Ostatnia aktualizacja: 02.11.2026

Krótka odpowiedź: tak, w większości przypadków. Miesięczny abonament na system do prowadzenia przedszkola to wydatek bieżący. Ustawa pozwala pokryć go z dotacji, jeśli służy działalności placówki (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Licencję kupioną na dłużej niż rok rozliczysz do 10 000 zł. Faktura powinna być wystawiona na organ prowadzący i zapłacona w roku dotacji. Opisz ją tak, jak wymaga uchwała Twojej gminy.

Ten poradnik jest dla właścicieli i dyrektorów niepublicznych przedszkoli, którzy chcą wiedzieć, czy aplikację, e-dziennik albo narzędzie AI dla zespołu mogą opłacić z dotacji. Wiemy, że przy rozliczeniu nikt nie chce zgadywać. Dlatego znajdziesz tu przepisy z numerami artykułów, przykład z liczbami dla 45 dzieci, gotowy opis faktury do skopiowania i checklistę. Nie trzeba się rejestrować.

Na co można wydać dotację w przedszkolu niepublicznym?

Zacznijmy od zasady. Dotacja oświatowa jest celowa. Wolno ją wydać tylko na wydatki wymienione w art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: UFZO, t.j. Dz.U. 2026 poz. 650). Przepis zna dwie grupy wydatków.

Pierwsza grupa to wydatki bieżące (art. 35 ust. 1 pkt 1). Ustawa opisuje je szeroko: to „każdy wydatek poniesiony na cele działalności” przedszkola. Należą tu m.in.:

  • wynagrodzenia pracowników, z limitami z lit. a i aa,
  • wydatki związane z zadaniami organu prowadzącego z art. 10 ust. 1 Prawa oświatowego (lit. b).

Druga grupa to zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (art. 35 ust. 1 pkt 2). Tu ustawa podaje zamkniętą listę:

  • książki i inne zbiory biblioteczne (lit. a),
  • środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu (lit. b),
  • sprzęt rekreacyjny i sportowy dla określonych grup dzieci (lit. c),
  • meble (lit. d),
  • pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne do progu jednorazowej amortyzacji, czyli 10 000 zł (lit. e).

Ważny jest też czas. Dotacja pokrywa tylko wydatki poniesione w roku budżetowym, na który ją dostałeś. Przepis dodaje: „niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania” (art. 35 ust. 3).

Co z tego wynika dla oprogramowania? Pomaga art. 10 ust. 1 Prawa oświatowego. Zadania organu prowadzącego obejmują m.in. obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną przedszkola (pkt 4). Obejmują też wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt potrzebny do realizacji programów i innych zadań statutowych (pkt 5).

Czy z dotacji można kupić oprogramowanie do przedszkola?

Tak, ale liczy się forma zakupu. Ustawa nie mówi o „oprogramowaniu” wprost. Ocenisz je więc według tego, czy jest usługą, czy kupionym prawem.

Abonament (SaaS) to wydatek bieżący. Płacisz co miesiąc za dostęp do systemu, a nie kupujesz programu na własność. Taki wydatek nie jest wydatkiem majątkowym. Art. 35 ust. 2 UFZO odsyła do art. 236 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Przepis mówi tam, że wydatki bieżące to „wydatki budżetowe niebędące wydatkami majątkowymi”. Abonament na e-dziennik, ewidencję obecności, rozliczenia z rodzicami czy komunikację mieści się w „wydatkach poniesionych na cele działalności”.

Licencja na dłużej niż rok to wartość niematerialna i prawna. Tak klasyfikuje ją art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z dotacji opłacisz ją na podstawie art. 35 ust. 1 pkt 2 lit. e UFZO, jeśli jej wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł (art. 16f ust. 3 updop).

Program edukacyjny dla dzieci może być środkiem dydaktycznym. Wtedy wchodzi w lit. b, która nie ma limitu kwoty. Warunek jest jeden: program musi służyć procesowi dydaktyczno-wychowawczemu.

Mamy też uczciwą informację. W Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych nie trafiliśmy na wyrok, który rozstrzyga wprost o abonamencie na system do przedszkola. Opieramy się więc na przepisach i na ogólnych wyrokach o dotacjach.

Najważniejszy z nich wydał WSA w Olsztynie 17.04.2024 r. (I SA/Ol 95/24). Sąd napisał, że według obecnych przepisów UFZO „nie ma żadnego znaczenia podział wydatków na tzw. wydatki placówki i jej organu prowadzącego”. W tej samej sprawie zakwestionowano jednak ozdoby świąteczne. Uznano, że nie miały „ścisłego związku z procesem wychowania dzieci”. Wniosek jest prosty: liczy się związek wydatku z zadaniami przedszkola.

Uwaga: w sprawach o dotacje sprzed 2018 r. sądy bywały surowsze. NSA w wyroku z 13.12.2024 r. (I GSK 319/21), dotyczącym dotacji z lat 2012–2013, uznał, że z dotacji nie pokrywa się kosztów ogólnego funkcjonowania organu prowadzącego, np. obsługi informatycznej. Te sprawy oceniano jednak według art. 90 ustawy o systemie oświaty. Obecny art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. b UFZO obowiązuje od 2018 r. i wprost obejmuje zadania organu prowadzącego. Mimo to opisuj, jak system służy właśnie przedszkolu, a nie całej Twojej firmie.

Jakie wydatki na systemy i sprzęt rozliczysz z dotacji?

Poniższa tabela porządkuje najczęstsze sytuacje. Traktuj ją jako punkt wyjścia do rozmowy z księgową, a nie jako gotowy werdykt.

Wydatek Podstawa w art. 35 UFZO Warunek lub limit Na co uważać
Abonament na system do prowadzenia przedszkola (dziennik, obecności, płatności, komunikacja) ust. 1 pkt 1, wydatek bieżący Związek z działalnością placówki, zapłata w roku dotacji Opis faktury zgodny z uchwałą gminy
Licencja kupiona na dłużej niż rok (np. program biurowy) ust. 1 pkt 2 lit. e Wartość początkowa do 10 000 zł Powyżej limitu tylko jako środek dydaktyczny
Program edukacyjny, tablica interaktywna z oprogramowaniem ust. 1 pkt 2 lit. b Służy procesowi dydaktyczno-wychowawczemu Zasady korzystania z ekranów w podstawie programowej
Laptop dla dyrektora lub nauczyciela ust. 1 pkt 2 lit. e Wartość początkowa do 10 000 zł Sprzęt powinien zostać w placówce
Abonament narzędzia AI dla zespołu ust. 1 pkt 1, wydatek bieżący Konto służbowe, cel związany z pracą przedszkola Ochrona danych dzieci i rodziców
Szkolenie zespołu z obsługi systemu ust. 1 pkt 1, wydatek bieżący Związek z zadaniami placówki Lista uczestników i program szkolenia

Netto czy brutto: jaką kwotę wpisać do rozliczenia?

Najczęściej brutto. Usługi oświatowe przedszkola są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy o VAT). VAT naliczony odliczasz tylko wtedy, gdy zakup służy sprzedaży opodatkowanej (art. 86 ust. 1). Przy samej działalności zwolnionej VAT z faktury zostaje więc Twoim kosztem. Do rozliczenia wpisujesz kwotę, którą faktycznie zapłaciłeś.

To samo dotyczy limitu 10 000 zł dla licencji i sprzętu. Wartość początkowa to cena nabycia. Gdy nie masz prawa do odliczenia VAT, cena nabycia obejmuje podatek (art. 16g ust. 3 updop). Laptop za 8 500 zł netto kosztuje więc 10 455 zł brutto i przekracza próg.

Jeśli prowadzisz też działalność opodatkowaną, np. płatne zajęcia dla dzieci spoza przedszkola, zasady mogą być inne. Wtedy proporcję VAT ustal z księgową.

Jak wygląda rozliczenie przy 45 dzieciach i abonamencie 149 zł netto?

Przykład: Przedszkole „Słoneczko” ma 45 dzieci. W lipcu 2026 r. zaczyna korzystać z systemu za 149 zł netto miesięcznie. Pierwsze 6 miesięcy jest bezpłatnych, więc w 2026 r. nie ma faktur do rozliczenia. Od stycznia 2027 r. przedszkole płaci co miesiąc. Przy podstawowej stawce 23% VAT faktura wynosi 149 zł netto + 34,27 zł VAT = 183,27 zł brutto. Za cały 2027 r. to 1 788 zł netto i 2 199,24 zł brutto. Przedszkole nie odlicza VAT, więc z dotacji na 2027 r. rozlicza 2 199,24 zł.

Tak może wyglądać wiersz w zestawieniu wydatków. Dokładne kolumny ustala Twoja gmina w uchwale.

Dokument Data zapłaty Wartość brutto Kwota z dotacji Rodzaj wydatku
Faktura nr …/01/2027 za styczeń 2027 r. 15.01.2027 183,27 zł 183,27 zł Wydatek bieżący, art. 35 ust. 1 pkt 1 UFZO

Trzy rzeczy warto zapamiętać z tego przykładu:

  • Fakturę za grudzień 2027 r. zapłaconą dopiero w styczniu 2028 r. rozliczysz z dotacji na 2028 r. Decyduje rok poniesienia wydatku (art. 35 ust. 3).
  • Nie musisz rozliczać całej faktury z dotacji. Możesz wpisać część, a resztę pokryć z czesnego. Ta sama kwota nie może jednak trafić do rozliczenia dwa razy.
  • Jeśli liczba dzieci przekroczy 50, abonament wzrośnie do 299 zł netto. Kwotę w rozliczeniu bierzesz zawsze z faktury.

Jak udokumentować wydatek na system, żeby przeszedł kontrolę?

Kontrola może sięgnąć 5 lat budżetowych wstecz (art. 36 ust. 5 UFZO). Dokumenty musisz udostępnić w 14 dni od wezwania (art. 36 ust. 3). Lepiej więc przygotować je od razu, a nie po latach. Oto sześć kroków.

Krok 1. Przeczytaj uchwałę dotacyjną swojej gminy

Tryb i sposób rozliczenia ustala rada gminy w uchwale (art. 38 ust. 1 UFZO). Uchwała mówi, jakie dane podać w rozliczeniu, w jakim terminie je złożyć i jak opisać faktury. Przykład: w Pilźnie roczne rozliczenie składa się do 15 stycznia. Na fakturze trzeba umieścić zdanie „Sfinansowano z dotacji udzielonej z budżetu Gminy Pilzno w wysokości ……. zł.” (§ 4 uchwały nr XVII/97/2025). Wrocław wymaga odrębnego rachunku bankowego placówki i rozliczenia w systemie elektronicznym miasta (BIP Wrocławia).

Krok 2. Zamów usługę na organ prowadzący

Faktura powinna mieć dane i NIP organu prowadzącego, czyli Ciebie jako właściciela, spółki, fundacji albo stowarzyszenia. Przedszkole zwykle nie ma własnej osobowości prawnej ani odrębnego NIP. Taką praktykę opisuje RIO w Poznaniu w odpowiedzi z 3.07.2024 r. (WA-0280/41/2024). Nie jest to wiążąca interpretacja, ale dobrze pokazuje, czego szukają kontrolerzy. Przy kilku placówkach dopisz na fakturze, którego przedszkola dotyczy usługa.

Krok 3. Zapłać z rachunku placówki w roku dotacji

Przelew z rachunku, na który wpływa dotacja, zostawia czysty ślad. Data zapłaty powinna przypadać w roku budżetowym dotacji. Prywatna karta właściciela utrudnia potem udowodnienie, że wydatek dotyczył przedszkola.

Krok 4. Opisz fakturę

Opis odpowiada na trzy pytania: co kupiłeś, po co i z jakich pieniędzy. Wzór znajdziesz niżej. Najpierw jednak użyj sformułowań z uchwały swojej gminy, jeśli je podaje.

Krok 5. Wpisz wydatek do rozliczenia

Każdą fakturę przypisz do właściwego rodzaju wydatku. Abonament to wydatek bieżący z art. 35 ust. 1 pkt 1. Licencję wieczystą do 10 000 zł wpisz jako wartość niematerialną z pkt 2 lit. e. Jeśli pomylisz się w rozliczeniu, sprawdź w uchwale, jak złożyć korektę. W Pilźnie przewiduje ją § 4 ust. 8.

Krok 6. Zachowaj dowody, że system naprawdę służy placówce

Do faktury dołącz regulamin lub umowę i potwierdzenie zapłaty. Dodaj też dowód korzystania, np. listę kont pracowników albo raport obecności z danego miesiąca. Jedna teczka (papierowa lub cyfrowa) na każdy rok budżetowy wystarczy.

Dane do rozliczenia w jednym miejscu: Kidogo nie rozlicza dotacji za Ciebie. Lista dzieci, ewidencja obecności, rachunki dla rodziców i płatności są jednak w jednym systemie, a raporty wyeksportujesz do CSV lub PDF dla księgowej. Pierwsze 6 miesięcy są bez opłat. Potem przy 21–50 dzieciach płacisz 149 zł netto miesięcznie, miesiąc do miesiąca. Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Wzór opisu faktury i uzasadnienia wydatku do skopiowania

Skopiuj tekst i uzupełnij pola. Jeśli uchwała Twojej gminy podaje własną formułę, wpisz ją w miejscu „Źródło finansowania”.

OPIS FAKTURY nr ………… z dnia …………

Nabywca: [nazwa organu prowadzącego], NIP ………… 
Placówka: [nazwa i adres przedszkola]

Przedmiot wydatku: abonament za system do prowadzenia przedszkola
(dziennik zajęć, ewidencja obecności, rozliczenia z rodzicami,
komunikacja z rodzicami) za okres ………… r.

Uzasadnienie: system służy do prowadzenia dokumentacji przebiegu
nauczania, wychowania i opieki oraz do obsługi administracyjnej,
finansowej i organizacyjnej przedszkola (art. 10 ust. 1 pkt 4
ustawy – Prawo oświatowe). Korzystają z niego dyrektor
i nauczyciele przedszkola.

Rodzaj wydatku: wydatek bieżący – art. 35 ust. 1 pkt 1
ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Źródło finansowania: sfinansowano z dotacji udzielonej z budżetu
Gminy ………… na rok ………… w wysokości ………… zł.
Pozostała kwota ………… zł – środki własne.

Zapłacono dnia ………… przelewem z rachunku nr …………

Sprawdzono pod względem merytorycznym: ………… (data, podpis)
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: ………… (data, podpis)
Zatwierdzono do wypłaty: ………… (data, podpis)

Przy narzędziu AI zmień przedmiot i uzasadnienie, np.: „Abonament zespołowy na narzędzie AI dla kadry przedszkola, wykorzystywany do planowania zajęć i przygotowania materiałów dla rodziców. Zasady użytkowania wykluczają wprowadzanie danych osobowych dzieci”.

Czy z dotacji można opłacić narzędzia AI dla przedszkola?

Tak, jeśli narzędzie służy pracy przedszkola. Abonament na asystenta AI, z którego nauczycielka korzysta przy planowaniu zajęć, to wydatek bieżący, tak jak każda inna usługa. Przepisy nie mają osobnej kategorii „AI”. Liczą się te same warunki: cel, faktura, zapłata i opis.

Ministerstwo Edukacji Narodowej wpisało AI do kierunków polityki oświatowej na ten rok szkolny (pkt 4):

„Promowanie higieny cyfrowej i aktywności off-line. Rozwijanie umiejętności bezpiecznego poruszania się w sieci i krytycznego myślenia, w tym odpowiedzialnego korzystania ze sztucznej inteligencji, a także korzystania z funkcjonalności i zasobów Zintegrowanej Platformy Edukacyjnej.”
– Ministerstwo Edukacji Narodowej, Podstawowe kierunki realizacji polityki oświatowej państwa w roku szkolnym 2026/2027

Kierunki nie są źródłem finansowania. Pokazują jednak, że szkolenia i narzędzia AI dla kadry mają uzasadnienie w zadaniach placówki.

Z AI w przedszkolu wiążą się trzy pułapki:

  • Konto prywatne. Abonament wykupiony na prywatny e-mail i opłacony prywatną kartą trudno obronić. Wybierz plan firmowy z fakturą na organ prowadzący.
  • Dane dzieci. Porada opublikowana przez MEN (Korzystanie z AI w sposób bezpieczny i odpowiedzialny) radzi nie podawać danych osobowych, numeru PESEL ani danych wrażliwych, np. medycznych. Ustal więc na piśmie, że do ogólnodostępnych narzędzi AI nie wpisujecie imion, opinii ani informacji o zdrowiu dzieci. O RODO w narzędziach do kontaktu z rodzicami piszemy w tekście o WhatsAppie i Messengerze w przedszkolu.
  • Zagraniczny dostawca. Faktura bez polskiego VAT od firmy spoza Polski może oznaczać import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Wtedy VAT rozliczasz sam i zwykle go nie odliczysz. Ustal to z księgową przed pierwszym zakupem.

Pamiętaj też, że AI to narzędzie dla dorosłych w zespole. Nowa podstawa programowa mówi, że dzieci w przedszkolu nie korzystają indywidualnie i samodzielnie z urządzeń ekranowych. Więcej przeczytasz w poradniku o nowej podstawie programowej 2026.

Co grozi za źle rozliczony wydatek?

Zwrot pieniędzy z odsetkami. Dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem zwracasz w 15 dni od stwierdzenia tej okoliczności, z odsetkami jak dla zaległości podatkowych (art. 252 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Odsetki liczy się od dnia przekazania dotacji (art. 252 ust. 6 pkt 1). Przy abonamencie za 183,27 zł miesięcznie to niewielka kwota. Po pięciu latach odsetek i przy kilku źle opisanych fakturach suma potrafi jednak zaboleć.

Problemem bywa nie sam rodzaj wydatku, lecz dokumenty. W sprawie rozstrzygniętej przez WSA w Gdańsku 3.02.2026 r. (I SA/Gd 945/25) organ zakwestionował faktury wystawione na inny podmiot. Napisał: „Dokumenty wystawione na inny podmiot wykluczają możliwość pozytywnej oceny przeznaczenia dotacji”. Jeśli prowadzisz kilka placówek, dziel koszty systemu między przedszkola. Podpowiadamy, jak to zrobić, w tekście o systemie dla sieci przedszkoli i żłobków.

Zasadę ogólną dla wydatków ze środków publicznych zapisano w art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Wydatek ma być poniesiony „w sposób celowy i oszczędny”. Przy rozliczeniu dotacji ta zasada też pomaga.

A co ze żłobkiem i klubem dziecięcym?

Tu obowiązują inne przepisy. Żłobki i kluby dziecięce nie dostają dotacji oświatowej z UFZO, więc art. 35 ich nie dotyczy. Gmina może im przyznać dotację celową na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Wysokość i zasady rozliczenia ustala uchwała rady gminy (art. 60 ust. 2). To ona powie, czy abonament na system jest wydatkiem kwalifikowanym.

Inaczej jest w programie Aktywny Maluch 2022–2029. Dofinansowanie funkcjonowania miejsc obejmuje koszty wymienione „w szczególności”: wynagrodzenia, media z internetem, czynsz, sprzątanie, środki higieniczne i pomoce. Oprogramowania na tej liście nie ma. Zanim zaksięgujesz abonament na program, zapytaj swojego operatora albo urząd wojewódzki.

Mity i fakty o wydatkach z dotacji na oprogramowanie

Mit 1: z dotacji zapłacisz wszystko, co ma fakturę na przedszkole

Fakt: wydatek musi służyć celom działalności placówki (art. 35 ust. 1 UFZO). W sprawie I SA/Ol 95/24 zakwestionowano ozdoby, bo nie miały ścisłego związku z wychowaniem dzieci. Faktura to warunek konieczny, ale niewystarczający.

Mit 2: oprogramowania nie da się rozliczyć, bo to nie pomoc dydaktyczna

Fakt: abonament to wydatek bieżący, a nie zakup pomocy. Wchodzi w art. 35 ust. 1 pkt 1 UFZO, a pomocniczo w lit. b razem z art. 10 ust. 1 pkt 4 Prawa oświatowego (obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna).

Mit 3: do rozliczenia wpisuję kwotę netto

Fakt: przedszkole zwolnione z VAT zwykle nie odlicza podatku. Wydatkiem jest więc kwota brutto, którą faktycznie zapłaciłeś.

Mit 4: licencję za 12 000 zł rozliczę tak jak abonament

Fakt: licencja na dłużej niż rok to wartość niematerialna i prawna. Z dotacji pokryjesz ją do 10 000 zł wartości początkowej (art. 35 ust. 1 pkt 2 lit. e UFZO). Wyjątek to program, który jest środkiem dydaktycznym (lit. b).

Mit 5: AI w przedszkolu jest zakazane

Fakt: żaden przepis nie zakazuje kadrze korzystania z AI. MEN wpisało odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji do kierunków na rok 2026/2027. Ograniczenia dotyczą danych osobowych i korzystania z ekranów przez dzieci.

Checklista: czy Twój wydatek na system przejdzie kontrolę?

Przejdź ją z księgową przed złożeniem rocznego rozliczenia.

  • Wydatek służy działalności przedszkola, a nie prywatnym celom właściciela.
  • Wiesz, czy to wydatek bieżący (abonament), czy wartość niematerialna (licencja na dłużej niż rok).
  • Licencja lub sprzęt z lit. e kosztuje najwyżej 10 000 zł, liczone brutto, jeśli nie odliczasz VAT.
  • Faktura ma dane i NIP organu prowadzącego oraz nazwę przedszkola.
  • To faktura VAT lub rachunek, a nie faktura pro forma.
  • Zapłaciłeś przelewem z rachunku placówki w roku budżetowym dotacji.
  • Opis faktury zawiera formułę z uchwały gminy i kwotę pokrytą z dotacji.
  • Ta sama kwota nie trafiła do rozliczenia z innego źródła.
  • Przy kilku placówkach koszt jest podzielony między przedszkola.
  • Do narzędzia AI używacie konta służbowego i nie wpisujecie do niego danych dzieci.
  • W teczce za dany rok masz regulamin lub umowę, potwierdzenie zapłaty i dowód korzystania.
  • Dokumenty możesz udostępnić w 14 dni od wezwania i przechowujesz je co najmniej 5 lat.

Najczęściej zadawane pytania

Czy z dotacji można opłacić e-dziennik w przedszkolu niepublicznym?

Tak. Abonament na e-dziennik to wydatek bieżący poniesiony na cele działalności przedszkola (art. 35 ust. 1 pkt 1 UFZO). Od prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, wychowania i opieki zależy też 100% podstawowej kwoty dotacji (art. 17 ust. 1 pkt 3 UFZO). Faktura powinna być wystawiona na organ prowadzący i opisana zgodnie z uchwałą gminy.

Czy fakturę za oprogramowanie można wystawić na właściciela przedszkola?

Tak, i zwykle tak właśnie powinno być. Nabywcą jest organ prowadzący, czyli osoba fizyczna, spółka, fundacja lub stowarzyszenie, które prowadzi przedszkole. Przedszkole zwykle nie ma własnego NIP. Na fakturze lub w opisie wskaż nazwę placówki, której dotyczy usługa. Faktura na inną firmę właściciela może zostać zakwestionowana.

Czy rozliczam z dotacji kwotę netto czy brutto?

Zwykle brutto. Usługi oświatowe przedszkola są zwolnione z VAT, więc przedszkole nie odlicza VAT z faktur zakupowych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Wydatkiem jest kwota faktycznie zapłacona. Przy abonamencie 149 zł netto i stawce 23% VAT to 183,27 zł miesięcznie. Jeśli masz też sprzedaż opodatkowaną, ustal proporcję z księgową.

Czy abonament na kolejny rok zapłacony w grudniu można rozliczyć z dotacji?

Tak, jeśli zapłaciłeś go w roku, na który dostałeś dotację. Art. 35 ust. 3 UFZO pozwala pokryć wydatki poniesione w roku budżetowym, „niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania”. Licencja na 12 miesięcy to wciąż wydatek bieżący. Inaczej jest z licencją wieczystą lub na dłużej niż rok. To wartość niematerialna i prawna, rozliczana z dotacji do 10 000 zł.

Czy z dotacji można kupić laptopa dla dyrektora przedszkola?

Tak, jeśli służy pracy przedszkola i kosztuje najwyżej 10 000 zł. Laptop to środek trwały, więc mieści się w art. 35 ust. 1 pkt 2 lit. e UFZO. Gdy nie odliczasz VAT, limit liczysz od ceny brutto. Droższy sprzęt rozliczysz z dotacji tylko wtedy, gdy jest środkiem dydaktycznym (lit. b).

Czy Kidogo rozlicza dotację za przedszkole?

Nie. Kidogo nie wylicza dotacji i nie rozlicza jej z gminą. To zadanie organu prowadzącego i księgowej. System pomaga w danych, na których opiera się rozliczenie: liście dzieci w grupach, ewidencji obecności, rachunkach dla rodziców i płatnościach. Raporty wyeksportujesz do CSV lub PDF dla księgowej. Decyzję, z jakich środków opłacisz abonament, podejmujesz sam.

Czy żłobek może opłacić aplikację z dotacji gminy?

To zależy od uchwały Twojej gminy. Żłobki i kluby dziecięce dostają dotację celową na podstawie art. 60 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, a nie dotację oświatową. Zasady rozliczenia ustala rada gminy w uchwale. W programie Aktywny Maluch katalog kosztów funkcjonowania nie wymienia oprogramowania, więc zapytaj operatora programu.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na 02.11.2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. To, czy konkretny wydatek jest zgodny z przeznaczeniem dotacji, ocenia organ dotujący. Wątpliwości warto wyjaśnić z księgową i urzędem gminy przed złożeniem rozliczenia.

Jak może pomóc Kidogo

Kidogo to system dla przedszkoli, żłobków i klubów dziecięcych tworzony we Wrocławiu i w Środzie Wielkopolskiej. Nie rozliczamy dotacji za Ciebie i nie wyliczamy jej. Pomagamy za to w danych, których potrzebujesz przy rozliczeniu i kontroli (więcej na stronie o dotacjach dla przedszkoli niepublicznych):

  • Dziennik i dokumentacja: e-dziennik zgodny z wymogami MEN, z monitorowaniem podstawy programowej.
  • Obecności: lista obecności w czasie rzeczywistym i automatyczne raporty obecności.
  • Rozliczenia z rodzicami: opłaty naliczane automatycznie na podstawie obecności, płatności online i rachunki z wykazem czesnego, wyżywienia i zajęć dodatkowych.
  • Raporty dla księgowej: eksport do CSV lub PDF w dowolnym momencie.
  • Koszt: pierwsze 6 miesięcy bez opłat. Potem do 20 dzieci 0 zł, do 50 dzieci 149 zł netto miesięcznie, do 100 dzieci 299 zł netto miesięcznie, a powyżej 100 dzieci 299 zł netto plus 1,99 zł netto za każde kolejne dziecko. Płacisz miesiąc do miesiąca. Szczegóły są w cenniku Kidogo.
  • Start: bezpłatna konfiguracja, migracja danych i szkolenie zespołu.
  • Wsparcie: pomagamy przez WhatsApp, telefonicznie pod numerem +48 731 125 003 i mailowo.

Źródła