Ostatnia aktualizacja: 01.11.2026

Krótka odpowiedź: tak, dziennik zajęć przedszkola może być prowadzony wyłącznie elektronicznie, ale tylko za zgodą organu prowadzącego (§ 21 ust. 2 rozporządzenia MEN, t.j. Dz.U. 2024 poz. 50). System musi chronić dane, zapisywać historię zmian, dawać rodzicom bezpłatny wgląd i eksportować dane do XML według schematu MEN. W ciągu 10 dni od końca roku szkolnego zapisujesz dziennik jako dokument z kwalifikowanym podpisem, kwalifikowaną pieczęcią albo podpisem osobistym.

Ten poradnik jest dla dyrektorów przedszkoli publicznych i niepublicznych oraz szkół z oddziałami przedszkolnymi. Przyda się, jeśli chcesz zrezygnować z papierowego dziennika albo uporządkować e-dziennik przed kontrolą kuratora lub gminy. Znajdziesz tu przepisy z numerami paragrafów, tabelę wymagań wobec systemu i plan archiwizacji krok po kroku. Na końcu jest wzór zgody organu prowadzącego i odpowiedź, co z żłobkami.

Jakie przepisy regulują dziennik elektroniczny w przedszkolu?

Podstawą jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Aktualny tekst jednolity ogłoszono w Dz.U. 2024 poz. 50. Rozporządzenie wydano na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy – Prawo oświatowe.

Dziennik elektroniczny reguluje § 21, a jego archiwizację § 22. Obecny kształt tych przepisów pochodzi z nowelizacji z 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1664), obowiązującej od 1 września 2020 r. Ostatnia zmiana rozporządzenia to Dz.U. 2023 poz. 1062. W 2025 i 2026 r. przepisy o dziennikach nie zmieniły się.

Przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola (§ 2). Wpisujesz do niego dane dzieci i rodziców, tematy zajęć, godziny przyprowadzania i odbierania dziecka oraz obecność. Za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji odpowiada dyrektor (§ 26).

Dziennik w przedszkolu Podstawa Czy może być elektroniczny?
Dziennik zajęć przedszkola § 2 Tak, także wyłącznie elektronicznie
Dziennik innych zajęć, np. pomocy psychologiczno-pedagogicznej lub zajęć rozwijających § 11 Tak, także wyłącznie elektronicznie
Dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych § 12 Tak, także wyłącznie elektronicznie
Dziennik indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego § 13 Tak, także wyłącznie elektronicznie
Dziennik pedagoga, psychologa, logopedy i innych specjalistów § 18 Tak, także wyłącznie elektronicznie

Te same zasady obejmują oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych (§ 27 ust. 1).

Czy dziennik przedszkolny może być prowadzony tylko elektronicznie?

Tak, ale rozporządzenie rozróżnia dwa warianty. Bez żadnej zgody możesz prowadzić dziennik elektroniczny obok papierowego (§ 21 ust. 1). Gdy chcesz całkiem zrezygnować z papieru, potrzebujesz zgody organu prowadzącego. Tak brzmi przepis:

„Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej.”
– § 21 ust. 2 rozporządzenia MEN, t.j. Dz.U. 2024 poz. 50

W przedszkolu gminnym organem prowadzącym jest gmina, więc zgodę wydaje zwykle wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Przepis nie określa formy zgody. Najbezpieczniej mieć ją na piśmie i trzymać w dokumentacji przedszkola, bo o nią pyta kontrola.

Wariant „wyłącznie elektronicznie” daje jedno ułatwienie. Wpisanie tematu zajęć przez nauczyciela jest wtedy równoznaczne z potwierdzeniem, że zajęcia się odbyły (§ 21 ust. 5). Nie potrzeba więc osobnego podpisu pod każdym wpisem.

Ważne: równoległe prowadzenie dwóch dzienników, papierowego i elektronicznego, nie wymaga zgody, ale podwaja pracę nauczycieli. Jeśli system spełnia wymagania z § 21, poproś organ prowadzący o zgodę i przejdź na jeden dziennik od nowego roku szkolnego albo od wskazanej daty.

Czy przepisy o e-dzienniku obowiązują przedszkole niepubliczne?

Formalnie rozporządzenie dotyczy publicznych przedszkoli, szkół i placówek (§ 1). Art. 13 ust. 6 Prawa oświatowego wymaga od przedszkola niepublicznego tylko dwóch rzeczy: realizacji podstawy programowej i zatrudniania nauczycieli z kwalifikacjami. W praktyce dokumentacja i tak musi być prowadzona jak w placówce publicznej, z trzech powodów.

Po pierwsze, dotacja. Niepubliczne przedszkole dostaje 100% podstawowej kwoty dotacji tylko wtedy, gdy „prowadzi dokumentację przebiegu nauczania, wychowania i opieki ustaloną dla publicznych przedszkoli” (art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Bez spełnienia warunków z ust. 1 przysługuje 75% (art. 17 ust. 3). Więcej o progach dotacji przeczytasz w przewodniku po dotacjach dla przedszkoli niepublicznych.

Po drugie, kontrola. Organ dotujący może zażądać dokumentacji przebiegu nauczania, a przedszkole ma 14 dni na jej udostępnienie (art. 36 ust. 2 i 3). Kontrola może objąć 5 lat budżetowych poprzedzających rok kontroli (art. 36 ust. 5). Nadzór pedagogiczny kuratora obejmuje także przedszkola niepubliczne (art. 51 Prawa oświatowego).

Po trzecie, likwidacja. Dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanego przedszkola niepublicznego przekazuje się organowi nadzoru pedagogicznego w ciągu miesiąca (art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego).

Kto wyraża zgodę na dziennik wyłącznie elektroniczny w przedszkolu niepublicznym? Organem prowadzącym jest tu osoba prowadząca, czyli właściciel, spółka, fundacja lub stowarzyszenie. Przepisy nie przewidują w tym miejscu udziału gminy. Rekomendujemy, żeby właściciel wydał pisemną decyzję, a dyrektor wprowadził ją zarządzeniem. To nasza interpretacja i dobra praktyka, nie wymóg wprost z przepisu.

Jakie wymagania musi spełniać system dziennika elektronicznego?

Wymagania wobec systemu wymienia § 21 ust. 3 i 4. Pierwotny wymóg „selektywności dostępu” (§ 21 ust. 3 pkt 1) uchylono od 1 września 2020 r. Ochronę danych zapewniają dziś pozostałe punkty oraz RODO.

Wymaganie Przepis Co sprawdzić u dostawcy
Ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych § 21 ust. 3 pkt 2 Role i uprawnienia, logowanie, szyfrowanie połączenia
Ochrona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą § 21 ust. 3 pkt 3 Kopie zapasowe, lokalizacja serwerów, procedura odtworzenia
Rejestrowanie historii zmian i ich autorów § 21 ust. 3 pkt 4 Czy widać, kto, kiedy i co zmienił w każdym wpisie
Bezpłatny wgląd rodziców w zakresie ich dzieci § 21 ust. 3 pkt 5 Konto rodzica bez opłat, widoczne tylko własne dziecko
Wydruk i eksport do XML zgodnego ze schematem MEN § 21 ust. 4 pkt 1, ust. 4a i 4b Przykładowy plik XML, który przechodzi walidację XSD
Dostępność według WCAG 2.1 dla informacji dla rodziców § 21 ust. 4 pkt 2 Deklaracja dostępności aplikacji rodzica

Systemy prowadzone przed 1 września 2020 r. musiały dostosować się do nowych wymagań do 31 sierpnia 2021 r. (§ 7 rozporządzenia zmieniającego, Dz.U. 2019 poz. 1664). Dziś każdy e-dziennik w przedszkolu publicznym powinien je spełniać.

Jak działa eksport dziennika do XML i wydruk?

System musi umożliwiać wydruk oraz eksport danych dziennika do dokumentu elektronicznego w formacie XML (§ 21 ust. 4 pkt 1). Plik XML ma być zgodny ze schematem XSD, który udostępnia minister edukacji (§ 21 ust. 4a). Wydruk tworzy się z tego pliku według szablonu XSLT, również od ministra (§ 21 ust. 4b).

Pliki znajdziesz na stronie MEN Dzienniki elektroniczne. Aktualna paczka nosi nazwę 20260904_dzienniki.zip i zawiera schemat, szablon wydruku oraz przykładowe pliki dla każdego rodzaju dziennika. W przykładzie dla przedszkola są m.in. dane placówki i oddziału, dzieci i rodziców, nauczyciele, tematy zajęć, statusy obecności oraz godziny przyprowadzenia i odbioru.

Dzięki jednolitemu formatowi dane nie są uwięzione u jednego dostawcy. Przy likwidacji placówki albo zmianie systemu w przedszkolu przekazujesz dziennik w formie, którą odczyta każdy.

Wskazówka: zanim podpiszesz umowę na e-dziennik, poproś dostawcę o przykładowy eksport XML dla oddziału przedszkolnego. Sprawdź go ze schematem XSD z paczki MEN, np. w dowolnym walidatorze XML, i wygeneruj z niego wydruk według szablonu XSLT. Jeśli plik nie przechodzi walidacji, system nie spełnia § 21 ust. 4a.

Jak zarchiwizować dziennik elektroniczny po zakończeniu roku szkolnego?

Rok szkolny trwa od 1 września do 31 sierpnia (art. 94 Prawa oświatowego). W ciągu 10 dni od jego zakończenia zapisujesz dane dziennika jako dokument elektroniczny na informatycznym nośniku danych. Stan danych to dzień zakończenia roku szkolnego (§ 22 ust. 1).

Ten dokument musi mieć kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną albo podpis osobisty (§ 22 ust. 2 pkt 1). Trzeba go też przechowywać tak, aby przez cały okres przechowywania dało się go odczytać w niezmienionej treści (§ 22 ust. 2 pkt 2).

Krok 1. Zamknij wpisy za rok szkolny

Do końca sierpnia nauczyciele uzupełniają tematy i obecności. Dyrektor sprawdza kompletność wszystkich dzienników z tabeli powyżej, także dzienników specjalistów.

Krok 2. Wyeksportuj dzienniki do XML

Wygeneruj plik XML dla każdego oddziału i każdego dziennika według stanu na 31 sierpnia. Sprawdź, czy pliki przechodzą walidację ze schematem XSD z paczki MEN.

Krok 3. Podpisz pliki

Dyrektor opatruje pliki kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym z e-dowodu. Jeśli przedszkole albo organ prowadzący ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, można użyć jej zamiast podpisu.

Krok 4. Zapisz pliki na nośniku i w kopii

Zapisz podpisane pliki na informatycznym nośniku danych. Zrób kopię w drugim miejscu, np. na drugim nośniku albo w archiwum zakładowym. Opisz nośnik: rok szkolny, oddziały, rodzaje dzienników.

Krok 5. Sprawdź odczyt

Otwórz pliki, zweryfikuj podpis i wygeneruj wydruk według szablonu XSLT. Tak sprawdzisz, czy archiwum da się odczytać bez systemu dostawcy.

Krok 6. Zaprotokołuj i przechowuj

Sporządź krótką notatkę lub protokół: data zapisu, kto podpisał, gdzie są nośniki. Przechowuj archiwum przez okres z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) albo z Twojej polityki przechowywania. Co rok sprawdzaj, czy nośniki i formaty da się nadal odczytać.

Uwaga: § 22 ust. 2 wymienia trzy rodzaje podpisu: kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i podpis osobisty. Podpisu zaufanego, czyli podpisu profilem zaufanym, nie ma na tej liście. Do rocznego archiwum dziennika potrzebujesz więc podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej albo e-dowodu z czytnikiem lub aplikacją.

Jak długo przechowywać dziennik elektroniczny przedszkola?

Rozporządzenie MEN nie podaje liczby lat. Odsyła do „okresu przewidzianego dla przechowywania dzienników” (§ 22 ust. 2 pkt 2). Ten okres ustala się w przepisach archiwalnych.

Przedszkole publiczne prowadzone przez gminę jest samorządową jednostką organizacyjną. Musi więc mieć instrukcję kancelaryjną i JRWA uzgodnione z archiwum państwowym (art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Dokumentację niearchiwalną można wybrakować po upływie okresu z JRWA i za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego (art. 5 ust. 1 pkt 2).

Przykładowy wykaz akt dla przedszkoli, opracowany przez archiwa państwowe i Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, przypisuje klasie 4211 „Dzienniki zajęć” kategorię B5 z dopiskiem „w tym elektroniczne”. Tę samą kategorię B5 mają dzienniki pedagoga, psychologa i logopedy (klasa 441). To materiał pomocniczy, nie przepis. Wiążący jest JRWA Twojego przedszkola, więc sprawdź, jaką kategorię przypisuje dziennikom.

Placówka Skąd okres przechowywania Na co uważać
Przedszkole publiczne gminne Własny JRWA uzgodniony z archiwum państwowym, wzorzec: B5 Brakowanie tylko za zgodą archiwum państwowego
Oddział przedszkolny w szkole podstawowej JRWA szkoły Dzienniki oddziału trafiają do klasy dzienników szkoły
Przedszkole niepubliczne Własna polityka przechowywania, bo ustawa archiwalna nie nakłada obowiązku JRWA Kontrola dotacji może sięgać 5 lat budżetowych wstecz, a przy likwidacji dokumentację przekazujesz kuratorowi

Przykład: gminne przedszkole publiczne z 4 oddziałami prowadzi tylko e-dziennik, a logopeda ma osobny dziennik z § 18. Rok szkolny 2025/2026 zakończył się w poniedziałek 31.08.2026, więc termin z § 22 minął 10.09.2026. Do archiwum trafia 5 plików XML: 4 dzienniki zajęć przedszkola i dziennik logopedy, wszystkie według stanu na 31.08.2026. Dyrektor podpisuje je podpisem kwalifikowanym. Jeśli JRWA przedszkola przewiduje kategorię B5, pliki przechowuje się co najmniej 5 lat. Brakowanie wymaga potem zgody archiwum państwowego.

Czy żłobek i klub dziecięcy muszą prowadzić dziennik elektroniczny?

Nie. Żłobki i kluby dziecięce działają na podstawie ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 798), a nie Prawa oświatowego. Rozporządzenie MEN o dokumentacji ich nie obejmuje. Nie obowiązują ich więc § 21 i § 22, zgoda organu, eksport XML ani roczne archiwum z podpisem kwalifikowanym.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują jednak standardy opieki z rozporządzenia ministra rodziny z 13 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1882). Żłobek i klub pracują na podstawie planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego (§ 7). Część standardów wymaga też corocznej samooceny personelu z udokumentowanymi wnioskami. Wiele placówek prowadzi dziennik grupy z obecnością i aktywnościami. To dobra praktyka, nie obowiązek z ustawy. Co jeszcze powinna mieć aplikacja żłobkowa, opisujemy w poradniku aplikacja dla żłobka i klubu dziecięcego.

Jeśli w jednym budynku działa przedszkole i żłobek, masz dwa reżimy prawne. Dziennik zajęć przedszkola musi spełniać § 2 i § 21, a dokumentacja żłobka standardy opieki.

Przedszkole i żłobek w jednym systemie: w Kidogo jedno konto obejmuje przedszkole, żłobek i klub dziecięcy, z osobnymi grupami i dziennikami dla każdej z nich. Dziennik zajęć przedszkola i dziennik żłobka prowadzisz w tej samej aplikacji, a rodzice widzą wpisy swojego dziecka bez opłat. Załóż konto i sprawdź to na swoich grupach: pierwsze 6 miesięcy są bez opłat, a placówki do 20 dzieci płacą potem 0 zł netto miesięcznie.

Co RODO oznacza dla dziennika elektronicznego?

Przedszkole przetwarza dane w dzienniku, bo wymaga tego przepis prawa. Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnia w materiale „Szkolna RODO-wyprawka”, że zgoda rodziców nie jest tu podstawą prawną. Nie zbieraj więc od rodziców zgód na prowadzenie e-dziennika.

Dostawca systemu przetwarza dane w imieniu przedszkola. Potrzebna jest pisemna umowa powierzenia przetwarzania danych z elementami z art. 28 ust. 3 RODO. Przypomina o tym poradnik UODO i MEN „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”. Rodzic widzi w dzienniku tylko dane swojego dziecka (§ 21 ust. 3 pkt 5).

Osobną sprawą jest komunikacja z rodzicami poza dziennikiem. O grupach na komunikatorach piszemy w tekście WhatsApp i Messenger w przedszkolu a RODO.

Co zmieniło się w 2025 i 2026 roku?

  • Przepisy § 21 i § 22 rozporządzenia MEN nie zmieniły się. Obowiązuje tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 50.
  • MEN zaktualizował paczkę plików do eksportu XML. Obecny plik na stronie ministerstwa to 20260904_dzienniki.zip.
  • Sejm uchwalił 31 lipca 2026 r. ustawę o państwowym eDzienniku dla szkół (druk sejmowy nr 2842). Prezydent zawetował ją 28 sierpnia 2026 r. Ustawa nie weszła w życie, a projekt dotyczył dziennika lekcyjnego w szkołach, nie dziennika zajęć przedszkola.
  • Od 1 stycznia 2026 r. żłobki i kluby dziecięce stosują nowe standardy opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882).

Mity i fakty o dzienniku elektronicznym w przedszkolu

Mit 1: na e-dziennik zawsze potrzebna jest zgoda gminy

Fakt: zgoda organu prowadzącego jest potrzebna tylko wtedy, gdy rezygnujesz z dziennika papierowego (§ 21 ust. 2). Dziennik elektroniczny prowadzony obok papierowego nie wymaga zgody. W przedszkolu niepublicznym organem prowadzącym jest osoba prowadząca, a nie gmina.

Mit 2: przedszkole niepubliczne może prowadzić dokumentację dowolnie

Fakt: jeśli chcesz dostać 100% podstawowej kwoty dotacji, dokumentacja musi odpowiadać tej dla przedszkoli publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Kontroluje ją organ dotujący i kurator.

Mit 3: kopia zapasowa u dostawcy zastępuje archiwum

Fakt: backup chroni przed utratą danych (§ 21 ust. 3 pkt 3), ale nie zastępuje rocznego dokumentu z § 22. Po każdym roku szkolnym potrzebujesz podpisanego pliku na nośniku, który odczytasz bez systemu dostawcy.

Mit 4: dziennik wystarczy podpisać profilem zaufanym

Fakt: § 22 ust. 2 nie wymienia podpisu zaufanego. Roczny zapis dziennika podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym.

Wzór zgody organu prowadzącego i zarządzenia dyrektora

Poniższe wzory możesz skopiować bez rejestracji. Uzupełnij pola w nawiasach i dopasuj treść do statutu przedszkola.

Wzór 1. Zgoda organu prowadzącego na prowadzenie dzienników wyłącznie w postaci elektronicznej

[Miejscowość], dnia [data]

[Nazwa organu prowadzącego: gmina albo osoba prowadząca przedszkole niepubliczne]

Na podstawie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2024 r. poz. 50) wyrażam zgodę na prowadzenie przez [nazwa przedszkola] od dnia [data] wyłącznie w postaci elektronicznej następujących dzienników: dziennika zajęć przedszkola (§ 2), dzienników innych zajęć (§ 11), dzienników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (§ 12), dzienników indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego (§ 13) oraz dzienników specjalistów (§ 18).

Dziennik elektroniczny będzie prowadzony w systemie [nazwa systemu], spełniającym wymagania § 21 ust. 3, 4, 4a i 4b tego rozporządzenia.

[Podpis osoby reprezentującej organ prowadzący]

Wzór 2. Zarządzenie dyrektora w sprawie prowadzenia dzienników w postaci elektronicznej

Zarządzenie nr [numer] Dyrektora [nazwa przedszkola] z dnia [data]

§ 1. Na podstawie zgody organu prowadzącego z dnia [data] od dnia [data] przedszkole prowadzi dzienniki wymienione w zgodzie wyłącznie w postaci elektronicznej, w systemie [nazwa systemu].

§ 2. Wpisanie przez nauczyciela tematu zajęć jest równoznaczne z potwierdzeniem ich przeprowadzenia (§ 21 ust. 5 rozporządzenia).

§ 3. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego dane dzienników zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego w formacie XML, według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego. Dokument opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym dyrektora (§ 22).

§ 4. Za kontrolę kompletności wpisów odpowiada [funkcja], a za archiwizację [funkcja].

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

[Podpis dyrektora]

Checklista dyrektora przed przejściem na e-dziennik

  • Pisemna zgoda organu prowadzącego, jeśli rezygnujesz z papieru.
  • Zarządzenie dyrektora z datą przejścia i podziałem odpowiedzialności.
  • Umowa powierzenia przetwarzania danych z dostawcą systemu.
  • Konta nauczycieli i specjalistów z przypisanymi rolami.
  • Bezpłatne konta rodziców z dostępem tylko do własnego dziecka.
  • Historia zmian widoczna przy każdym wpisie.
  • Przykładowy eksport XML sprawdzony ze schematem XSD z paczki MEN.
  • Podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana albo e-dowód dyrektora do rocznego archiwum.
  • Termin archiwizacji w kalendarzu dyrektora: 10 dni po 31 sierpnia.
  • Kategoria archiwalna dzienników sprawdzona w JRWA lub polityce przechowywania.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dziennik przedszkolny może być tylko elektroniczny?

Tak. Dziennik zajęć przedszkola może być prowadzony wyłącznie w postaci elektronicznej za zgodą organu prowadzącego (§ 21 ust. 2 rozporządzenia MEN, t.j. Dz.U. 2024 poz. 50). Bez tej zgody e-dziennik może działać tylko obok papierowego. W wariancie wyłącznie elektronicznym wpisanie tematu przez nauczyciela potwierdza, że zajęcia się odbyły.

Kto wyraża zgodę na dziennik elektroniczny w przedszkolu niepublicznym?

Organ prowadzący, czyli osoba prowadząca przedszkole: właściciel, spółka, fundacja albo stowarzyszenie. Gmina nie wydaje tu zgody. Rekomendujemy pisemną decyzję właściciela i zarządzenie dyrektora, bo dokumentację sprawdza organ dotujący i kurator, a od jej prowadzenia zależy dotacja w wysokości 100% podstawowej kwoty.

Czy przedszkole niepubliczne musi stosować rozporządzenie MEN o dokumentacji?

Rozporządzenie formalnie dotyczy placówek publicznych. Przedszkole niepubliczne otrzymuje jednak 100% podstawowej kwoty dotacji tylko wtedy, gdy prowadzi dokumentację ustaloną dla publicznych przedszkoli (art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Bez spełnienia warunków dotacja wynosi 75%. W praktyce warto więc stosować § 2, § 21 i § 22.

Jak zarchiwizować dziennik elektroniczny w przedszkolu?

W ciągu 10 dni od zakończenia roku szkolnego zapisz dane dziennika jako dokument elektroniczny na informatycznym nośniku danych, według stanu na 31 sierpnia (§ 22 ust. 1). Dokument podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym. Przechowuj go tak, by przez cały okres przechowywania dał się odczytać bez zmian.

Jak długo przechowuje się dziennik zajęć przedszkola?

Rozporządzenie MEN nie podaje okresu, tylko odsyła do przepisów o przechowywaniu dzienników. Okres wynika z JRWA przedszkola. Przykładowy wykaz akt archiwów państwowych dla przedszkoli przypisuje dziennikom zajęć, także elektronicznym, kategorię B5, czyli 5 lat. Brakowanie dokumentacji przedszkola gminnego wymaga zgody archiwum państwowego.

Czy żłobek musi prowadzić dziennik elektroniczny?

Nie. Żłobki i kluby dziecięce podlegają ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, a rozporządzenie MEN o dokumentacji ich nie obejmuje. Od 1 stycznia 2026 r. stosują standardy opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882), m.in. plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny. Dziennik grupy jest dobrą praktyką, ale nie obowiązkiem.

Czy rodzic może płacić za dostęp do e-dziennika?

Nie. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga umożliwienia rodzicom bezpłatnego wglądu w zakresie dotyczącym ich dzieci (§ 21 ust. 3 pkt 5 rozporządzenia MEN). Przedszkole nie może więc pobierać od rodziców opłaty za podstawowy dostęp do dziennika. Rodzic nie widzi przy tym danych innych dzieci z oddziału.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na 01.11.2026 r. Nie stanowi porady prawnej. Kategorię archiwalną dzienników sprawdź w JRWA swojej placówki lub w archiwum państwowym, a wątpliwości dotyczące zgody organu i dotacji wyjaśnij z organem prowadzącym lub dotującym.

Jak może pomóc Kidogo

Kidogo to system dla przedszkoli, żłobków i klubów dziecięcych tworzony we Wrocławiu i w Środzie Wielkopolskiej. Dziennik elektroniczny Kidogo jest częścią tej samej aplikacji co obecności, rozliczenia i komunikacja, a dyrektor widzi całą placówkę w jednym miejscu (więcej w zakładce dla dyrektorów):

  • Rodzaje dzienników: dziennik zajęć przedszkola, dziennik żłobka, dziennik zajęć dodatkowych oraz dzienniki specjalistów, m.in. logopedy, zajęć rewalidacyjnych i WWR.
  • Historia zmian: każda zmiana wpisu jest zapisywana z datą i autorem.
  • Rodzice: bezpłatny wgląd do wpisów, obecności i realizacji programu w aplikacji, tylko w zakresie własnego dziecka.
  • Obecność: wejście dziecka zarejestrowane na tablecie trafia do dziennika i do rozliczeń.
  • Tematy zajęć: podpowiedzi z programów wydawnictw MAC, WSiP, Nowa Era i Klett, z oznaczaniem realizacji podstawy programowej.
  • Kopie zapasowe: tworzone automatycznie każdej nocy, na serwerach w Unii Europejskiej.
  • Wdrożenie: przeniesienie danych i start trwają od 1 do 3 dni, także w środku roku.
  • Koszt: pierwsze 6 miesięcy bez opłat. Potem do 20 dzieci 0 zł, do 50 dzieci 149 zł netto miesięcznie, do 100 dzieci 299 zł netto miesięcznie, a powyżej 100 dzieci dodatkowo 1,99 zł netto za każde kolejne dziecko. Szczegóły są w cenniku Kidogo.
  • Wsparcie: pomagamy przez WhatsApp, telefonicznie pod numerem +48 731 125 003 i mailowo.

Źródła