Ale gdzie jest ta aplikacja? I co się stanie z danymi, jeśli za rok zmienisz system?

Ten poradnik jest dla dyrektorów i właścicieli przedszkoli, żłobków i klubów dziecięcych, którzy wybierają albo zmieniają aplikację. Dostajesz 10 pytań do dostawcy, tabelę dobrych odpowiedzi i czerwonych flag oraz gotowego maila do skopiowania. O cenie i umowie piszemy osobno w poradniku jak wybrać system dla przedszkola i żłobka.

Kto odpowiada za dane dzieci w aplikacji?

Ty. Placówka decyduje, po co i jak przetwarza dane dzieci, rodziców i pracowników. Jest więc administratorem. Dostawca aplikacji przetwarza dane w Twoim imieniu. To podmiot przetwarzający (art. 28 RODO).

UODO tłumaczy to prosto. Podmiot przetwarzający „nie decyduje bowiem o celach i sposobach przetwarzania”. Działa na udokumentowane polecenie administratora. Między Wami musi być umowa powierzenia albo inny instrument prawny (art. 28 ust. 3).

Co z tego wynika dla Ciebie? Nie możesz zrzucić odpowiedzialności na dostawcę. Możesz za to dobrze go sprawdzić. RODO każe korzystać tylko z takich podmiotów, które zapewniają „wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych” (art. 28 ust. 1). Pytania poniżej pomagają te gwarancje zobaczyć.

Ważne: jeśli prowadzisz dziennik elektroniczny, dochodzą wymogi z rozporządzenia o dokumentacji. System ma chronić dane przed dostępem osób nieuprawnionych i przed utratą, rejestrować historię zmian i dawać rodzicom bezpłatny wgląd (§ 21 ust. 3 rozporządzenia, t.j. Dz.U. 2024 poz. 50).

Jakie 10 pytań zadać dostawcy aplikacji?

Wyślij je mailem przed podpisaniem umowy. Odpowiedzi zachowaj w dokumentacji RODO. Pani Marta, dyrektorka małego żłobka, robi to tak: odpowiedzi wkleja do jednego pliku i dopina do rejestru czynności przetwarzania.

Pytanie 1. Gdzie fizycznie są serwery?

Zapytaj o kraj i o to, czy dane opuszczają Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie poza EOG wymaga dodatkowych podstaw (art. 44–46 RODO). Odpowiedź „w chmurze” to za mało.

Pytanie 2. Czy dane są szyfrowane w przesyle i w spoczynku?

Szyfrowanie to jeden z przykładowych środków z art. 32 ust. 1 lit. a RODO. Zapytaj o oba stany: gdy dane lecą przez internet i gdy leżą na serwerze.

Pytanie 3. Czy podpiszecie umowę powierzenia?

Umowa ma zawierać elementy z art. 28 ust. 3 RODO. Między innymi: przetwarzanie tylko na Twoje polecenie, poufność personelu, pomoc przy prawach rodziców, usunięcie albo zwrot danych po umowie (lit. g) i prawo do audytu (lit. h). Sama licencja na program tego nie zastępuje.

Pytanie 4. Kto jest podwykonawcą?

Hosting, poczta, SMS-y. Dostawca może korzystać z innych podmiotów tylko za Twoją zgodą. Przy zgodzie ogólnej musi informować o zmianach, a Ty możesz zgłosić sprzeciw (art. 28 ust. 2). Poproś o listę podwykonawców i kraje, w których działają.

Pytanie 5. Jak działa dostęp do danych?

Czy każda osoba ma własne konto? Czy możesz od razu wyłączyć dostęp osobie, która odchodzi z pracy? Wspólne hasło dla całej grupy to zły znak.

Pytanie 6. Jak często robicie kopie zapasowe?

RODO wymaga zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych po incydencie (art. 32 ust. 1 lit. c). Zapytaj, jak często powstają kopie i ile trwa odtworzenie.

Pytanie 7. Czy system zapisuje historię zmian?

Kto i kiedy zmienił wpis w dzienniku? W dzienniku elektronicznym to wymóg (§ 21 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia). W innych modułach to po prostu dobra praktyka.

Pytanie 8. Jak zgłosicie mi naruszenie?

Podmiot przetwarzający zgłasza naruszenie administratorowi „bez zbędnej zwłoki” (art. 33 ust. 2 RODO). Ty masz 72 godziny na zgłoszenie do UODO (art. 33 ust. 1). Zapytaj o kanał i o to, kto do Ciebie zadzwoni.

Pytanie 9. Jak wyeksportuję dane i w jakim formacie?

Zapytaj o format, czas i koszt. Jeśli prowadzisz dziennik elektroniczny, system ma umożliwiać wydruk i eksport danych dziennika w formacie XML (§ 21 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia).

Pytanie 10. Co się stanie z danymi po rozwiązaniu umowy?

Ile masz czasu na pobranie danych? Kiedy dostawca je usunie, także z kopii? Umowa powierzenia ma to opisać (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).

Jak rozpoznać dobrą odpowiedź, a jak czerwoną flagę?

Dobra odpowiedź jest konkretna i ma pokrycie w dokumentach. Czerwona flaga to ogólnik albo „tego nie udostępniamy”.

Pytanie	Dobra odpowiedź	Czerwona flaga	Podstawa
PytanieSerwery	Dobra odpowiedźkraj w UE, zapis w umowie	Czerwona flaga„w chmurze”, bez kraju	Podstawaart. 44–46 RODO
PytanieSzyfrowanie	Dobra odpowiedźw przesyle i w spoczynku	Czerwona flagatylko „mamy https”	Podstawaart. 32 RODO
PytanieUmowa powierzenia	Dobra odpowiedźgotowa przed startem	Czerwona flaga„wystarczy regulamin”	Podstawaart. 28 ust. 3 RODO
PytaniePodwykonawcy	Dobra odpowiedźlista i zasady zmian	Czerwona flagabrak listy	Podstawaart. 28 ust. 2 i 4 RODO
PytanieEksport i usunięcie	Dobra odpowiedźformat, termin, okres na pobranie	Czerwona flagaopłata za „wydanie bazy” bez cennika	Podstawaart. 28 ust. 3 lit. g RODO

Wskazówka: w Kidogo dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania, leżą na serwerach w UE, a kopie zapasowe powstają codziennie. Eksport danych masz w każdym momencie. Sprawdź dziennik elektroniczny Kidogo i wypróbuj system przez 6 miesięcy bezpłatnie. Odpowiedzi na 10 pytań i tak poproś na piśmie.

Jak sprawdzić dostawcę w praktyce?

Rozmowa handlowa to nie weryfikacja. Zaplanuj cztery proste kroki.

Krok 1. Zbierz dokumenty

Regulamin, politykę prywatności, wzór umowy powierzenia i listę podwykonawców. Przeczytaj je przed demo, nie po.

Krok 2. Wyślij pytania mailem

Wyślij 10 pytań i poproś o odpowiedź na piśmie. Mail to dowód, który pokażesz przy kontroli.

Krok 3. Przetestuj eksport

W okresie próbnym dodaj kilkoro fikcyjnych dzieci i wyeksportuj dane. Zobacz, czy plik otwiera się w arkuszu. Tak sprawdzisz, czy zmiana systemu będzie kiedyś możliwa. Więcej o przejściu piszemy w tekście jak zmienić system w przedszkolu albo żłobku.

Przykład: w okresie próbnym dodajesz trójkę fikcyjnych dzieci: „Test Jeden”, „Test Dwa”, „Test Trzy”. Wpisujesz obecności z tygodnia i jedną notatkę w dzienniku. Potem eksportujesz dane. Jeśli w pliku widzisz imiona, daty i obecności, a plik otwiera się w arkuszu, eksport działa. Jeśli dostawca każe pisać do supportu i czekać, zapisz to w notatkach.

Krok 4. Zaktualizuj dokumentację RODO

Dopisz dostawcę do rejestru czynności przetwarzania i opisz środki bezpieczeństwa. Ustal, kto w placówce nadaje i odbiera dostęp.

Mail do dostawcy – tekst do skopiowania:

„Dzień dobry, przed podpisaniem umowy prosimy o pisemne odpowiedzi na pytania: 1) W jakim kraju są serwery i czy dane opuszczają EOG? 2) Czy dane są szyfrowane w przesyle i w spoczynku? 3) Prosimy o wzór umowy powierzenia. 4) Prosimy o listę podwykonawców. 5) Jak nadajemy i odbieramy dostęp pracownikom? 6) Jak często tworzycie kopie zapasowe? 7) Czy system zapisuje historię zmian? 8) Jak i kiedy poinformujecie nas o naruszeniu? 9) W jakim formacie i kiedy możemy wyeksportować dane? 10) Co dzieje się z danymi po rozwiązaniu umowy? Z góry dziękujemy.”

Jakie błędy placówki popełniają przy wyborze aplikacji?

Błąd 1. „Serwery w UE” bez sprawdzenia podwykonawców

Serwer może stać w UE, a wsparcie techniczne albo wysyłka SMS działa poza EOG. Zapytaj o całą listę.

Błąd 2. Brak umowy powierzenia

Placówka klika „akceptuję regulamin” i na tym kończy. Sprawdź, czy umowa powierzenia jest zawarta i zawiera elementy z art. 28 ust. 3 RODO.

Błąd 3. Wspólne konto dla zespołu

Jedno hasło na całą grupę „bo szybciej”. Po odejściu pracownika nie wiesz, kto ma dostęp. Daj każdemu własne konto.

Błąd 4. Komunikatory zamiast systemu

Zdjęcia dzieci lądują w prywatnym czacie, bo „wszyscy go mają”. Nad tymi danymi nie masz kontroli. Szerzej piszemy o tym w tekście WhatsApp i Messenger w przedszkolu a RODO.

Jak Kidogo chroni dane placówki?

Oto, co Kidogo publicznie deklaruje na swojej stronie i w regulaminie:

dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania, a transmisja korzysta z TLS;
dane są przechowywane na serwerach w UE i nie opuszczają UE;
kopie zapasowe powstają automatycznie codziennie, z odzyskiwaniem awaryjnym;
eksport danych jest dostępny w dowolnym momencie;
placówka jest administratorem, a Kidogo podmiotem przetwarzającym; regulamin (§ 15) przewiduje umowę powierzenia zawieraną wraz z umową albo udostępnianą w koncie;
po zakończeniu umowy masz 30 dni na pobranie danych, potem dane są bezpiecznie usuwane (§ 12 regulaminu).

Kidogo nie używa dziś AI do decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania (§ 11 regulaminu). Funkcje AI są dopiero planowane. O wymaganiach dla dziennika piszemy w tekście o przepisach o dzienniku elektronicznym w przedszkolu.

Oferta: 6 miesięcy bezpłatnie, potem 0 zł miesięcznie do 20 dzieci, 149 zł do 50 dzieci, 299 zł do 100 dzieci, a powyżej 100 dzieci 299 zł plus 1,99 zł za każde kolejne dziecko. Wszystkie ceny netto. Szczegóły w cenniku Kidogo.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przedszkole musi mieć umowę powierzenia z dostawcą aplikacji?

Tak, jeśli dostawca przetwarza dane dzieci, rodziców lub pracowników w imieniu placówki. Wtedy jest podmiotem przetwarzającym, a przetwarzanie musi opierać się na umowie lub innym instrumencie prawnym (art. 28 ust. 3 RODO). Umowa ma określać m.in. przedmiot, czas, cel i rodzaj danych. Sama licencja na program tego nie zastępuje.

Czy dane w aplikacji muszą być na serwerach w Polsce?

Nie. RODO nie wymaga serwerów w Polsce. Dane mogą być w całym Europejskim Obszarze Gospodarczym na tych samych zasadach. Przekazanie poza EOG wymaga dodatkowych podstaw, np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych (art. 44–46 RODO). Dlatego pytaj też o kraje działania podwykonawców.

Kto odpowiada za wyciek danych z aplikacji?

Placówka jako administrator odpowiada za wybór dostawcy i za zgłoszenie naruszenia do UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 ust. 1 RODO). Dostawca musi zgłosić Ci naruszenie bez zbędnej zwłoki (art. 33 ust. 2) i pomóc w obowiązkach z art. 32–36. Dlatego w umowie powierzenia ustal kanał i sposób zgłaszania incydentów.

Jak sprawdzić, czy dostawca szyfruje dane?

Zapytaj na piśmie o szyfrowanie w przesyle i w spoczynku. Sprawdź politykę prywatności i dokumentację bezpieczeństwa. Szyfrowanie wymienia art. 32 ust. 1 lit. a RODO jako jeden ze środków bezpieczeństwa. Samo „https” w przeglądarce dotyczy tylko przesyłu. Dane na serwerze mogą wtedy leżeć niezaszyfrowane.

Co się dzieje z danymi po rezygnacji z aplikacji?

To zależy od umowy. Po zakończeniu usług dostawca, zależnie od Twojej decyzji, usuwa albo zwraca dane i usuwa ich kopie, chyba że prawo nakazuje przechowywanie (art. 28 ust. 3 lit. g RODO). Przed podpisaniem sprawdź, ile masz czasu na pobranie danych i w jakim formacie je dostaniesz.

Czy mogę używać aplikacji z funkcjami AI na danych dzieci?

Możesz, ale najpierw zapytaj, jakie dane trafiają do modelu, kto go dostarcza i gdzie działa. Taki podmiot może być kolejnym podwykonawcą (art. 28 ust. 2 RODO). Wyniki AI zawsze sprawdzaj. Nie opieraj na nich decyzji o dziecku. W Kidogo funkcje AI są dopiero planowane.

Bezpieczeństwo danych w aplikacji dla przedszkola – 10 pytań do dostawcy