KSeF w 2026 roku – najważniejsze terminy

Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) to państwowa platforma, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane w formacie FA(3). Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów o zasadach obowiązywania KSeF:

  • od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w KSeF, a wystawiać je musieli najwięksi (sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.);
  • od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT;
  • do 31 grudnia 2026 r. faktury można jeszcze wystawiać poza KSeF, jeśli łączna wartość brutto faktur, które musiałyby trafić do systemu, nie przekracza 10 000 zł w miesiącu. Faktury dla konsumentów nie wliczają się do tego limitu;
  • od 1 stycznia 2027 r. ta ulga przestaje działać.

Ważne dla placówek: ministerstwo wprost wskazuje, że podatnicy zwolnieni z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) również wystawiają faktury w KSeF, jeśli nabywcą jest inny podatnik.

Czy czesne w przedszkolu i żłobku jest zwolnione z VAT?

W większości przypadków tak. Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT zwalnia:

  • pkt 26 lit. a – usługi kształcenia i wychowania świadczone przez jednostki objęte systemem oświaty, czyli m.in. niepubliczne przedszkola wpisane do ewidencji gminy, wraz z dostawą towarów i usług ściśle z nimi związanych;
  • pkt 24 – usługi opieki nad dziećmi, w tym świadczone przez podmioty sprawujące opiekę nad dziećmi do lat 3 (żłobki, kluby dziecięce).

Wyżywienie, zajęcia dodatkowe czy godziny ponadwymiarowe mogą korzystać ze zwolnienia jako usługi ściśle związane, ale nie zawsze. Zgodnie z art. 43 ust. 17 zwolnienie nie obejmuje usług, które nie są niezbędne do wykonania usługi podstawowej, albo których głównym celem jest dodatkowy dochód. Wynajem sali czy sprzedaż gadżetów to już sprzedaż poza zwolnieniem edukacyjnym. Sposób opodatkowania każdej pozycji warto ustalić z księgową. Łatwiej o to, gdy czesne, posiłki i zajęcia dodatkowe są rozliczane osobno, a kwoty wynikają z ewidencji obecności powiązanej z rozliczeniami.

Rachunek czy faktura za czesne – co wynika z przepisów

Przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 placówka nie ma obowiązku wystawiania faktury z własnej inicjatywy (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). Obowiązek powstaje, gdy nabywca zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3).

W pytaniach i odpowiedziach o KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów pisze, że czynności zwolnione z VAT dokumentuje się fakturą wystawianą na żądanie nabywcy, a nie rachunkiem (Q&A KSeF 2.0). Rachunek z art. 87 Ordynacji podatkowej wystawia się tylko wtedy, gdy odrębne przepisy nie przewidują obowiązku wystawienia faktury.

W praktyce wygląda to tak:

  • Comiesięczne zestawienie opłat (często nazywane rachunkiem lub wezwaniem do zapłaty), w którym rodzic widzi czesne, posiłki i zajęcia dodatkowe, służy do rozliczenia z rodzicem. Nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. Takie zestawienie może przygotowywać system do rozliczeń i płatności online w przedszkolu, który nalicza opłaty na podstawie obecności.
  • Gdy rodzic prosi o dokument księgowy potwierdzający usługę, na przykład do zwrotu z zakładu pracy, placówka wystawia fakturę ze stawką „zw” i podstawą zwolnienia.

Część poradników wciąż podaje, że na prośbę rodzica wystarczy rachunek. Wskazówka ministerstwa jest jednak jednoznaczna, dlatego bezpieczniej trzymać się faktury.

Kiedy faktura trafia do KSeF, a kiedy nie

O tym, czy faktura idzie do KSeF, decyduje nabywca, a nie wysokość kwoty ani rodzaj usługi.

Rodzic jako osoba prywatna

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Można je wystawić papierowo lub elektronicznie, a w KSeF tylko dobrowolnie (MF: konsumenci i osoby fizyczne). Jeśli placówka zdecyduje się na KSeF, musi przekazać rodzicowi fakturę w uzgodniony sposób, np. jako wydruk z kodem QR i numerem KSeF. Comiesięczne zestawienia opłat rodzice mogą natomiast przeglądać i opłacać w aplikacji dla rodziców, która pokazuje też historię płatności.

Rodzic prowadzący jednoosobową działalność

Jeśli rodzic z JDG kupuje usługę prywatnie, faktura jest traktowana jak faktura konsumencka, a KSeF jest dobrowolny. Jeśli prosi o fakturę na firmę z NIP, nabywcą jest podatnik i faktura powinna trafić do KSeF.

Pracodawca, fundacja lub gmina jako nabywca

Gdy za miejsce płaci bezpośrednio pracodawca, inna firma, organizacja albo jednostka samorządu terytorialnego, faktura na jego żądanie powstaje w KSeF. MF potwierdza, że JST nie są wyłączone z KSeF, a faktury dla nich wystawia się w systemie (Q&A KSeF 2.0). Inaczej jest, gdy rodzic płaci sam, a pracodawca później zwraca mu część kosztów, np. z ZFŚS. Wtedy nabywcą pozostaje rodzic, a faktura może powstać poza KSeF.

Rada rodziców i dotacja

Według MF rada rodziców nie może być nabywcą na fakturze. Dotacja z gminy nie jest zapłatą za usługę. Rozlicza się ją według przepisów o dotacjach (w przypadku przedszkoli ustawy o finansowaniu zadań oświatowych) i uchwały gminy, więc nie dokumentuje się jej fakturą.

Tabela: rachunek, faktura poza KSeF czy faktura w KSeF

Sytuacja Dokument KSeF
Rodzic płaci prywatnie i nie prosi o fakturę Comiesięczne zestawienie opłat (rachunek, wezwanie do zapłaty) Nie dotyczy
Rodzic (konsument) prosi o fakturę Faktura „zw” na żądanie Poza KSeF (papier lub PDF); KSeF dobrowolnie
Rodzic z JDG kupuje prywatnie Faktura „zw” na żądanie Poza KSeF; KSeF dobrowolnie
Rodzic prosi o fakturę na firmę z NIP Faktura „zw” W KSeF (do 31.12.2026 poza KSeF w limicie 10 000 zł/mies.)
Pracodawca lub inna firma płaci bezpośrednio za miejsce Faktura „zw” na żądanie W KSeF (jak wyżej)
Gmina lub inna JST kupuje usługę Faktura W KSeF (jak wyżej)
Rodzic płaci, pracodawca zwraca koszt (np. ZFŚS) Faktura „zw” na żądanie rodzica Poza KSeF
Dotacja oświatowa z gminy Rozliczenie dotacji, bez faktury Nie dotyczy
Sprzedaż opodatkowana firmie, np. wynajem sali Faktura z VAT, obowiązkowa W KSeF (jak wyżej)

Odbieranie faktur od dostawców – obowiązek każdej placówki

Nawet jeśli placówka nie wystawia żadnych faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. dostaje w nim faktury kosztowe za catering, media, wyposażenie i usługi. Faktura w KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w systemie, więc trzeba mieć dostęp i regularnie sprawdzać system lub korzystać z programu księgowego, który go pobiera.

Dostęp zależy od formy prawnej:

  • JDG – właściciel ma uprawnienia automatycznie i loguje się m.in. przez profil zaufany lub mObywatela, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF;
  • spółka, fundacja, stowarzyszenie – potrzebna jest pieczęć kwalifikowana albo zawiadomienie ZAW-FA wskazujące osobę, która nada dalsze uprawnienia, np. biuru rachunkowemu. ZAW-FA składa się przez e-Urząd Skarbowy, papierowo w urzędzie skarbowym lub przez e-Doręczenia.

Ministerstwo udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Programy komercyjne łączą się z systemem przez API KSeF 2.0. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Po stronie przychodów biuro rachunkowe potrzebuje też zestawienia wpłat od rodziców. Tu przydają się raporty finansowe z eksportem do PDF i CSV.

Kary – stan prawny na 31.10.2026

Za niewystawienie faktury w KSeF mimo obowiązku art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT (np. „zw”) do 18,7% kwoty należności ogółem. Według obecnych przepisów kary stosuje się od 1 stycznia 2027 r. i nie obejmą one okresu od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r.

Trwają prace nad przesunięciem kar o rok. Rada Ministrów przyjęła 20.10.2026 r. projekt odraczający je do końca 2027 r., a projekt (druk nr 3245) jest na etapie prac sejmowych. Do czasu uchwalenia i ogłoszenia ustawy obowiązuje termin 1.01.2027. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF się nie zmienia.

Checklista dla właściciela przedszkola lub żłobka

  1. Potwierdzenie podstawy zwolnienia z VAT dla czesnego, wyżywienia i zajęć dodatkowych (art. 43 ust. 1 pkt 24 lub 26), a także sprawdzenie, czy placówka nie ma sprzedaży opodatkowanej.
  2. Spis nabywców: kto płaci prywatnie, kto ma dopłatę od pracodawcy, czy są umowy z gminą lub firmami. Dane o dopłatach pracodawców można zebrać od rodziców ankietą lub formularzem online.
  3. Dostęp do KSeF: dla JDG logowanie właściciela, dla spółki lub fundacji ZAW-FA lub pieczęć kwalifikowana.
  4. Uprawnienia dla księgowej lub biura rachunkowego nadane w KSeF.
  5. Procedura odbioru faktur kosztowych: kto i jak często pobiera faktury z KSeF.
  6. Wzór faktury „zw” z podstawą zwolnienia i ścieżka wystawiania na żądanie rodzica, w terminie 3 miesięcy.
  7. Narzędzie do faktur dla firm: bezpłatna aplikacja MF albo program księgowy zintegrowany z KSeF.
  8. Kontrola limitu 10 000 zł do końca 2026 r. i przygotowanie do pełnego obowiązku od 1.01.2027.
  9. Aktualizacja umowy z rodzicami lub regulaminu opłat: jaki dokument rodzic dostaje co miesiąc i jak może poprosić o fakturę. Zmianę warto ogłosić rodzicom ogłoszeniem z potwierdzeniem odczytu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przedszkole niepubliczne musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wystawia fakturę dla firmy lub instytucji (np. pracodawcy rodzica lub gminy). Faktury dla rodziców płacących prywatnie mogą powstać poza KSeF.

Czy żłobek musi wystawiać rodzicom faktury za czesne?

Nie z własnej inicjatywy. Usługi opieki nad dziećmi do lat 3 są zwolnione z VAT, więc fakturę wystawia się na żądanie rodzica zgłoszone w ciągu 3 miesięcy.

Rachunek czy faktura za przedszkole – co wystawić rodzicowi, który prosi o dokument?

Według Ministerstwa Finansów sprzedaż zwolnioną dokumentuje się fakturą na żądanie, a nie rachunkiem. Comiesięczne zestawienie opłat nie zastępuje faktury, gdy rodzic jej żąda.

Czy faktura za czesne dla pracodawcy rodzica musi być w KSeF?

Tak, jeśli nabywcą jest pracodawca. Do 31.12.2026 r. można ją wystawić poza KSeF, o ile miesięczna wartość takich faktur nie przekracza 10 000 zł brutto.

Czy placówka zwolniona z VAT musi odbierać faktury w KSeF?

Tak. Od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców trafiają do KSeF i są uznawane za otrzymane w dniu nadania numeru KSeF.

Od kiedy grożą kary za niewystawienie faktury w KSeF?

Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął projekt przesunięcia kar do końca 2027 r., ale na dzień 31.10.2026 r. nie został on jeszcze uchwalony.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Sytuacja konkretnej placówki zależy od jej formy prawnej, źródeł przychodów i umów, dlatego decyzje warto skonsultować z doradcą podatkowym lub księgową.

Mniej czasu na rozliczenia z rodzicami

KSeF dotyczy głównie faktur dla firm i instytucji, ale comiesięczne opłaty rodziców nadal trzeba policzyć i rozliczyć. Kidogo – system dla przedszkoli i żłobków nalicza opłaty automatycznie na podstawie obecności, a rachunki z wykazem czesnego, posiłków i zajęć dodatkowych trafiają do aplikacji rodzica, gdzie można je opłacić online. Raporty finansowe da się wyeksportować do PDF lub CSV dla księgowości.

Jeśli porównują Państwo systemy, pomocny będzie poradnik jak wybrać system dla przedszkola i żłobka po cenie i umowie. Gdy obecny program nie spełnia oczekiwań, warto przeczytać, jak zmienić system w przedszkolu lub żłobku bez chaosu. Aktualne warunki są w cenniku Kidogo, a pierwsze 6 miesięcy korzystania jest bezpłatne.