Jeśli prowadzą Państwo przedszkole lub żłobek, najpewniej korzystają już Państwo z jakiegoś systemu. Dziennik elektroniczny, lista obecności, rozliczenia z rodzicami, wiadomości i ogłoszenia. Kilka lat temu wybór programu do przedszkola sprowadzał się do pytania, czy dany system w ogóle ma potrzebną funkcję. Dziś niemal każdy ją ma.

To dobra wiadomość, bo podstawy są dostępne praktycznie wszędzie. Ale to też oznacza, że porównywanie systemów po liście funkcji niewiele już mówi. Prawdziwe różnice pojawiają się dopiero po podpisaniu umowy: przy pierwszej fakturze po podwyżce, przy próbie odblokowania modułu, którego brakuje w tańszym pakiecie, albo wtedy, gdy trzeba coś pilnie wyjaśnić, a infolinia nie odbiera.

W tym wpisie pokazujemy, na co warto patrzeć, wybierając lub zmieniając system dla przedszkola czy żłobka, i jak do tych kwestii podchodzimy w Kidogo.

Dlaczego lista funkcji to za mało przy wyborze systemu

Gdy porównuje się oferty, łatwo skupić się na tym, co widać na stronie: dziennik zgodny z wymaganiami MEN, aplikacja dla rodziców, płatności online, raporty. Większość dostawców ma to wszystko, przynajmniej w jakiejś wersji.

Znacznie trudniej sprawdzić to, co decyduje o codziennej pracy dyrektora przez kolejne lata:

• ile placówka zapłaci za rok, dwa i pięć lat,
• czy w cenie są wszystkie funkcje, czy tylko podstawowy pakiet,
• na jak długo wiąże umowa i co się dzieje, gdy chce się odejść,
• kto pomaga przy wdrożeniu i przenoszeniu danych,
• jak szybko można porozmawiać z człowiekiem, gdy pojawi się problem.

Te pytania rzadko padają na prezentacji handlowej, a to właśnie one najczęściej sprawiają, że dyrektorzy po roku czy dwóch zaczynają szukać innego rozwiązania.

6 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, wybierając system dla przedszkola

1. Ile system będzie kosztował za kilka lat

Cena na start to tylko część historii. W wielu firmach podwyżki są wpisane w model działania, szczególnie tam, gdzie za rozwojem stoją inwestorzy oczekujący rosnących przychodów. Dla placówki oznacza to budżet, którego nie da się spokojnie zaplanować.

Warto zapytać wprost: czy cena jest gwarantowana i na jak długo?

Jak to wygląda w Kidogo: rozwijamy się niezależnie, bez kapitału inwestorów, więc nie musimy co roku podnosić cen. Gwarantujemy, że cena nie wzrośnie przez co najmniej 5 lat. Mogą Państwo zaplanować koszty z wyprzedzeniem i nie martwić się niespodziankami na fakturze.

2. Co naprawdę jest w cenie

Częsty model to kilka pakietów: podstawowy, rozszerzony i pełny. Na stronie widać najniższą cenę, ale funkcje, z których placówka korzysta na co dzień, takie jak rozbudowane rozliczenia, dodatkowe raporty czy lepsze wsparcie, bywają dostępne dopiero w droższym wariancie. W praktyce koszt na dziecko okazuje się wyższy, niż wynikało z pierwszego porównania.

Warto poprosić o pełną listę tego, co obejmuje konkretny pakiet, i policzyć cenę dla swojej liczby dzieci.

Jak to wygląda w Kidogo: mamy jeden plan i wszystkie funkcje. Nie dzielimy systemu na pakiety i nie blokujemy modułów. Każda placówka, niezależnie od wielkości, korzysta z pełnego Kidogo.

3. Na jak długo wiąże umowa

Umowy na rok, dwa lub trzy lata dają dostawcy pewność przychodu. Placówce dają mniej, bo jeśli system przestanie się sprawdzać, zmiana oznacza czekanie do końca okresu albo dodatkowe koszty.

Jak to wygląda w Kidogo: proponujemy abonament miesięczny, który mogą Państwo zakończyć w dowolnym momencie. Chcemy, żeby zostawali Państwo z nami dlatego, że Kidogo ułatwia pracę, a nie dlatego, że trzyma Państwa umowa.

4. Kto pomaga, gdy coś wymaga wyjaśnienia

Dyrektor przedszkola nie ma czasu czekać kilka dni na odpowiedź z formularza zgłoszeniowego. Szczególnie na początku roku, przy rozliczeniach czy przed kontrolą liczy się szybki kontakt z kimś, kto zna placówkę.

Jak to wygląda w Kidogo: każda placówka ma osobistego opiekuna, dostępnego telefonicznie i na WhatsAppie. Nie trafiają Państwo do anonimowej kolejki, tylko rozmawiają z osobą, która zna Państwa przedszkole lub żłobek.

5. Czy system da się dopasować do placówki

Każde przedszkole i każdy żłobek pracuje trochę inaczej. Inne grupy, inne zasady naliczania opłat, inne zajęcia dodatkowe. Sztywny system zmusza do dopasowania się do programu, zamiast odwrotnie.

Jak to wygląda w Kidogo: możemy dostosować system do potrzeb i sposobu pracy Państwa placówki.

6. Jak dostawca traktuje Państwa czas

Wielu dyrektorów zna to z doświadczenia: po jednym zapytaniu zaczynają się regularne telefony od handlowców. Tymczasem w placówce zawsze jest coś pilniejszego.

Jak to wygląda w Kidogo: nie dzwonimy w kółko. Odpowiadamy na pytania wtedy, gdy Państwo ich potrzebują.

Funkcje Kidogo dla przedszkola i żłobka

Warunki są ważne, ale system musi przede wszystkim oszczędzać czas dyrektora, nauczycieli i rodziców. Oto, co obejmuje Kidogo.

Dziennik elektroniczny zgodny z wymaganiami MEN

Nauczyciele prowadzą dziennik elektroniczny bezpośrednio w systemie. Mogą korzystać z tematów z wydawnictw, m.in. MAC, WSiP i Nowa Era. Kidogo uzupełnia opis zajęć i zaznacza zrealizowane punkty podstawy programowej, a dyrektor na bieżąco widzi, czy wpisy są kompletne, bez przeglądania papierowych zeszytów.

Logopeda, wychowawczyni i nauczyciel zajęć dodatkowych pracują w tym samym miejscu, każdy w dzienniku dopasowanym do swojej roli. Wpisy są podpisywane i przechowywane przez 5 lat, tak jak wymagają przepisy. Rodzice mają bezpłatny wgląd do dziennika swojego dziecka.

Obecności jednym dotknięciem

Nauczyciel zaznacza obecność dzieci w aplikacji, a dane od razu trafiają do dziennika i do rozliczeń. Nie trzeba niczego przepisywać ani liczyć ręcznie na koniec miesiąca.

Przy wejściu można też zapisać godzinę przyjścia i wyjścia. Frekwencja dzienna, tygodniowa i miesięczna jest wtedy gotowa zarówno do rozliczenia, jak i do kontroli.

Rozliczenia z rodzicami w kilka kliknięć

Opłaty naliczają się automatycznie na podstawie obecności. Rachunki zawierają czesne, wyżywienie i zajęcia dodatkowe, a rodzice mogą zapłacić online. To zwykle oszczędza najwięcej czasu, bo rozliczenia przestają zajmować kilka dni pracy w miesiącu.

Zasady ustawia się raz. Stawka może być dzienna, godzinowa albo mieszana. Kidogo przelicza kwoty z obecności, a dyrektor zatwierdza rachunki. Rodzic widzi w aplikacji, za co płaci, więc pytań o rachunek jest mniej.

Aplikacja dla rodziców i komunikacja w jednym miejscu

Wiadomości, ogłoszenia i bezpieczny czat są w jednej aplikacji, zamiast rozproszonych SMS-ów, maili i grup na komunikatorach. Aplikacja dla rodziców jest bezpłatna na iOS i Androida.

Ogłoszenie o zmianie godzin albo o wydarzeniu publikuje się raz, a rodzice dostają powiadomienie. Widać, kto już je przeczytał, więc nie trzeba dopytywać przy odbiorze dziecka.

Gotowość do kontroli

Raporty i dokumentacja są dostępne od ręki. Gdy przychodzi kontrola, nie trzeba w pośpiechu kompletować dokumentów z kilku miejsc.

Obecność, frekwencja i rozliczenia da się wyciągnąć w kilka kliknięć, także jako plik do wydruku albo do wysyłki. Dyrektor ma te dane wcześniej, nie dopiero wtedy, gdy ktoś o nie poprosi.

Bezpieczeństwo danych dzieci

Dane dzieci i rodziców wymagają szczególnej ochrony. Kidogo działa zgodnie z RODO, szyfruje dane i przechowuje je na serwerach w Unii Europejskiej.

Dostęp do informacji o dziecku mają placówka oraz rodzice tego dziecka.

Jak zmienić system w przedszkolu bez ryzyka

Wielu dyrektorów zostaje przy systemie, który im nie odpowiada, tylko dlatego, że zmiana wydaje się zbyt ryzykowna. Obawy są zrozumiałe: co z danymi z poprzednich lat, czy nauczyciele się przestawią, czy rozliczenia nie stracą ciągłości w środku roku.

Dlatego zmianę w Kidogo układamy tak, żeby nie trzeba było niczego wyłączać z dnia na dzień.

1. Najpierw poznają Państwo system. Przygotowujemy konto demo, w którym mogą Państwo spokojnie sprawdzić, jak działa Kidogo.
2. Przenosimy dane razem z Państwem. Przez całą migrację prowadzą Państwa osobiście nasi programiści, krok po kroku. Nie zostają Państwo z instrukcją i plikiem do importu.
3. Oba systemy mogą działać równolegle. Kidogo może działać obok Państwa obecnego programu, więc nic nie ginie, a nauczyciele mają czas się przyzwyczaić.
4. Stary system wyłączają Państwo, kiedy są gotowi. Nie wyznaczamy terminów i nie wywieramy presji. Tempo zmiany ustalają Państwo.

Osobisty opiekun jest do dyspozycji przy starcie i później, w codziennej pracy.

Ile kosztuje system Kidogo dla przedszkola

Placówki do 20 dzieci korzystają z Kidogo bezpłatnie na stałe, nie tylko w promocji. Dla większych placówek cennik jest prosty i zależy wyłącznie od liczby dzieci.

Oferta ograniczona: pierwszy rok bez opłat. Placówki, które dołączą teraz, korzystają z Kidogo przez pierwszy rok bezpłatnie, bez karty kredytowej i bez zobowiązań. Po tym okresie obowiązuje cennik:

Liczba dzieci w placówce	Cena netto / mies.
do 20 dzieci	0 zł, bezpłatnie
do 50 dzieci	249 zł 149 zł
do 100 dzieci	399 zł 299 zł

Promocja obejmuje maksymalnie 20 placówek. Cena po pierwszym roku jest objęta gwarancją, że nie wzrośnie przez co najmniej 5 lat.

Lista pytań do porównania systemów dla przedszkola

Zanim podejmą Państwo decyzję, warto zadać każdemu dostawcy te same pytania:

• Czy cena jest gwarantowana i na ile lat?
• Czy wszystkie funkcje są w jednej cenie, czy w pakietach?
• Na jak długo podpisuje się umowę i jak można ją zakończyć?
• Kto przenosi dane z obecnego systemu i ile to kosztuje?
• Czy nowy system może działać równolegle ze starym?
• Jak szybko można porozmawiać z opiekunem placówki?

Odpowiedzi pokażą więcej niż jakakolwiek tabela funkcji.

Jak zacząć korzystać z Kidogo

Wystarczy zadzwonić pod numer 731 125 003 albo wysłać nam swój adres e-mail na WhatsAppie pod ten sam numer. Przygotujemy dla Państwa konto demo na 2 dni, żeby mogli Państwo spokojnie sprawdzić system. Jeśli Kidogo się sprawdzi, przeprowadzimy wdrożenie Państwa placówki.

Pytania o ofertę i wdrożenie prosimy kierować na biuro@kidogo.pl, a sprawy techniczne i migrację danych na it@kidogo.pl.

Zapraszamy.