%20copy.png)
Ostatnia aktualizacja: 02.11.2026
Krótka odpowiedź: system w przedszkolu lub żłobku zmienisz bez paraliżu placówki, jeśli zrobisz to w pięciu krokach: założysz konto i przetestujesz nowy program na własnych danych, wyeksportujesz i przeniesiesz dane, przez kilka tygodni prowadzisz oba systemy równolegle, wdrożysz kadrę i rodziców, a stary program wyłączysz dopiero wtedy, gdy nowy działa. Przepisy nie zakazują zmiany w trakcie roku szkolnego. Trzeba jednak zabezpieczyć dotychczasowy dziennik (eksport XML i wydruk), dopilnować umowy powierzenia danych (art. 28 RODO) i sprawdzić okres wypowiedzenia u starego dostawcy.
Znasz ten scenariusz. Faktura za program znowu jest wyższa. Obecność z rana się nie zapisała, panel się zawiesza, a rodzice dzwonią do sekretariatu, bo nie widzą rachunku. Wiesz, że trzeba zmienić system, ale w głowie od razu pojawia się myśl: „nie teraz, w trakcie roku to za duże ryzyko”.
Ten poradnik jest po to, żeby to ryzyko rozłożyć na konkretne, małe kroki. Poniżej znajdziesz harmonogram, tabelę danych do eksportu, listę ryzyk, pytania do nowego dostawcy i checklistę przed wyłączeniem starego programu.
Czego tak naprawdę boisz się przy zmianie systemu?
Dyrektorzy, z którymi rozmawiamy, wymieniają zwykle te same cztery obawy. Każda z nich jest uzasadniona i każdą da się rozbroić.
| Obawa | Co może pójść źle | Jak to zabezpieczyć |
|---|---|---|
| ObawaDane dzieci | Co może pójść źleZgubione kartoteki, upoważnienia do odbioru, alergie, historia płatności | Jak to zabezpieczyćPełny eksport przed migracją, porównanie liczby rekordów po imporcie, umowa powierzenia przed przekazaniem danych |
| ObawaSpokój rodziców | Co może pójść źleZamieszanie z logowaniem, pytania „gdzie jest rachunek?” | Jak to zabezpieczyćJedna data startu, prosta instrukcja, okres równoległy, dyżur pytań przez pierwszy tydzień |
| ObawaDokumentacja i kontrola | Co może pójść źleDziennik z jednego roku w dwóch systemach, brak archiwum | Jak to zabezpieczyćEksport XML i wydruk starego dziennika, ustalona data graniczna, sprawdzenie wymogów § 21–22 rozporządzenia |
| ObawaWyłączenie starego systemu | Co może pójść źleNowy program „nie dowiezie”, a starego już nie ma | Jak to zabezpieczyćStary system wyłączasz na końcu, gdy kadra i rodzice pracują w nowym, a dane są zarchiwizowane |
Zauważ, że żadna z tych obaw nie wynika z samej zmiany, tylko z pośpiechu. Dlatego najważniejsza zasada brzmi: najpierw nowy system zaczyna działać, dopiero potem stary przestaje.
Kiedy najlepiej zmienić system?
Rok szkolny trwa od 1 września do 31 sierpnia (art. 94 Prawa oświatowego). Zmiana na tej granicy jest najczystsza, bo cały rok dokumentacji zostaje w jednym systemie. Nie znaczy to jednak, że musisz czekać.
| Moment zmiany | Zalety | Na co uważać |
|---|---|---|
| Moment zmianyWakacje lub koniec sierpnia | ZaletyCały rok w jednym systemie, spokojniejszy okres na szkolenia | Na co uważaćStary dostęp jest potrzebny do archiwizacji dziennika do ok. 10 września |
| Moment zmianyWrzesień | ZaletyNowe grupy, nowi rodzice od razu w nowym programie | Na co uważaćNajbardziej obciążony miesiąc: adaptacja, rekrutacja uzupełniająca, nowe umowy |
| Moment zmianyW trakcie roku (np. po feriach) | ZaletyNie płacisz dłużej za program, który nie działa | Na co uważaćDziennik bieżącego roku w dwóch systemach – trzeba wyeksportować i zarchiwizować część ze starego |
| Moment zmianyPoczątek miesiąca rozliczeniowego | ZaletyCzyste rozliczenia: stary system zamyka miesiąc, nowy go otwiera | Na co uważaćPrzenieś salda, nadpłaty i zaległości na dzień graniczny |
Najważniejsza jest data graniczna. To dzień, od którego obecności, tematy zajęć i opłaty prowadzisz już tylko w nowym systemie. Najwygodniej wyznaczyć ją na pierwszy dzień miesiąca, bo wtedy rozliczenia nie dzielą się w połowie okresu. Stary system zamyka miesiąc i wystawia ostatnie dokumenty, a nowy startuje z przeniesionymi saldami.
Jeśli przepisy dotyczące dziennika obowiązują Twoją placówkę, a zmieniasz system w trakcie roku, zapamiętaj jedną rzecz. Archiwum za cały rok szkolny i tak powstaje po jego zakończeniu. Dlatego część dziennika ze starego systemu musisz mieć zabezpieczoną wcześniej, na własnym nośniku.
Wrzesień może poczekać. Placówka nie musi.
Co mówią przepisy o zmianie systemu?
Dziennik zajęć przedszkola
Dokumentację przedszkola reguluje rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 50). Przy zmianie systemu liczą się głównie cztery przepisy:
| Przepis | Co mówi | Co to znaczy przy zmianie systemu |
|---|---|---|
| Przepis§ 2 | Co mówiDziennik zajęć prowadzi się dla każdego oddziału; zawiera m.in. dane dzieci i rodziców, tematy zajęć, godziny przyprowadzania i odbierania oraz obecność | Co to znaczy przy zmianie systemuTe dane muszą być kompletne po obu stronach daty granicznej |
| Przepis§ 21 ust. 2 | Co mówiWyłącznie w postaci elektronicznej dziennik można prowadzić za zgodą organu prowadzącego | Co to znaczy przy zmianie systemuJeśli masz już taką zgodę, sprawdź jej treść; zmiana dostawcy nie zmienia formy prowadzenia dziennika |
| Przepis§ 21 ust. 3–4 | Co mówiSystem musi chronić dane przed dostępem osób nieuprawnionych i utratą, rejestrować historię zmian i ich autorów, dawać rodzicom bezpłatny wgląd oraz umożliwiać wydruk i eksport do XML | Co to znaczy przy zmianie systemuEksport XML ze starego systemu to Twoje prawo wynikające z przepisów; zażądaj go przed wyłączeniem |
| Przepis§ 22 | Co mówiW ciągu 10 dni od zakończenia roku szkolnego dane dziennika zapisuje się jako dokument elektroniczny na nośniku, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym | Co to znaczy przy zmianie systemuPrzy zmianie w trakcie roku zaplanuj, jak powstanie archiwum za część roku ze starego systemu |
Schemat XML i szablon wydruku publikuje Ministerstwo Edukacji na stronie Dzienniki elektroniczne.
Rozporządzenie formalnie dotyczy placówek publicznych. W przedszkolu niepublicznym o dokumentacji decydują statut i ustalenia z organem dotującym. Prowadzenie dziennika w tym samym standardzie to po prostu dobra praktyka, która ułatwia każdą kontrolę.
Za treść i kompletność dokumentacji zawsze odpowiada placówka. Kontrola może się zdarzyć w każdym miesiącu, więc dziennik musi być ciągły i kompletny niezależnie od tego, w którym programie go prowadzisz.
Żłobek i klub dziecięcy
Żłobek nie ma ustawowego „dziennika zajęć” w takim kształcie jak przedszkole, ale dokumentacji nie brakuje. Rozporządzenie w sprawie standardów opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882) wymaga m.in.:
- planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego,
- procedur przyprowadzania i odbierania dzieci oraz postępowania w razie choroby,
- programu adaptacji,
- dokumentu o prawach i obowiązkach rodziców,
- co najmniej corocznej samooceny z udokumentowanymi wnioskami.
Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 przewiduje też dokumentowanie spełniania norm żywienia (art. 22 i art. 12a ust. 4 pkt 3) i uprawnienia nadzoru gminy do żądania dokumentów i innych nośników danych (art. 56).
Jeśli rozliczasz świadczenie „Aktywnie w żłobku”, przenieś również historię obecności i opłat dzieci objętych świadczeniem. To ona pokazuje, jak rozliczałaś poszczególne miesiące.
RODO: umowa powierzenia przed pierwszym importem
Placówka jest administratorem danych dzieci i rodziców, a dostawca programu podmiotem przetwarzającym. Zgodnie z art. 28 RODO powierzenie wymaga umowy, która określa m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, rodzaj danych i kategorie osób. Przy zmianie systemu kluczowe są dwa obowiązki.
Nowy dostawca: umowę powierzenia podpisujesz zanim przekażesz mu jakiekolwiek dane, także plik testowy z prawdziwymi nazwiskami.
Stary dostawca: art. 28 ust. 3 lit. g RODO zobowiązuje go, by po zakończeniu usług, zależnie od Twojej decyzji, usunął albo zwrócił Ci wszystkie dane osobowe i usunął ich istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie. Najpierw więc żądasz zwrotu, czyli eksportu, a potem usunięcia. Poproś o pisemne potwierdzenie usunięcia.
Po zmianie zaktualizuj rejestr czynności przetwarzania i klauzulę informacyjną dla rodziców, jeśli wymieniasz w niej dostawcę z nazwy.
Umowa ze starym dostawcą
Zanim cokolwiek wypowiesz, przeczytaj umowę i regulamin. Sprawdź w nich cztery rzeczy:
- okres wypowiedzenia i to, czy umowa nie przedłuża się automatycznie na kolejny rok,
- do kiedy masz dostęp do danych po zakończeniu umowy,
- w jakich formatach i w jakim terminie dostawca wydaje dane,
- czy eksport albo pomoc przy nim są dodatkowo płatne.
Jeśli umowa jest zawarta na czas nieokreślony i nie określa terminu wypowiedzenia, stosuje się art. 365¹ Kodeksu cywilnego. Zobowiązanie wygasa wtedy po wypowiedzeniu z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w ich braku niezwłocznie. Najbezpieczniejszy wariant to wypowiedzenie złożone tak, by skutek przypadł po dacie granicznej i po wykonaniu eksportu.
O tym, jak oceniać umowę i cennik nowego programu, piszemy w poradniku jak wybrać system dla przedszkola i żłobka po cenie i umowie.
Rachunki, faktury i KSeF
Zmiana systemu to dobry moment, żeby uporządkować dokumenty za czesne. Wyjaśniamy to w artykule KSeF w przedszkolu i żłobku – faktura czy rachunek. Na dacie granicznej ustal, który system wystawia ostatni dokument za dany miesiąc, żeby żaden rodzic nie dostał dwóch rachunków albo żadnego.
Jakie dane wyeksportować ze starego systemu?
Zrób eksport dwa razy: raz na początku (do testowego importu) i raz w dniu granicznym (stan końcowy). Każdy plik zapisz na nośniku placówki, a nie tylko u nowego dostawcy.
| Kategoria | Co dokładnie | Typowy format | Przenieść czy zarchiwizować? |
|---|---|---|---|
| KategoriaKartoteki dzieci | Co dokładnieDane, grupy, daty przyjęcia, diety i alergie, upoważnienia do odbioru | Typowy formatCSV / XLSX | Przenieść czy zarchiwizować?Przenieść |
| KategoriaRodzice i opiekunowie | Co dokładnieImiona, nazwiska, e-maile, telefony, powiązania z dziećmi | Typowy formatCSV / XLSX | Przenieść czy zarchiwizować?Przenieść |
| KategoriaKadra | Co dokładniePracownicy, przypisanie do grup, role | Typowy formatCSV / XLSX | Przenieść czy zarchiwizować?Przenieść |
| KategoriaDziennik zajęć | Co dokładnieTematy, obecność, godziny wejść i wyjść do daty granicznej | Typowy formatXML + wydruk PDF | Przenieść czy zarchiwizować?Zarchiwizować (opcjonalnie przenieść) |
| KategoriaRozliczenia | Co dokładnieStawki, salda, nadpłaty, zaległości, historia wpłat | Typowy formatCSV / XLSX + zestawienie PDF | Przenieść czy zarchiwizować?Salda przenieść, historię zarchiwizować |
| KategoriaRachunki i faktury | Co dokładnieWystawione dokumenty | Typowy formatPDF | Przenieść czy zarchiwizować?Zarchiwizować |
| KategoriaUmowy i zgody | Co dokładnieUmowy z rodzicami, zgody na wizerunek | Typowy formatPDF / skany | Przenieść czy zarchiwizować?Zarchiwizować, aktualne przenieść |
| KategoriaRekrutacja | Co dokładnieLista oczekujących, wnioski | Typowy formatCSV / PDF | Przenieść czy zarchiwizować?Przenieść aktywne |
| KategoriaWiadomości i ogłoszenia | Co dokładnieWażna korespondencja z rodzicami | Typowy formatPDF / eksport | Przenieść czy zarchiwizować?Zarchiwizować wybrane |
| KategoriaZdjęcia z galerii | Co dokładnieAlbumy z zajęć | Typowy formatZIP | Przenieść czy zarchiwizować?Zdecydować, co zachować |
Wiadomości z komunikatora i zdjęcia nie należą do dziennika zajęć opisanego w § 2 rozporządzenia, więc obowiązek eksportu do XML ich nie obejmuje. Zdecyduj wcześniej, czy coś z nich musisz zachować.
Plan migracji krok po kroku
Harmonogram
| Kiedy | Co robisz | Kto |
|---|---|---|
| Kiedy6 tygodni przed | Co robiszPrzegląd umowy ze starym dostawcą, wybór daty granicznej, wypowiedzenie z właściwym terminem | KtoDyrektor |
| Kiedy5 tygodni przed | Co robiszKonto w nowym systemie, umowa powierzenia, testy na jednej grupie | KtoDyrektor, administracja |
| Kiedy4 tygodnie przed | Co robiszPierwszy eksport danych, import próbny, sprawdzenie liczby rekordów | KtoAdministracja, nowy dostawca |
| Kiedy2–3 tygodnie przed | Co robiszSzkolenie kadry, konfiguracja stawek, jadłospisów, grup | KtoKadra, opiekun wdrożenia |
| Kiedy1 tydzień przed | Co robiszInformacja dla rodziców, zaproszenia do aplikacji | KtoDyrektor |
| KiedyData graniczna | Co robiszEksport końcowy, salda, start nowego systemu | KtoAdministracja |
| Kiedy1–4 tygodnie po | Co robiszOkres równoległy (stary tylko do odczytu), korekty | KtoWszyscy |
| KiedyPo okresie równoległym | Co robiszArchiwum starego dziennika, żądanie usunięcia danych, wyłączenie | KtoDyrektor |
Krok 1. Załóż konto i testuj po cichu
Nie musisz nikogo informować ani niczego wyłączać. Załóż konto, dodaj jedną grupę i przejdź typowy dzień: obecność, temat zajęć, wiadomość do rodzica, naliczenie opłaty. Wtedy zobaczysz, czy program pasuje do Twoich stawek, grup i sposobu pracy, a nie tylko do prezentacji handlowej.
Krok 2. Przenieś dane
Na podstawie tabeli powyżej zrób eksport i przekaż go nowemu dostawcy dopiero po podpisaniu umowy powierzenia. Po imporcie porównaj liczbę dzieci w każdej grupie, rodziców i saldo opłat. Sprawdź też ręcznie pięć losowych kartotek, zwłaszcza alergie i upoważnienia do odbioru.
Krok 3. Prowadź oba systemy równolegle
Przez kilka tygodni stary system zostaje dostępny. Jeśli dostawca na to pozwala, ustaw go w trybie tylko do odczytu, żeby nikt nie wpisywał obecności w dwóch miejscach. Masz wtedy punkt odniesienia, gdy ktoś zapyta, ile wynosiło saldo w październiku.
Krok 4. Wdróż kadrę i rodziców
Kadrę szkól w małych grupach, na prawdziwych danych, w jednej sesji. Wyznacz jedną osobę, która zbiera pytania. Rodzicom wyślij jedną krótką wiadomość z datą startu, linkiem do aplikacji i informacją, gdzie od teraz zobaczą rachunki i obecności. Pierwszy tydzień to czas na pytania, a nie na nowe funkcje.
Krok 5. Wyłącz stary system, kiedy Ty zdecydujesz
Dopiero gdy kadra i rodzice pracują w nowym systemie, dane są sprawdzone, a archiwum gotowe, kończysz umowę zgodnie z regulaminem dotychczasowego dostawcy. Następnie żądasz usunięcia danych i potwierdzenia na piśmie.
Ryzyka i jak ich uniknąć
| Ryzyko | Skutek | Jak zapobiec |
|---|---|---|
| RyzykoUmowa odnowiła się automatycznie | SkutekPłacisz za dwa systemy przez kolejny okres | Jak zapobiecSprawdź termin wypowiedzenia na początku, nie na końcu |
| RyzykoBrak eksportu XML dziennika | SkutekLuka w dokumentacji za część roku | Jak zapobiecZażądaj XML i wydruku przed końcem dostępu |
| RyzykoDostęp do starego systemu kończy się w dniu wypowiedzenia | SkutekBrak danych do korekt i archiwum | Jak zapobiecUzgodnij okres dostępu po zakończeniu umowy |
| RyzykoPodwójne wpisy obecności | SkutekBłędne rozliczenia | Jak zapobiecData graniczna i stary system tylko do odczytu |
| RyzykoRozjechane salda | SkutekRodzice dostają błędne kwoty | Jak zapobiecUzgodnienie sald na dzień graniczny i kontrola na próbie |
| RyzykoRodzice nie zalogowali się | SkutekTelefony do sekretariatu, brak komunikacji | Jak zapobiecInstrukcja, przypomnienie i dyżur w pierwszym tygodniu |
| RyzykoDane przekazane bez umowy powierzenia | SkutekNaruszenie art. 28 RODO | Jak zapobiecUmowa przed pierwszym plikiem |
| RyzykoZmiana w najgorętszym okresie | SkutekPrzeciążona kadra | Jak zapobiecUnikaj pierwszych tygodni września i końca miesiąca |
Pytania do nowego dostawcy
Zanim podpiszesz cokolwiek, zadaj te pytania i poproś o odpowiedzi na piśmie:
| Pytanie | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|
| PytanieKto wykonuje migrację i ile kosztuje? | Dlaczego ma znaczenieUkryte opłaty za import potrafią przekroczyć roczny abonament |
| PytanieJakie formaty plików przyjmujecie? | Dlaczego ma znaczenieNie każdy stary system eksportuje to samo |
| PytanieCzy migracja obejmuje historię płatności i dokumentację? | Dlaczego ma znaczenieSame kartoteki to za mało przy rozliczeniach |
| PytanieIle trwa wdrożenie i kto jest moim opiekunem? | Dlaczego ma znaczeniePotrzebujesz jednej osoby kontaktowej |
| PytanieCzy mogę korzystać z obu systemów jednocześnie? | Dlaczego ma znaczenieOkres równoległy to Twoje zabezpieczenie |
| PytanieCzy szkolenie kadry jest w cenie? | Dlaczego ma znaczenieNowe nauczycielki dołączają też w trakcie roku |
| PytanieJak wygląda umowa powierzenia i gdzie są serwery? | Dlaczego ma znaczenieArt. 28 RODO i lokalizacja danych |
| PytanieCzy system rejestruje historię zmian i daje rodzicom bezpłatny wgląd? | Dlaczego ma znaczenieTo wymogi § 21 rozporządzenia |
| PytanieJak i w jakich formatach wyeksportuję dane, gdy odejdę? | Dlaczego ma znaczenieWyjście powinno być tak proste jak wejście |
| PytanieJaki jest okres wypowiedzenia i czy są kary? | Dlaczego ma znaczenieŻeby nie powtórzyć problemu ze starą umową |
Checklista przed wyłączeniem starego systemu
- Eksport końcowy wszystkich kategorii danych zapisany na nośniku placówki
- Dziennik do daty granicznej wyeksportowany do XML i wydrukowany
- Salda, nadpłaty i zaległości zgodne w obu systemach
- Ostatnie rachunki ze starego systemu wystawione i zapisane
- Cała kadra pracuje w nowym systemie
- Rodzice zalogowani do aplikacji, pytania wyjaśnione
- Umowa powierzenia z nowym dostawcą podpisana
- Wypowiedzenie złożone, termin skutku znany
- Żądanie usunięcia danych wysłane, potwierdzenie odebrane
- Rejestr czynności przetwarzania i klauzula informacyjna zaktualizowane
Co od pierwszego dnia widzisz Ty, nauczycielka i rodzic?
Ty widzisz swoją placówkę. Na żywo. Rozliczenia z obecności, raporty, listę oczekujących z rekrutacji. Nie musisz wierzyć opisom z ulotki, bo widzisz swoje grupy, swoje stawki i swoje dzieci.
Nauczycielka nie musi uczyć się nowego zawodu. Zaznacza obecność, dodaje zdjęcia z zajęć, pisze do rodzica i sprawdza jadłospis. Dziennik elektroniczny ma gotowe tematy z programów wydawnictw takich jak MAC, WSiP, Nowa Era i Klett.
Rodzic od razu wie wszystko. W aplikacji mobilnej sprawdza obecność dziecka, płaci online, ogląda zdjęcia i pisze do wychowawcy. Więcej o tym, co widzi rodzic, znajdziesz na stronie dla rodziców.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ze zmianą systemu muszę czekać do nowego roku szkolnego?
Nie. Przepisy nie zakazują zmiany w trakcie roku. Trzeba jednak wyznaczyć datę graniczną, wyeksportować dotychczasowy dziennik do XML, zrobić wydruk i przenieść salda opłat. Zmiana na przełomie lat szkolnych jest najprostsza, ale nie jest obowiązkowa.
Czy potrzebuję zgody organu prowadzącego na zmianę dziennika elektronicznego?
Zgoda organu prowadzącego jest potrzebna, by prowadzić dziennik wyłącznie w postaci elektronicznej (§ 21 ust. 2 rozporządzenia). Zmiana samego dostawcy nie zmienia formy dziennika, ale warto sprawdzić treść posiadanej zgody i poinformować organ prowadzący.
Czy rodzice muszą zgodzić się na przeniesienie danych do nowego programu?
Art. 28 RODO nie wymaga zgody rodziców na powierzenie danych podmiotowi przetwarzającemu. Wymaga za to umowy powierzenia z nowym dostawcą. Rodziców poinformuj o zmianie i zaktualizuj klauzulę informacyjną, jeśli wskazuje dostawcę.
Co stanie się z danymi u starego dostawcy?
Po zakończeniu usług dostawca, zależnie od Twojej decyzji, zwraca dane albo je usuwa, łącznie z kopiami, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie (art. 28 ust. 3 lit. g RODO). Najpierw pobierz eksport, potem zażądaj usunięcia z pisemnym potwierdzeniem.
Ile trwa migracja?
Zależy od liczby dzieci i jakości danych w starym systemie. W Kidogo migracja danych i wdrożenie zajmują od 1 do 3 dni. Cały proces razem z okresem równoległym warto zaplanować na kilka tygodni.
Co z archiwum dziennika z poprzedniego systemu?
Wyeksportuj dziennik do XML i zrób wydruk przed utratą dostępu. Po zakończeniu roku szkolnego, w ciągu 10 dni, dane dziennika zapisuje się jako dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem, pieczęcią albo podpisem osobistym (§ 22).
Co jeśli po kilku miesiącach zechcę wrócić do starego systemu?
To Twoja decyzja. Dlatego stary system wyłączasz dopiero po okresie równoległym. W Kidogo eksportujesz dane w dowolnym momencie i nie płacisz kar za odejście.
Czy mała placówka w ogóle powinna zmieniać system?
Tak, jeśli obecny program kosztuje więcej, niż daje. W Kidogo placówki do 20 dzieci korzystają z systemu bezpłatnie, więc mała placówka może przejść na nowy system bez żadnego abonamentu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na 02.11.2026. Wymogi dotyczące dokumentacji zależą od rodzaju placówki, jej statutu i ustaleń z organem prowadzącym lub dotującym.
Jak może pomóc Kidogo
Kidogo pomaga przy migracji z innych systemów. Według cennika i strony dla dyrektorów:
- Bezpłatna migracja danych. Przenosimy dane dzieci, pracowników i rodziców z Twojego obecnego systemu bez dodatkowych kosztów. Jeśli przenosisz dane z innego systemu, nasi programiści zajmą się migracją za Ciebie.
- Osobisty opiekun migracji koordynuje import dzieci, grup, historii płatności i dokumentacji.
- Okres przejściowy. W okresie przejściowym korzystasz z obu systemów jednocześnie.
- Szkolenie całego zespołu jest wliczone w cenę, nie tylko przy starcie.
- Dziennik elektroniczny rejestruje pełną historię zmian z datą i autorem, a rodzice mają bezpłatny wgląd w wpisy swojego dziecka.
- Bezpieczeństwo danych. Dane są szyfrowane i przechowywane na serwerach w UE, a Kidogo działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
- Bez umowy długoterminowej. Wypowiedzenie działa na koniec opłaconego okresu. Zgodnie z regulaminem możesz pobrać dane w formatach CSV, JSON lub PDF, a po zakończeniu umowy konto jest archiwizowane przez 30 dni.
Najpierw jest 2-dniowe demo, a potem pierwsze 6 miesięcy korzystania są na nas, bez karty kredytowej. Po okresie próbnym obowiązują ceny netto:
| Liczba dzieci | Cena miesięcznie (netto) |
|---|---|
| Liczba dziecido 20 | Cena miesięcznie (netto)0 zł |
| Liczba dzieci21–50 | Cena miesięcznie (netto)149 zł |
| Liczba dzieci51–100 | Cena miesięcznie (netto)299 zł |
| Liczba dziecipowyżej 100 | Cena miesięcznie (netto)299 zł + 1,99 zł za każde kolejne dziecko |
Jeśli prowadzisz kilka placówek, przeczytaj też, czego wymagać od systemu dla sieci przedszkoli i żłobków. Masz żłobek? Zobacz, co musi mieć aplikacja dla żłobka i klubu dziecięcego.
Chcesz sprawdzić, jak Kidogo sprawdzi się w Twojej placówce? Zadzwoń albo napisz na WhatsAppie pod numer 731 125 003, wyślij maila na biuro@kidogo.pl albo skorzystaj z formularza kontaktowego. Odezwij się. Resztę ogarniemy.
Źródła
- Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania (t.j. Dz.U. 2024 poz. 50)
- Ministerstwo Edukacji Narodowej – Dzienniki elektroniczne (schematy XML)
- Ustawa – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. 2026 poz. 820)
- Rozporządzenie MRPiPS z 13 grudnia 2024 r. w sprawie standardów opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882)
- Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 798)
- Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795)
- UODO – Rozporządzenie 2016/679 (RODO) i akty towarzyszące
- UODO – decyzja DKN.5112.1.2023 (art. 28 RODO)
- Dziennik elektroniczny – Wikipedia
Zobacz system dla przedszkoli i żłobków.
