Żłobek, klub dziecięcy czy dzienny opiekun

Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 798) przewiduje trzy formy opieki instytucjonalnej oraz nianię.

Kryterium Żłobek Klub dziecięcy Dzienny opiekun
Wiek dzieci od 20. tygodnia życia od 1. roku życia od 20. tygodnia życia
Limit dzieci brak ustawowego limitu; liczbę miejsc określa decyzja sanepidu do 30 miejsc (od 1.01.2027 r. do 32) do 5 dzieci (do 3, gdy w grupie jest dziecko do 1. roku życia lub z niepełnosprawnością)
Dzieci na opiekuna do 8, do 5 przy dziecku do 1. roku życia lub z niepełnosprawnością do 8, do 5 przy dziecku z niepełnosprawnością j.w.
Potwierdzenie warunków lokalu decyzja PSP i decyzja państwowego inspektora sanitarnego decyzja PSP i opinia wójta, burmistrza lub prezydenta miasta warunki zapewniające bezpieczną opiekę, bez decyzji PSP i sanepidu
Ewidencja w gminie rejestr żłobków i klubów dziecięcych rejestr żłobków i klubów dziecięcych wykaz dziennych opiekunów
Kierownik dyrektor żłobka osoba kierująca pracą klubu dzienny opiekun

Opieka trwa do końca roku szkolnego, w którym dziecko kończy 3 lata (art. 2), do 10 godzin dziennie, a na wniosek rodzica dłużej, za dodatkową opłatą (art. 12).

Kto może założyć żłobek

Żłobek lub klub dziecięcy mogą prowadzić jednostki samorządu terytorialnego, instytucje publiczne, osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej (art. 8). Według poradnika Głównego Inspektora Sanitarnego może to być m.in. jednoosobowa działalność, spółka cywilna lub spółka handlowa, z kodem PKD 88.91.Z „Opieka dzienna nad dziećmi”.

Prowadzenie żłobka i klubu dziecięcego jest działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru (art. 26). Osoba fizyczna prowadząca placówkę musi m.in. być niekarana za przestępstwo umyślne i nie figurować w rejestrach sprawców przestępstw na tle seksualnym.

Lokal: wymagania sanitarne i przeciwpożarowe

Szczegółowe wymagania określa rozporządzenie w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 72). Najważniejsze z nich:

  • budynek spełnia wymagania ochrony przeciwpożarowej dla kategorii zagrożenia ludzi ZL II; mniejszy lokal (do 25 dzieci, na pierwszej kondygnacji nadziemnej, z dwoma wyjściami i gaśnicą) może spełniać warunki uproszczone opisane w § 1 ust. 2;
  • pomieszczenie na zbiorowy pobyt 3–5 dzieci ma co najmniej 16 m², a każde kolejne dziecko zwiększa wymaganą powierzchnię o 2 m² (pobyt do 5 godzin) lub 2,5 m² (pobyt dłuższy niż 5 godzin);
  • wysokość pomieszczeń dla dzieci to co najmniej 2,5 m, a temperatura co najmniej 20°C;
  • jedna miska ustępowa przypada na nie więcej niż 20 dzieci, a jedna umywalka na nie więcej niż 15.

Spełnienie wymagań przeciwpożarowych potwierdza decyzja komendanta powiatowego (miejskiego) PSP, a wymagań sanitarno-lokalowych decyzja państwowego inspektora sanitarnego, która określa maksymalną liczbę miejsc w żłobku (art. 25). Decyzje wydaje się dopiero po zakończeniu robót budowlanych i uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie lub skutecznym zawiadomieniu o zakończeniu budowy. Sanepid i PSP mają obowiązek udzielać wytycznych, więc lokal warto z nimi skonsultować przed podpisaniem najmu.

Jeśli placówka wydaje posiłki (także z cateringu), zakład trzeba zatwierdzić w sanepidzie; według GIS wniosek składa się co najmniej 14 dni przed startem żywienia.

Kadra: kwalifikacje i liczba dzieci na opiekuna

Jeden opiekun w żłobku może opiekować się maksymalnie 8 dziećmi, a gdy w grupie jest dziecko z niepełnosprawnością, wymagające szczególnej opieki lub poniżej 1. roku życia, maksymalnie 5 (art. 15). Żłobek, do którego uczęszcza więcej niż 20 dzieci, zatrudnia co najmniej jedną pielęgniarkę lub położną.

Wymagania na dzień 31.10.2026 r.:

  • dyrektor żłobka: wykształcenie wyższe i co najmniej 3 lata pracy z dziećmi albo co najmniej średnie i 5 lat pracy z dziećmi (art. 13);
  • opiekun: kwalifikacje m.in. pielęgniarki, położnej, opiekunki dziecięcej lub nauczyciela wychowania przedszkolnego albo szkolenie z pierwszej pomocy i wykształcenie średnie z rocznym doświadczeniem lub 280-godzinnym szkoleniem (art. 16);
  • cały personel: informacja z Krajowego Rejestru Karnego wydana nie wcześniej niż 3 miesiące przed rozpoczęciem pracy (art. 18) oraz szkolenie z pierwszej pomocy co 2 lata, finansowane przez podmiot prowadzący (art. 18a).

Warunki weryfikuje podmiot prowadzący, a gdy osoba fizyczna sama pracuje w swoim żłobku – gmina (art. 18aa).

Statut, regulamin i standardy opieki

Statut nadaje podmiot prowadzący; określa m.in. warunki przyjmowania dzieci i zasady opłat w razie nieobecności (art. 11). Regulamin organizacyjny nadaje dyrektor (art. 21).

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie w sprawie standardów opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882). Część standardów niezbędnych trzeba spełnić już przed wpisem do rejestru. Według MRPiPS w ciągu 3 dni od wpisu uzupełnia się informacje o ich spełnianiu na Emp@tii. W trakcie działalności dochodzi m.in. praca według planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego.

Wpis do rejestru żłobków krok po kroku

Procedurę opisuje biznes.gov.pl:

  1. Załóż konto na portalu Emp@tia i w module e-Wnioski wybierz wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych (formularz RKZ-1).
  2. Wskaż gminę, w której będzie placówka, i podaj m.in. NIP, godziny pracy i wysokość opłat.
  3. Dołącz decyzję PSP, decyzję sanepidu (lub opinię gminy dla klubu), zaświadczenie o niekaralności (osoba fizyczna), oświadczenie o tytule prawnym do lokalu, oświadczenie o uwzględnianiu niezbędnych standardów opieki i oświadczenie o uiszczeniu opłaty.
  4. Podpisz wniosek profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i zapłać opłatę za wpis według uchwały rady gminy (maksymalnie 1000 zł, art. 33).

Gmina dokonuje wpisu w ciągu 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku i wydaje zaświadczenie z urzędu. Jeśli wpis nie nastąpi, po 14 dniach od złożenia wniosku można rozpocząć działalność, chyba że urząd wcześniej wezwał do uzupełnienia braków.

Nowelizacja: co zmienia się od 2027 roku

Ustawa z 31 lipca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1123) wprowadza zmiany etapami. Przy otwarciu na przełomie lat warto je uwzględnić już teraz:

  • od 1.01.2027 r.: nowe wymagania wobec dyrektora, osoby kierującej klubem i opiekunów (m.in. 30-godzinne szkolenie ze standardów opieki, 310-godzinne szkolenie wstępne), pielęgniarka lub położna dopiero powyżej 32 dzieci, klub dziecięcy do 32 miejsc;
  • żłobki tworzone po 31.12.2026 r. muszą mieć plac zabaw na własnym terenie, a klubom wystarczy zapewnienie dostępu do placu zabaw;
  • od 1.09.2027 r.: zakaz publicznego udostępniania wizerunku dzieci, nawet za zgodą rodziców; zdjęcia można pokazywać wyłącznie rodzicom dzieci objętych opieką w danej placówce;
  • od 1.01.2028 r.: dzienny opiekun przechodzi do nowej formy, punktu opieki dziennej, powstaje nowy rejestr, a decyzję sanepidu będą potrzebować także kluby dziecięce.

Osoby zatrudnione przed 1.01.2027 r. bez nowych kwalifikacji mogą pracować do 31.12.2028 r. lub uzupełnić je szkoleniem 30-godzinnym.

Koszty otwarcia żłobka

Koszty zależą od lokalizacji, stanu lokalu i liczby miejsc, dlatego nie podajemy uśrednionych kwot. Pewne są opłaty urzędowe: wpis (do 1000 zł) i ewentualnie 17 zł za pełnomocnictwo. Budżet warto rozpisać na kategorie:

  • lokal: najem lub zakup, adaptacja, plac zabaw;
  • wyposażenie: meble, leżaki, przewijaki, zaplecze kuchenne, zabawki;
  • formalności: projekt budowlany, ubezpieczenie, obsługa prawna i księgowa;
  • kadra przed otwarciem: rekrutacja, szkolenia, badania sanitarno-epidemiologiczne (art. 4);
  • marketing, systemy i rezerwa na pierwsze miesiące, gdy grupy nie są pełne.

Dofinansowanie żłobka w 2026 roku

Aktywny Maluch 2022–2029. Według MRPiPS podmiot inny niż samorząd może otrzymać 12 410 zł (z VAT) na utworzenie miejsca w żłobku lub klubie (KPO lub FERS) oraz do ok. 837 zł miesięcznie na funkcjonowanie nowego miejsca przez łącznie 36 miesięcy. Ostatni nabór trwał od 14 do 30 stycznia 2026 r.; dofinansowano 5 956 z 12 416 zakwalifikowanych miejsc. Na dzień 31.10.2026 r. kolejnego naboru nie ogłoszono. Dofinansowanie obejmuje tylko miejsca niewpisane do rejestru przed ogłoszeniem wyników naboru, więc termin wpisu warto zaplanować z uwzględnieniem harmonogramu naboru.

Dotacja celowa z gminy. Gmina może przyznać dotację na każde dziecko w niepublicznym żłobku. Wysokość i zasady określa uchwała rady gminy (art. 60).

Środki z urzędu pracy. Osoba bezrobotna może otrzymać jednorazowe dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Warunkiem jest m.in. prowadzenie działalności przez 12 miesięcy (Wortal PSZ).

„Aktywnie w żłobku” (ZUS). Świadczenie dla rodzica, ale ZUS przekazuje do 1500 zł miesięcznie (do 1900 zł na dziecko z określonym orzeczeniem o niepełnosprawności) na rachunek podmiotu prowadzącego, a placówka obniża o tę kwotę opłatę rodzica. Nie przekracza opłaty za pobyt (bez wyżywienia) i przysługuje, gdy opłata mieści się w limicie, który od 1.04.2026 r. do 31.03.2027 r. wynosi 2200 zł.

Czy opłaca się założyć żłobek? Jak to policzyć

Zamiast gotowych liczb proponujemy prosty model:

  • przychody = miejsca × obłożenie × opłata za pobyt + wyżywienie i zajęcia dodatkowe + dotacja gminy + dofinansowanie z programu (jeśli przyznane);
  • koszty stałe = najem, media, księgowość, ubezpieczenie, oprogramowanie, amortyzacja adaptacji;
  • koszty zmienne = wynagrodzenia opiekunów (proporcja 1:8 lub 1:5 i godziny otwarcia), wyżywienie, środki higieniczne.

Przed podpisaniem najmu warto sprawdzić:

  1. Ile miejsc dopuści sanepid? To realny limit przychodu.
  2. Czy cennik mieści się w limicie „aktywnie w żłobku” (2200 zł bez wyżywienia)? Wyższa opłata oznacza, że rodzice stracą świadczenie.
  3. Czy gmina wypłaca dotację na dziecko w żłobku niepublicznym i na jakich warunkach?
  4. Przy jakim obłożeniu placówka osiąga próg rentowności i kiedy?

Podatki: VAT, KSeF i podatek od nieruchomości

Usługi opieki nad dziećmi do lat 3 są co do zasady zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT). Przy sprzedaży zwolnionej fakturę wystawia się na żądanie nabywcy. Fakturę dla rodzica jako konsumenta można wystawić poza KSeF, ale faktura dla firmy lub gminy trafia do systemu. Szczegóły opisaliśmy w artykule KSeF w przedszkolu i żłobku – faktura czy rachunek.

Nieruchomości zajęte na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego są zwolnione z podatku od nieruchomości (art. 64b ustawy o opiece).

Systemy i procesy od pierwszego dnia

Większość codziennych obowiązków dotyczy danych: kto był obecny, ile zapłacić, co dziecko jadło, kto je odbiera. Procesy warto ustalić przed otwarciem:

Przy wyborze narzędzia warto porównać także warunki umowy, zob. poradnik jak wybrać system dla przedszkola i żłobka po cenie i umowie.

Checklista: jak otworzyć żłobek

  • [ ] Analiza popytu w gminie i sprawdzenie, czy gmina wypłaca dotację celową
  • [ ] Wybór formy opieki (żłobek, klub dziecięcy, dzienny opiekun) i formy prawnej, PKD 88.91.Z
  • [ ] Konsultacja lokalu z sanepidem i PSP przed podpisaniem umowy
  • [ ] Adaptacja, odbiór budowlany, plac zabaw (żłobki tworzone od 2027 r.)
  • [ ] Decyzja PSP i decyzja sanepidu z liczbą miejsc (klub: opinia gminy)
  • [ ] Zatwierdzenie zakładu żywienia w sanepidzie (co najmniej 14 dni przed startem)
  • [ ] Statut, regulamin organizacyjny, plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny, standardy opieki
  • [ ] Rekrutacja kadry: kwalifikacje, KRK, badania, pierwsza pomoc
  • [ ] Wniosek RKZ-1 na Emp@tii i opłata za wpis
  • [ ] Uzupełnienie informacji o standardach w ciągu 3 dni od wpisu
  • [ ] Cennik w limicie „aktywnie w żłobku”, umowy z rodzicami, rachunek bankowy
  • [ ] Systemy: zapisy, obecność, opłaty, dziennik, jadłospisy, komunikacja

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje wpis do rejestru żłobków?

Tyle, ile ustali rada gminy w uchwale, maksymalnie 1000 zł. Zmiana wpisu i wykreślenie są bezpłatne.

Ile trwa wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych?

Gmina ma 7 dni od wpływu kompletnego wniosku. Jeśli nie dokona wpisu, po 14 dniach można rozpocząć działalność, o ile urząd nie wezwał do uzupełnienia braków.

Ile dzieci może przypadać na jednego opiekuna w żłobku?

Maksymalnie 8. Jeśli w grupie jest dziecko poniżej 1. roku życia, z niepełnosprawnością lub wymagające szczególnej opieki, maksymalnie 5.

Czym różni się żłobek od klubu dziecięcego?

Żłobek przyjmuje dzieci od 20. tygodnia życia i wymaga decyzji sanepidu. Klub dziecięcy przyjmuje dzieci od 1. roku życia, ma do 30 miejsc (od 2027 r. do 32) i do końca 2027 r. zamiast decyzji sanepidu potrzebuje opinii wójta lub burmistrza.

Czy na otwarcie żłobka można dostać dofinansowanie w 2026 roku?

Na dzień 31.10.2026 r. nie trwa nabór w programie Aktywny Maluch. Dostępne pozostają dotacja celowa gminy (jeśli gmina ją przewiduje), konkursy gminne oraz dofinansowanie podjęcia działalności z urzędu pracy dla osób bezrobotnych.

Czy żłobek musi wystawiać rodzicom faktury?

Tylko na żądanie: opieka nad dziećmi do lat 3 jest co do zasady zwolniona z VAT. Fakturę dla rodzica można wystawić poza KSeF.

Ile wynosi świadczenie „aktywnie w żłobku”?

Do 1500 zł miesięcznie, a na dziecko z określonym orzeczeniem o niepełnosprawności do 1900 zł, nie więcej niż opłata za pobyt. ZUS przekazuje je placówce, która obniża opłatę rodzica.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i odzwierciedla stan prawny na 31.10.2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Wymagania lokalne (uchwały gminy, interpretacje sanepidu i PSP) warto potwierdzić w urzędzie, a decyzje finansowe skonsultować z doradcą.

Uruchom żłobek z gotowymi narzędziami

Po formalnościach zaczyna się codzienność: obecność, opłaty i komunikacja z rodzicami. Kidogo jest bezpłatne dla placówek do 20 dzieci, a większe placówki mają pierwsze 6 miesięcy za darmo, bez podawania karty. Szczegóły znajdą Państwo w cenniku Kidogo.