Ostatnia aktualizacja: 31.10.2026

Krótka odpowiedź: dobra aplikacja dla żłobka lub klubu dziecięcego nie jest przedszkolnym e-dziennikiem ze zmienioną nazwą. Żłobek działa na podstawie ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, nie przekazuje danych do SIO i nie realizuje podstawy programowej. Od 1.01.2026 r. obowiązują natomiast standardy opieki, które wymagają m.in. planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego, programu adaptacji i ustalonych zasad komunikacji z rodzicami. Do tego dochodzą comiesięczne dane w rejestrze na Emp@tii, rozliczenie świadczenia „aktywnie w żłobku” z opłatą rodzica oraz zakaz publicznego udostępniania wizerunku dzieci od 1.09.2027 r.

Poniżej omawiamy te obowiązki po kolei, a na końcu podajemy tabelę kryteriów, pytania do dostawcy i checklistę wdrożenia.

Spis treści

  1. Żłobek to nie przedszkole – co to zmienia przy wyborze systemu
  2. Standardy opieki od 2026 r. a dokumentacja
  3. Raport dnia, adaptacja i kontakt z rodzicami
  4. Opłaty: „aktywnie w żłobku”, nieobecności i wyżywienie
  5. Rejestr na Emp@tii: dane, które trzeba aktualizować co miesiąc
  6. Dane dzieci i zdjęcia: RODO i zakaz od 1.09.2027 r.
  7. Role i uprawnienia – kto co widzi
  8. Kryteria wyboru aplikacji – tabela
  9. Pytania do dostawcy przed podpisaniem umowy
  10. Wdrożenie krok po kroku – checklista
  11. Najczęściej zadawane pytania
  12. Jak może pomóc Kidogo
  13. Źródła

Żłobek to nie przedszkole – co to zmienia przy wyborze systemu

Wiele programów do zarządzania placówką powstało z myślą o przedszkolach, a żłobek dodano później jako „kolejny typ grupy”. Program do żłobka powinien jednak wychodzić od innych przepisów.

Przedszkole Żłobek i klub dziecięcy
Podstawa prawna Prawo oświatowe, przepisy MEN Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, przepisy MRPiPS
Program podstawa programowa wychowania przedszkolnego plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny ze standardów opieki
Dokumentacja dziennik zajęć według przepisów oświatowych dokumenty wymagane przez standardy, statut i regulamin organizacyjny
Ewidencja i sprawozdawczość ewidencja w gminie (placówki niepubliczne), dane w SIO rejestr żłobków i klubów dziecięcych w gminie, wnioski przez Emp@tię
Nadzór kurator oświaty (nadzór pedagogiczny), gmina wójt, burmistrz lub prezydent miasta
Opłaty w publicznych – uchwała rady gminy, w niepublicznych – organ prowadzący opłata za pobyt i wyżywienie, pomniejszana o „aktywnie w żłobku”

Moduły „tematy z podręcznika” czy „realizacja podstawy programowej” nie są więc żłobkowi potrzebne. Potrzebna jest za to struktura dopasowana do planu i obserwacji rozwoju dzieci od 20 tygodni (żłobek) lub od 1 roku (klub dziecięcy) do 3 lat oraz rozliczenia uwzględniające świadczenie z ZUS. Jeśli dopiero przygotowują Państwo otwarcie placówki, formalności opisaliśmy w poradniku jak otworzyć żłobek w 2026 r.

Standardy opieki od 2026 r. a dokumentacja

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie w sprawie standardów opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882). Dzieli ono standardy na niezbędne i podnoszące jakość. Dotyczą one czterech obszarów: pracy z dziećmi, organizacji pracy personelu, współpracy z rodzicami i monitorowania wdrażania standardów. Informację o spełnianych standardach placówka podaje w rejestrze.

Część standardów niezbędnych trzeba spełnić już przed wpisem do rejestru. Należą do nich:

  • plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny z celami, metodami, harmonogramem stałych i zmiennych elementów dnia oraz planowanymi aktywnościami;
  • procedury przyjmowania i odbierania dzieci, postępowania w razie choroby dziecka oraz przebywania w placówce osób innych niż personel i rodzice;
  • ramowy program adaptacji z aktywnym udziałem rodziców;
  • określony sposób zbierania informacji o potrzebach, preferencjach, nawykach i umiejętnościach dziecka;
  • zasady bieżącej komunikacji z rodzicami oraz system zgłaszania i rozpatrywania uwag, wniosków i skarg.

W trakcie działalności dochodzą m.in.: coroczny przegląd planu, monitorowanie rozwoju dziecka według przyjętego w placówce systemu, samoocena personelu i co najmniej 10 godzin szkoleń rocznie, informowanie rodziców o realizacji planu, spotkanie z rodzicami co najmniej raz w roku oraz coroczne badanie ich satysfakcji. Dzieci ze szczególnymi potrzebami mają indywidualny program pobytu.

Rozporządzenie nie narzuca formy dokumentów. Aplikacja ułatwia jednak pokazanie gminie podczas nadzoru, że procedura istnieje i jest stosowana (daty spotkań, wyniki ankiet, wpisy z obserwacji). Ministerstwo opisuje założenia standardów na stronie „Nowoczesne i przyjazne żłobki”.

Raport dnia, adaptacja i kontakt z rodzicami

Przepisy nie wymagają „raportu dnia”. Jest to jednak dobra praktyka, która dobrze realizuje standardy dotyczące komunikacji z rodzicami i zbierania informacji o nawykach dziecka. Rodzic dziecka w wieku żłobkowym chce wiedzieć przede wszystkim:

  • ile i kiedy dziecko spało;
  • co i ile zjadło, czy piło;
  • kiedy było przewijane lub korzystało z nocnika;
  • jak się czuło, czy coś je niepokoiło, czy potrzebuje np. zapasowych ubrań lub pieluch.

Opiekunka powinna zapisać to kilkoma kliknięciami w trakcie dnia, a nie wieczorem z pamięci. Warto sprawdzić, czy raport trafia do rodzica automatycznie i czy dane z kolejnych dni da się przejrzeć, np. rytm snu w okresie adaptacji.

Standardy wymagają też programu adaptacji z udziałem rodziców i osób odpowiedzialnych za jej etapy. W systemie przydaje się formularz wywiadu z rodzicem, harmonogram pierwszych dni i wspólne notatki z obserwacji.

Do bieżącej komunikacji lepiej nadaje się aplikacja niż prywatne komunikatory: personel nie podaje prywatnych numerów, a potwierdzenia odczytu pokazują, że rodzice zostali poinformowani np. o spotkaniu.

Opłaty: „aktywnie w żłobku”, nieobecności i wyżywienie

Świadczenie „aktywnie w żłobku” wynosi do 1500 zł miesięcznie na dziecko, a do 1900 zł w przypadku dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności z określonymi wskazaniami. Nie może przekroczyć opłaty rodzica za pobyt, do której nie wlicza się wyżywienia. Przysługuje, jeśli opłata nie przekracza maksymalnego kosztu pobytu, który od 1.04.2026 r. do 31.03.2027 r. wynosi 2200 zł. ZUS przekazuje świadczenie na rachunek podmiotu prowadzącego do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podmiot prowadzący ma obowiązek obniżyć opłatę rodzica o kwotę otrzymanego świadczenia, a jeśli tego nie zrobi, musi świadczenie zwrócić (art. 25a ustawy o opiece). Gmina sprawdza wywiązywanie się z tego obowiązku w ramach nadzoru. Dlatego system rozliczeń powinien:

  • rozdzielać opłatę za pobyt i opłatę za wyżywienie, bo świadczenie dotyczy tylko pobytu;
  • pokazywać na rachunku dla rodzica opłatę przed obniżeniem, kwotę świadczenia i kwotę do zapłaty;
  • obsługiwać dzieci bez świadczenia, z połową świadczenia (opieka naprzemienna) i z kwotą 1900 zł;
  • pozwalać skorygować kolejny miesiąc, gdy opłata się zmieniła, bo ZUS rozlicza różnicę w następnej wypłacie.

Przykład: opłata za pobyt wynosi 1800 zł, wyżywienie 15 zł dziennie, a dziecko było w żłobku 20 dni. Świadczenie wynosi 1500 zł, więc rodzic płaci 300 zł za pobyt i 300 zł za wyżywienie. Jeśli opłata za pobyt wynosi 1200 zł, świadczenie wyniesie także 1200 zł, a rodzic zapłaci tylko za wyżywienie.

Zasady ustalania opłat za pobyt i wyżywienie w czasie nieobecności dziecka określa statut placówki (art. 11 ustawy o opiece). Aplikacja powinna je odwzorować, np. zwrot stawki żywieniowej za zgłoszone nieobecności. Opieka trwa do 10 godzin dziennie, a wydłużenie na wniosek rodzica wiąże się z dodatkową opłatą. Kwestię dokumentu dla rodzica (rachunek czy faktura) omówiliśmy w artykule o KSeF w przedszkolu i żłobku.

Rejestr na Emp@tii: dane, które trzeba aktualizować co miesiąc

Rejestr żłobków i klubów dziecięcych prowadzi gmina w systemie teleinformatycznym ministra (portal Emp@tia). Poza danymi placówki rejestr zawiera dane każdego dziecka i jego rodziców, w tym PESEL, daty rozpoczęcia i zakończenia uczęszczania oraz opłatę za pobyt w poszczególnych miesiącach z uwzględnieniem ulg i dofinansowań.

Terminy są krótkie (art. 35 ustawy o opiece):

  • 3 dni od zmiany, np. godzin pracy, danych kontaktowych, liczby zapisanych dzieci, informacji o standardach i opłatach;
  • 5 dni roboczych od początku miesiąca, według stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca, dla danych dzieci, rodziców, rachunku bankowego i dofinansowania.

Z tych danych ZUS korzysta przy wypłacie „aktywnie w żłobku”, więc błąd w opłacie lub dacie opóźnia pieniądze dla placówki. Aplikacja nie musi być zintegrowana z Emp@tią, ale powinna na początku miesiąca dać zestawienie: kto rozpoczął i zakończył opiekę oraz jaka była opłata każdego dziecka po ulgach.

Nowelizacja z 31 lipca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1123) od 1.01.2028 r. przekształca rejestr w rejestr instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Obejmie on także punkty opieki dziennej i dane o osobach zatrudnionych.

Dane dzieci i zdjęcia: RODO i zakaz od 1.09.2027 r.

Żłobek przetwarza dane szczególnie wrażliwe: stan zdrowia, dietę, rozwój psychofizyczny, a czasem orzeczenie o niepełnosprawności. Ustawa ogranicza cel przetwarzania danych z oświadczenia rodzica do rekrutacji i zapewnienia dziecku prawidłowej opieki, a po nowelizacji także do realizacji świadczenia przez ZUS. Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych w rozumieniu art. 9 RODO.

Dostawca aplikacji jest zwykle podmiotem przetwarzającym, a administratorem pozostaje podmiot prowadzący żłobek (wyjaśnienia UODO). Potrzebna jest więc umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) z informacją o lokalizacji serwerów, podwykonawcach, kopiach zapasowych i usuwaniu danych po zakończeniu współpracy.

Dziennik żłobka, raporty dnia i notatki z adaptacji również zawierają dane o zdrowiu i rozwoju, więc dostęp do nich powinien mieć tylko personel, który ich potrzebuje.

Szczególnie ważna jest zmiana dotycząca zdjęć. Od 1.09.2027 r. podmiot prowadzący żłobek lub klub dziecięcy nie może udostępniać publicznie wizerunku dziecka objętego opieką, nawet za zgodą rodzica. Wyjątki dotyczą dwóch sytuacji: wizerunku stanowiącego jedynie szczegół całości (np. zgromadzenia, krajobrazu, publicznej imprezy) oraz udostępniania wyłącznie rodzicom dzieci objętych opieką w tej placówce. Zdjęcia dzieci znikną więc z publicznych profili placówek. Przy wyborze systemu warto sprawdzić, czy galeria jest dostępna tylko dla zalogowanych rodziców danej placówki, czy można ograniczyć ją do grupy, uwzględnić brak zgody rodzica i wyłączyć pobieranie.

Role i uprawnienia – kto co widzi

W małym klubie dziecięcym kilka osób łączy wiele funkcji, ale uprawnienia w systemie warto przydzielać według zadań, nie według stanowisk:

Rola Powinna widzieć Nie powinna widzieć
Dyrektor lub osoba kierująca całą placówkę, opłaty, raporty, dokumentację standardów –
Opiekunka lub opiekun swoją grupę: obecność, raport dnia, diety, osoby upoważnione do odbioru opłat i zaległości rodziców
Intendent, kuchnia, catering liczbę porcji, diety i alergie danych kontaktowych, opłat, notatek o rozwoju
Księgowość opłaty, świadczenia, wpłaty danych o zdrowiu i rozwoju
Rodzic tylko własne dziecko i jego grupę danych innych dzieci
Osoba upoważniona do odbioru potwierdzenie odbioru (np. kod PIN) dokumentacji dziecka

Jeśli prowadzą Państwo kilka placówek, dochodzi jeszcze poziom centrali. Piszemy o tym w artykule o systemie dla sieci przedszkoli i żłobków.

Kryteria wyboru aplikacji – tabela

Tabela zbiera najważniejsze kryteria, według których warto porównać każdy system dla żłobka lub klubu dziecięcego.

Obszar Co sprawdzić Dlaczego to ważne
Struktura żłobkowa grupy według wieku, brak wymuszonej podstawy programowej żłobek realizuje plan, nie podstawę programową
Plan i standardy miejsce na plan, procedury, samoocenę, ankiety i spotkania dowody spełniania standardów dla gminy
Raport dnia sen, posiłki, przewijanie, samopoczucie, szybki zapis codzienna komunikacja i adaptacja
Obecność godziny wejścia i wyjścia, osoby upoważnione, zgłaszanie nieobecności rozliczenia i bezpieczeństwo odbioru
Opłaty pobyt i wyżywienie osobno, świadczenie, reguły nieobecności ze statutu obowiązek obniżenia opłaty i zwrotu świadczenia
Rejestr miesięczne zestawienie danych i opłat dzieci 5 dni roboczych na aktualizację
Wyżywienie diety, alergeny, liczba porcji bezpieczeństwo i rozliczenia posiłków
Zdjęcia galeria tylko dla rodziców placówki, zgody, blokada pobierania zakaz od 1.09.2027 r.
RODO umowa powierzenia, serwery w UE, eksport i usunięcie danych administratorem jest placówka
Umowa i cena okres wypowiedzenia, cena przy wzroście liczby dzieci koszty w kolejnych latach

Pytania do dostawcy przed podpisaniem umowy

  1. Czy system ma tryb żłobka, czy tylko przedszkolną strukturę z innymi nazwami?
  2. Jak odwzorować plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny i dokumentację standardów? Proszę pokazać przykład.
  3. Jakie pola ma raport dnia i czy można je dostosować?
  4. Jak system pomniejsza opłatę o „aktywnie w żłobku”, w tym przy połowie świadczenia i kwocie 1900 zł?
  5. Czy reguły nieobecności z naszego statutu da się skonfigurować bez ręcznych korekt?
  6. Czy system przygotuje miesięczne zestawienie do rejestru na Emp@tii?
  7. Kto widzi zdjęcia i czy galeria spełni zakaz publicznego udostępniania wizerunku od 1.09.2027 r.?
  8. Gdzie są serwery, jak wygląda umowa powierzenia i w jakim formacie odzyskamy dane przy rezygnacji?

Szerzej o cenie, okresie umowy i wypowiedzeniu piszemy w artykule jak wybrać system dla przedszkola i żłobka po cenie i umowie.

Wdrożenie krok po kroku – checklista

  • [ ] Zebrać aktualny statut, regulamin organizacyjny, plan i procedury ze standardów
  • [ ] Spisać zasady opłat: stawka za pobyt, wyżywienie, nieobecności, godziny ponad wymiar
  • [ ] Ustalić role i uprawnienia (tabela powyżej) oraz osoby odpowiedzialne za adaptację
  • [ ] Podpisać umowę powierzenia i zaktualizować klauzule informacyjne dla rodziców
  • [ ] Zaimportować dzieci, rodziców i osoby upoważnione do odbioru, oznaczyć dzieci ze świadczeniem
  • [ ] Skonfigurować grupy, diety i alergie, szablon raportu dnia i formularz wywiadu adaptacyjnego
  • [ ] Przeliczyć próbnie jeden miesiąc i porównać go z rozliczeniami i danymi w rejestrze
  • [ ] Przeszkolić personel i zaprosić rodziców do aplikacji, ogłosić nowy kanał komunikacji
  • [ ] Przenieść zdjęcia do zamkniętej galerii i zaplanować wycofanie publicznych publikacji przed 1.09.2027 r.

Jeśli zmieniają Państwo dotychczasowy program, przyda się poradnik jak zmienić system w przedszkolu albo żłobku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy żłobek musi prowadzić dziennik elektroniczny?

Nie. Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 nie wymaga dziennika zajęć na wzór przedszkolnego. Obowiązki dokumentacyjne wynikają ze standardów opieki, statutu i regulaminu organizacyjnego, a ich forma (papier czy aplikacja) zależy od placówki.

Czy żłobek przekazuje dane do SIO?

Nie. SIO obejmuje szkoły i placówki oświatowe. Żłobki i kluby dziecięce są wpisane do rejestru prowadzonego przez gminę i aktualizują w nim dane przez portal Emp@tia.

Kto rozlicza świadczenie „aktywnie w żłobku”?

Rodzic składa wniosek elektronicznie do ZUS, a ZUS przekazuje świadczenie na rachunek podmiotu prowadzącego. Placówka musi obniżyć opłatę rodzica za pobyt o otrzymaną kwotę, a w przeciwnym razie zwrócić świadczenie.

Czy świadczenie obejmuje wyżywienie?

Nie. Świadczenie pomniejsza tylko opłatę za pobyt i nie może jej przekroczyć. Opłatę za wyżywienie rodzic pokrywa sam, dlatego w systemie powinna być naliczana osobno.

Czy po 1.09.2027 r. można wysyłać rodzicom zdjęcia dzieci?

Tak. Zakaz dotyczy publicznego udostępniania wizerunku. Udostępnianie zdjęć wyłącznie rodzicom dzieci objętych opieką w danej placówce nie jest publicznym udostępnieniem, podobnie jak wizerunek stanowiący jedynie szczegół całości, np. publicznej imprezy.

Czy raport dnia jest obowiązkowy?

Nie. Przepisy go nie wymagają, ale standardy wymagają ustalonych zasad bieżącej komunikacji z rodzicami i zbierania informacji o nawykach i potrzebach dziecka. Raport dnia to praktyczny sposób realizacji obu wymogów.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i odzwierciedla stan prawny na 31.10.2026 r. Nie stanowi porady prawnej. Zasady opłat w czasie nieobecności zależą od statutu placówki, a kwota maksymalnego kosztu pobytu jest ogłaszana co roku w obwieszczeniu ministra.

Jak może pomóc Kidogo

Kidogo to system dla dyrektorów przedszkoli i żłobków, w którym żłobek i przedszkole mogą działać w jednym koncie z oddzielnymi grupami, stawkami i dziennikami. Moduł płatności online nalicza opłaty na podstawie obecności, rozdziela czesne, posiłki i zajęcia dodatkowe oraz uwzględnia nieobecności zgłoszone przez rodziców w aplikacji. Lista obecności zapisuje godziny wejścia i wyjścia, a każda osoba upoważniona do odbioru ma własny kod PIN. Jadłospisy łączą profile dietetyczne dzieci z ostrzeżeniami o alergenach i liczbą porcji. Komunikacja z rodzicami działa z potwierdzeniami odczytu, a galeria zdjęć jest przypisana do grup, uwzględnia zgody rodziców i pozwala wyłączyć pobieranie. Dane są przechowywane na serwerach w UE.

Przy pokazie warto sprawdzić na własnych danych pola raportu dnia, odwzorowanie planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego i rozliczenie „aktywnie w żłobku”. Zgodnie z cennikiem Kidogo placówki do 20 dzieci korzystają bezpłatnie, a większe mają pierwsze 6 miesięcy za darmo, bez karty kredytowej i bez umowy długoterminowej.

Źródła