Ostatnia aktualizacja: 02.11.2026

Krótka odpowiedź: Nie ma jednej kwoty. W naszym przykładowym modelu przedszkole niepubliczne na 50 dzieci w Krakowie przy obłożeniu 80–90% zostawia ok. 11–25 tys. zł miesięcznie nadwyżki przed podatkiem, oprócz pensji dyrektora. Ta sama placówka w małej gminie z niższą dotacją przy 90–100% obłożenia ma wynik od ok. −2 do +7 tys. zł. Żłobek na 30 miejsc ma zwykle cienką marżę: 0–7 tys. zł miesięcznie przy pełnym obłożeniu. Próg rentowności w dużym mieście to w modelu ok. 70–75% miejsc, w małej gminie ponad 90%.

Poniżej rozkładamy wynik na przychody i koszty. Każde założenie jest opisane, więc mogą Państwo podstawić własne liczby.

Skąd przedszkole niepubliczne ma pieniądze

Przedszkole niepubliczne ma trzy główne strumienie przychodów:

  • dotację z gminy na każde dziecko wpisane na listę w danym miesiącu (art. 17 i art. 34 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych);
  • czesne i opłaty za zajęcia dodatkowe, które ustalają Państwo sami;
  • opłatę za wyżywienie, która zwykle tylko pokrywa koszt posiłków.

Wysokość dotacji zależy od trybu:

  • 75% podstawowej kwoty dotacji (PKD) – standard dla przedszkola niepublicznego (art. 17 ust. 3). Czesne jest wtedy dowolne.
  • 100% PKD – dla przedszkola, które wygrało otwarty konkurs ofert gminy (art. 17 ust. 1 i art. 22). W zamian musi działać jak publiczne: bezpłatne 5 godzin dziennie, opłaty nie wyższe niż w przedszkolach gminnych i rekrutacja na zasadach publicznych. Za każdą godzinę ponad bezpłatne 5 godzin w przedszkolu publicznym można pobrać najwyżej 1,44 zł (obwieszczenie MEN z 27.02.2024 r.).
  • 40% lub 50% PKD – dla punktów przedszkolnych i innych form wychowania przedszkolnego (art. 21).

PKD to roczna kwota na dziecko, wyliczona z wydatków gminy na jej własne przedszkola. Gmina publikuje ją w BIP i aktualizuje w ciągu roku (art. 43–46). Stawka miesięczna = PKD / 12 × 75% (lub 100%). Dotację gmina przelewa w 12 ratach, co do zasady do ostatniego dnia miesiąca (art. 34). Na dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego obowiązują wyższe kwoty.

Model 100% daje wyższą dotację, ale w zamian placówka rezygnuje z czesnego poza niewielkimi opłatami. Dalej liczymy więc wariant 75%.

Dotacja w 2026 r.: stawki w wybranych miastach

Stawki miesięczne na jedno dziecko w przedszkolu niepublicznym. Wyliczyliśmy je z PKD opublikowanej w BIP, według stanu na 31.10.2026 r.

Gmina 75% (bez konkursu) 100% (po konkursie)
Warszawa 2 189,16 zł 2 918,89 zł
Kraków 1 976,45 zł 2 635,27 zł
Wrocław 1 922,88 zł 2 563,84 zł
Poznań 1 795,89 zł 2 394,52 zł
Gdańsk 1 695,64 zł 2 260,86 zł
Łódź (od 1.11.2026) 1 647,88 zł 2 197,17 zł
Lublin 1 603,83 zł 2 138,44 zł
Bydgoszcz (od 1.11.2026) 1 486,72 zł 1 982,29 zł
Barcin (od 1.11.2026) 1 291,00 zł 1 721,33 zł
Pleszew 970,34 zł 1 293,79 zł

Różnica między Warszawą a Pleszewem przekracza 1 200 zł miesięcznie na dziecko, czyli przy 50 dzieciach ponad 60 tys. zł miesięcznie. Biznesplan zaczyna się więc od BIP-u konkretnej gminy. Szczegóły i źródła dla dużych miast są na stronach: Warszawa, Kraków, Wrocław i Poznań.

Przychody żłobka: opłata, „Aktywnie w żłobku” i dotacja gminy

Żłobek nie dostaje dotacji oświatowej. Jego przychodem jest opłata za pobyt, którą częściowo pokrywają państwo i gmina:

  • „Aktywnie w żłobku” – do 1 500 zł miesięcznie (1 900 zł przy orzeczeniu o niepełnosprawności). ZUS wypłaca świadczenie bezpośrednio żłobkowi, do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
  • Limit opłaty – od 1.04.2026 r. do 31.03.2027 r. świadczenie przysługuje, gdy opłata ponoszona przez rodzica (po odjęciu dotacji gminy i zniżek, bez wyżywienia) nie przekracza 2 200 zł.
  • Dotacja celowa gminy (art. 60 ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3) – tylko tam, gdzie rada gminy ją uchwaliła. Przykłady: Wrocław 400 zł miesięcznie, Lublin 400 zł, Kraków stawka godzinowa (od września 2026 r. średnio ok. 400 zł). Warszawa wspiera miejsca w trybie konkursu.
  • Aktywny Maluch 2022–2029 – do ok. 837 zł miesięcznie na nowo utworzone miejsce, przez 36 miesięcy. Dotyczy tylko miejsc utworzonych w programie. Na dzień 31.10.2026 r. nowy nabór nie trwa.

Ważne: „Aktywnie w żłobku” nie jest przychodem ponad opłatę. To część opłaty, którą zamiast rodzica płaci ZUS. Limit 2 200 zł ustawia więc praktyczny sufit cennika w gminach bez dotacji.

Koszty: wynagrodzenia, ZUS, lokal i reszta

Największy koszt to ludzie. Od 1.01.2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto, a od 1.01.2027 r. wzrośnie do 4 950 zł. Pracodawca dopłaca do wynagrodzenia brutto ok. 20,48% składek: emerytalną 9,76%, rentową 6,50%, wypadkową 1,67% (stopa podstawowa), na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% oraz FGŚP 0,10%.

Jeden etat za minimalną pensję kosztuje więc ok. 5 790 zł miesięcznie w 2026 r. i ok. 5 964 zł w 2027 r. Do tego może dojść PPK. W przedszkolu niepublicznym zajęcia prowadzą nauczyciele z kwalifikacjami (art. 13 ust. 6 Prawa oświatowego). W żłobku jeden opiekun może mieć najwyżej 8 dzieci, a przy dzieciach poniżej 1. roku życia lub z niepełnosprawnością najwyżej 5.

Pozostałe pozycje to najem i media, materiały, środki higieniczne, księgowość i kadry, ubezpieczenie, przeglądy, oprogramowanie, marketing oraz spłata nakładów na adaptację lokalu. Wyżywienie traktujemy jako przepływ: rodzice płacą stawkę dzienną za obecność, a placówka przekazuje ją firmie cateringowej.

Usługi opieki i wychowania są zwykle zwolnione z VAT, więc placówka nie odliczy VAT z zakupów. Ceny netto trzeba w budżecie powiększyć o 23%.

Kalkulator rentowności: przedszkole na 50 i 75 dzieci

Założenia modelu (2026 r., miesięcznie):

  • Kraków, 50 dzieci: 2 oddziały po 25 dzieci, otwarte ok. 11 godzin. Dyrektor 9 000 zł brutto, 4 nauczycieli po 6 200 zł, 2 pomoce nauczyciela po 4 900 zł, 1,5 etatu obsługi po 4 900 zł, pół etatu administracji (5 200 zł). Czesne 900 zł. Lokal 300 m² po 55 zł/m².
  • Kraków, 75 dzieci: 3 oddziały. Dyrektor 9 500 zł, 6 nauczycieli, 3 pomoce, 2,5 etatu obsługi, 1 etat administracji. Lokal 420 m².
  • Barcin, 50 dzieci: jak Kraków 50, ale dyrektor 7 500 zł, nauczyciele 5 600 zł, pomoce i obsługa za minimalną pensję. Czesne 600 zł. Najem 30 zł/m².
  • Oprogramowanie: cennik Kidogo z VAT (149 zł netto do 50 dzieci, 299 zł netto do 100 dzieci).
  • Spłata inwestycji: np. 300 tys. zł adaptacji i wyposażenia rozłożone na 5 lat (5 000 zł miesięcznie w Krakowie przy 50 dzieciach).

Czesne, stawki płac i najmu to nasze założenia, nie dane rynkowe. Mają pokazać mechanizm.

Pozycja (miesięcznie, pełne obłożenie) Kraków, 50 dzieci Kraków, 75 dzieci Barcin, 50 dzieci
Dotacja 75% 98 823 zł 148 234 zł 64 550 zł
Czesne 45 000 zł 67 500 zł 30 000 zł
Przychody razem 143 823 zł 215 734 zł 94 550 zł
Wynagrodzenia brutto 53 550 zł 78 850 zł 49 171 zł
ZUS pracodawcy (20,48%) 10 967 zł 16 148 zł 10 070 zł
Specjaliści i zajęcia dodatkowe (umowy) 5 000 zł 7 000 zł 3 500 zł
Najem 16 500 zł 23 100 zł 9 000 zł
Media 3 000 zł 4 200 zł 2 800 zł
Materiały i higiena 4 200 zł 6 300 zł 4 200 zł
Księgowość, ubezpieczenie, oprogramowanie, marketing 4 483 zł 5 568 zł 3 583 zł
Rezerwa na naprawy 1 500 zł 2 000 zł 1 200 zł
Spłata inwestycji 5 000 zł 7 000 zł 4 000 zł
Koszty razem 104 200 zł 150 166 zł 87 524 zł
Wynik przed podatkiem 39 622 zł 65 568 zł 7 026 zł
Próg rentowności 37 dzieci (74%) 53 dzieci (71%) 47 dzieci (94%)

Wynik przy niepełnym obłożeniu:

Obłożenie Kraków, 50 dzieci Kraków, 75 dzieci Barcin, 50 dzieci
90% 25 240 zł 45 432 zł −2 429 zł
80% 10 858 zł 22 421 zł −11 884 zł
70% −3 525 zł −591 zł −21 339 zł

Wniosek: koszty są w większości stałe. Pierwsze ok. 70–75% miejsc pokrywa koszty, a zysk powstaje dopiero na ostatnich. Jedno wolne miejsce w Krakowie to w modelu 2 876 zł mniej co miesiąc, czyli ok. 34,5 tys. zł rocznie.

Jak stawka dotacji przesuwa próg rentowności

Weźmy koszty z modelu krakowskiego (50 miejsc, 104 200 zł miesięcznie) i czesne 900 zł. Zmieniamy tylko stawkę dotacji:

Gmina Przychód na dziecko Próg rentowności
Warszawa 3 089 zł 34 dzieci (68%)
Kraków 2 876 zł 37 dzieci (74%)
Wrocław 2 823 zł 37 dzieci (74%)
Poznań 2 696 zł 39 dzieci (78%)
Gdańsk 2 596 zł 41 dzieci (82%)
Łódź 2 548 zł 41 dzieci (82%)
Lublin 2 504 zł 42 dzieci (84%)
Bydgoszcz 2 387 zł 44 dzieci (88%)

Najem i płace różnią się między miastami, więc tabela pokazuje tylko wpływ dotacji. Przy stawce jak w Pleszewie (970 zł) i tych kosztach przedszkole nie osiągnęłoby progu nawet przy komplecie dzieci. Potrzebne byłyby niższe koszty, wyższe czesne albo konkurs na 100% dotacji.

Żłobek na 30 miejsc: przykładowy wynik

Założenia: Wrocław, 30 dzieci, otwarte do 10 godzin dziennie. Dyrektor 7 500 zł, 5 opiekunów po 5 000 zł, pół etatu pielęgniarki (6 000 zł za pełny etat), 1 etat obsługi po 4 900 zł. Lokal 220 m² po 50 zł/m². Opłata za pobyt 2 600 zł, którą pokrywają: ZUS 1 500 zł, dotacja miasta 400 zł i rodzic 700 zł. Po odjęciu dotacji gminy rodzic ponosi 2 200 zł, czyli równo limit.

Pozycja (miesięcznie) Kwota
Opłaty za pobyt (30 × 2 600 zł) 78 000 zł
Wynagrodzenia brutto + ZUS pracodawcy 48 674 zł
Najem i media 13 200 zł
Materiały, księgowość, ubezpieczenie, oprogramowanie, marketing 4 683 zł
Rezerwa i spłata inwestycji 4 000 zł
Koszty razem 70 557 zł
Wynik przy 30 dzieciach 7 443 zł
Wynik przy 27 dzieciach (90%) −357 zł
Próg rentowności 28 dzieci (93%)

Co zmienia wynik:

  • Gmina bez dotacji. Opłata spada do 2 200 zł, przychód do 66 000 zł, a żłobek traci ok. 4,6 tys. zł miesięcznie.
  • Od 1.01.2027 r. pielęgniarka lub położna będzie wymagana dopiero powyżej 32 dzieci. Bez tego etatu wynik przy komplecie rośnie do ok. 11 tys. zł.
  • Aktywny Maluch. Jeśli miejsca powstały w programie, dofinansowanie funkcjonowania (do ok. 837 zł × 30 miejsc) może przez 36 miesięcy dodać do ok. 25 tys. zł miesięcznie.

Ile zarabia właściciel i co może wypłacić

Dochód właściciela, który sam kieruje placówką, składa się z dwóch części: wynagrodzenia dyrektora i nadwyżki. W krakowskim modelu na 50 dzieci przy 90% obłożenia to 9 000 zł brutto pensji plus ok. 25 tys. zł nadwyżki przed podatkiem.

Trzy zasady ograniczają, ile z tego można wypłacić:

  • Dotacja jest celowa. Wolno ją wydać tylko na wydatki bieżące placówki, w tym wynagrodzenia, oraz na określone środki trwałe (art. 35). Nie można jej wypłacić jako zysku.
  • Limit wynagrodzeń. Z dotacji 75% można pokryć wynagrodzenie jednej osoby (w przeliczeniu na pełny etat) najwyżej do 150% rocznego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego. W 2026 r. to ok. 185,4 tys. zł rocznie, czyli ok. 15 450 zł miesięcznie. Wynagrodzenie właściciela można z niej pokryć tylko wtedy, gdy faktycznie pełni funkcję dyrektora.
  • Nadwyżkę dotacji trzeba wydać lub zwrócić. W modelu na 75 dzieci przy komplecie dotacja przewyższa koszty bieżące o ok. 5 tys. zł miesięcznie. Te pieniądze trzeba przeznaczyć na cele z art. 35 (np. podwyżki, wyposażenie) albo zwrócić z odsetkami (art. 252 ustawy o finansach publicznych).

W praktyce zysk do wypłaty pochodzi więc z czesnego i opłat dodatkowych, a dotacja pokrywa koszty. Dotacja jest zwolniona z PIT, ale wydatki z niej sfinansowane nie są kosztem podatkowym. Właściciel na działalności gospodarczej płaci też własne składki ZUS (w 2026 r. 1 926,76 zł z chorobowym) i składkę zdrowotną. Formę opodatkowania warto ustalić z księgowym przed otwarciem.

Biznesplan przedszkola: checklista

  • Gmina i stawka: PKD z BIP, ostatnie aktualizacje i to, czy gmina ogłasza konkurs na 100% dotacji.
  • Termin dotacji: informację o planowanej liczbie dzieci trzeba złożyć w gminie do 30 września roku poprzedzającego (art. 33). Po terminie dotacja w kolejnym roku zależy od zgody gminy na odstąpienie od niego.
  • Popyt: dzieci w wieku 3–6 lat w okolicy, wolne miejsca w przedszkolach publicznych.
  • Lokal: wymagania sanepidu i straży pożarnej, koszt adaptacji, długość umowy najmu.
  • Kadra: kwalifikacje, stawki rynkowe, zastępstwa na urlopy i zwolnienia lekarskie.
  • Cennik: czesne, zajęcia dodatkowe, zasady zwrotu za wyżywienie przy nieobecności.
  • Budżet na 3 lata: wynik przy 70%, 80% i 90% obłożenia oraz okres rozruchu bez pełnej grupy.
  • Rezerwa gotówki: na kilka miesięcy kosztów przed pierwszą dotacją.
  • Rozliczenie dotacji: dokumentacja wydatków, ewidencja obecności, gotowość do kontroli.
  • Forma prawna i podatki: działalność gospodarcza, spółka lub fundacja – decyzja z księgowym.

Czy opłaca się otworzyć przedszkole? Ryzyka

Może się opłacać, jeśli placówka szybko zapełnia ponad 75% miejsc, a gmina ma wysoką stawkę. Przed decyzją warto jednak policzyć ryzyka:

  • Demografia. Według GUS w 2025 r. urodziło się 238 264 dzieci, o 33% mniej niż w 2020 r. (355 309). W roku szkolnym 2025/2026 do przedszkoli chodziło 1 123 602 dzieci wobec 1 188 544 rok wcześniej, a liczba przedszkoli się nie zmieniła (13 962).
  • Zmienność dotacji. PKD zależy od wydatków gminy na własne przedszkola i zmienia się nawet w trakcie roku. Od stycznia 2025 r. do stycznia 2026 r. wzrosła np. o 19,7% w Warszawie i o 8,4% w Łodzi. Spadek po aktualizacji także jest możliwy.
  • Płace. Minimalne wynagrodzenie rośnie od 2027 r. W modelu Barcina to ok. 600 zł więcej kosztów miesięcznie.
  • Rotacja kadry. Odejście nauczyciela to rekrutacja, zastępstwa i ryzyko utraty dzieci.
  • Kontrola dotacji. Gmina może skontrolować pobranie i wykorzystanie dotacji, w tym zgłaszaną liczbę dzieci (art. 36). Wydatki niezgodne z celem trzeba zwrócić z odsetkami.
  • Sezonowość. Sześciolatki odchodzą do szkoły, a nowe dzieci przychodzą zwykle we wrześniu, więc lato i wrzesień potrafią obniżyć obłożenie.

Najczęściej zadawane pytania

Ile zarabia właściciel przedszkola niepublicznego?

W naszym przykładzie właściciel-dyrektor przedszkola na 50 dzieci w Krakowie przy 90% obłożenia ma 9 000 zł brutto pensji i ok. 25 tys. zł miesięcznej nadwyżki przed podatkiem. W małej gminie z niską dotacją ta sama placówka przy 90–100% obłożenia ma wynik od ok. −2 do +7 tys. zł.

Ile dzieci potrzeba, żeby przedszkole było rentowne?

W modelu przedszkole na 50 miejsc w dużym mieście potrzebuje 34–44 dzieci, czyli 68–88% obłożenia, w zależności od stawki dotacji. W gminie ze stawką ok. 1 300 zł potrzeba ponad 90% miejsc.

Ile zarabia właściciel żłobka?

Żłobek na 30 miejsc ma w naszym modelu wynik od straty do ok. 7–11 tys. zł miesięcznie przy komplecie dzieci. Decydują dotacja gminy, limit 2 200 zł dla „Aktywnie w żłobku” i ewentualne dofinansowanie z programu Aktywny Maluch.

Czy „Aktywnie w żłobku” to dodatkowy przychód żłobka?

Nie. Świadczenie do 1 500 zł pokrywa część opłaty za pobyt, którą inaczej zapłaciłby rodzic. ZUS przelewa je żłobkowi, ale nie zwiększa ono przychodu ponad cennik.

Czy z dotacji można wypłacić sobie zysk?

Nie. Dotację wolno wydać tylko na cele z art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Z dotacji można sfinansować wynagrodzenie właściciela, jeśli faktycznie jest dyrektorem, w granicach limitu. Zysk do wypłaty pochodzi z czesnego i opłat dodatkowych.

Od kiedy nowe przedszkole dostanie dotację?

Gdy informację o planowanej liczbie dzieci złożą Państwo do 30 września, dotacja może być wypłacana od stycznia kolejnego roku. Po tym terminie potrzebna jest zgoda gminy na odstąpienie od niego, a bez niej dotacja ruszy rok później. Dlatego biznesplan powinien zakładać kilka miesięcy finansowania z własnych środków.

Wszystkie wyliczenia w artykule są przykładowe i opierają się na założeniach opisanych w tekście oraz stawkach z BIP według stanu na 31.10.2026 r. Nie stanowią porady finansowej, podatkowej ani prawnej. Przed decyzją o inwestycji warto skonsultować biznesplan z księgowym i sprawdzić aktualne stawki w swojej gminie.

Jak może pomóc Kidogo

Kidogo nie wylicza dotacji, ale porządkuje dane, od których zależy wynik placówki:

  • Obecności i rozliczenia. Lista obecności i płatności online pozwalają naliczać opłaty za wyżywienie według rzeczywistej obecności i śledzić wpłaty rodziców.
  • Obłożenie i należności. Raporty pokazują frekwencję, przychody, zaległości oraz statystyki zapisów i wolnych miejsc. Łatwiej porównać obłożenie z progiem rentowności z biznesplanu i przygotować zestawienia obecności do rozliczeń oraz kontroli.
  • Czas administracji. Kalkulator „Ile zaoszczędzisz?” w cenniku pokazuje, ile godzin pracy biura można odzyskać po automatyzacji rozliczeń i komunikacji.
  • Koszt. Do 20 dzieci za darmo, potem od 149 zł netto miesięcznie, a pierwsze 6 miesięcy bez opłat.
  • Finansowanie z dotacji. Wiele placówek opłaca subskrypcję Kidogo z dotacji oświatowej lub z innych programów publicznych, bo oprogramowanie do prowadzenia placówki to wydatek bieżący związany z jej działalnością. Zakres wydatków kwalifikowanych zależy od ustawy i uchwały gminy, dlatego warto go sprawdzić przed rozliczeniem. Więcej o finansowaniu w cenniku.

Informacje dla poszczególnych miast są na stronie System dla przedszkoli i żłobków. Jeśli planują Państwo żłobek, przyda się też poradnik Jak otworzyć żłobek w 2026.

Źródła