Ostatnia aktualizacja: 04.11.2026

Krótka odpowiedź: w przedszkolu niepublicznym opłaty ustalasz w umowie z rodzicem i w regulaminie opłat, który jest wzorcem umowy (art. 384 Kodeksu cywilnego). Rodzic musi go dostać przed podpisaniem. Zapis sprzeczny z dobrymi obyczajami, który rażąco narusza interes rodzica, go nie wiąże (art. 385¹ KC). Czyli: jasne czesne, wyżywienie tylko za dni obecności, odsetki ustawowe, miesięczne wypowiedzenie i podwyżki tylko z ważnych przyczyn. Przedszkole z pełną dotacją (art. 17 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych) nie pobiera wyższych opłat niż gmina.

Okładka wzoru regulaminu opłat i umowy z rodzicami – PDF Kidogo

Pobierz bezpłatnie wzór regulaminu opłat i umowy (PDF) – bez zakładania konta i bez podawania maila.

Prowadzisz przedszkole niepubliczne albo właśnie je otwierasz? Ten tekst jest dla Ciebie. Dostajesz pełny wzór regulaminu opłat, kluczowe zapisy umowy z rodzicami, listę zapisów, które UOKiK kwestionuje, i krótki rozdział o żłobku i klubie dziecięcym. Wszystko z podstawą prawną.

Czym różni się statut, regulamin opłat i umowa z rodzicami?

Statut mówi, jak działa przedszkole. Umowa mówi, co obiecujesz konkretnemu rodzicowi. Regulamin opłat mówi, ile, kiedy i za co rodzic płaci.

Statut nadajesz jako osoba prowadząca (art. 172 ust. 1 Prawa oświatowego). Opisuje m.in. organizację placówki, prawa i obowiązki, zasady przyjęć i sposób zdobywania pieniędzy na działalność (art. 172 ust. 2 pkt 6). Cen w nim nie wpisuj. Każda podwyżka wymagałaby wtedy zmiany statutu.

Umowę zawierasz z rodzicem, który jest konsumentem. UOKiK w raporcie z kontroli przedszkoli niepublicznych przypomina, że do takiej umowy stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. To umowa wzajemna: Ty uczysz, wychowujesz i opiekujesz się dzieckiem, rodzic płaci.

Regulamin opłat jest wzorcem umowy. Kodeks cywilny wymienia regulamin wprost obok ogólnych warunków i wzoru umowy (art. 384 § 1). Wiąże rodzica tylko wtedy, gdy dostał go przed zawarciem umowy.

Dokument Kto go ustala Co zawiera Czy rodzic musi go dostać
DokumentStatut Kto go ustalaOsoba prowadząca (art. 172 Prawa oświatowego) Co zawieraOrganizacja, organy, przyjęcia, źródła finansowania Czy rodzic musi go dostaćUdostępnij go, np. na stronie
DokumentUmowa z rodzicami Kto go ustalaObie strony, podpis rodzica Co zawieraStrony, okres, wysokość opłat, wypowiedzenie Czy rodzic musi go dostaćTak, jeden egzemplarz dla rodzica
DokumentRegulamin opłat Kto go ustalaOsoba prowadząca jako wzorzec Co zawieraRodzaje opłat, terminy, zwroty, odsetki, zmiany Czy rodzic musi go dostaćTak, przed podpisaniem umowy (art. 384 KC)
DokumentKlauzula RODO Kto go ustalaAdministrator danych Co zawieraKto, po co i jak długo przetwarza dane Czy rodzic musi go dostaćTak, przy zbieraniu danych (art. 13 RODO)

Zakładasz placówkę od zera? Kolejność dokumentów i wpis do ewidencji opisaliśmy w poradniku o tym, jak założyć przedszkole niepubliczne.

Czy przedszkole niepubliczne może ustalać opłaty dowolnie?

Prawie. Sam ustalasz czesne, wpisowe i stawkę żywieniową. Wyjątek dotyczy przedszkola, które bierze pełną dotację z gminy.

Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych zna dwa warianty. Pierwszy to dotacja równa podstawowej kwocie dotacji dla przedszkoli (art. 17 ust. 1). Dostajesz ją tylko przy spełnieniu warunków. Bezpłatne godziny nie mogą być krótsze niż w przedszkolach gminnych (pkt 1). Opłaty nie mogą być wyższe niż ustalone przez radę gminy (pkt 2). Do tego dochodzą m.in. zasady rekrutacji jak w przedszkolach publicznych (pkt 6).

Takie przedszkole nie może pobierać innych opłat niż ustawowe (art. 52 ust. 13). Czyli: opłata za godziny ponad czas bezpłatny według stawki gminy i opłata za wyżywienie. Czesne i wpisowe odpadają. Dziś stawka godzinowa to najwyżej 1,44 zł za rozpoczętą godzinę. Gmina może ustalić niższą.

Drugi wariant to dotacja w wysokości 75% podstawowej kwoty (art. 17 ust. 3). Tu ustawa nie ogranicza wysokości opłat. Granice wyznacza Kodeks cywilny i prawo konsumenckie.

Ważne: jeśli korzystasz z dotacji z art. 17 ust. 1, regulamin opłat musi powtarzać stawki z uchwały Twojej gminy. Wpisowe, „opłata organizacyjna” czy czesne w takim przedszkolu łamią art. 52 ust. 13 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Które zapisy w regulaminie opłat UOKiK uznaje za ryzykowne?

Te, które przerzucają ryzyko na rodzica. UOKiK sprawdził wzorce 200 przedszkoli niepublicznych. Zastrzeżenia miał w 163 z nich, czyli w 82%. Zakwestionował łącznie 474 postanowienia.

Najwięcej, bo 127, dawało przedszkolu prawo do jednostronnego rozwiązania umowy. Raport jest z 2008 r. Przepisy, na których się opiera, czyli art. 385¹ i 385³ KC, obowiązują w tym samym brzmieniu. Ocena UOKiK nie jest wyrokiem. Zakaz stosowania wynika z decyzji Prezesa UOKiK albo wyroku sądu.

Wyobraź sobie wrzesień. Rodzic czyta umowę przy biurku i pyta: „A jeśli się przeprowadzimy w listopadzie?”. Dobra umowa ma na to prostą odpowiedź. Zła odsyła do „decyzji dyrektora”.

Zapis, który się powtarza Dlaczego jest ryzykowny Bezpieczniejsza wersja
Zapis, który się powtarza„Czesne może się zmienić w miarę potrzeb” Dlaczego jest ryzykownyZmiana bez ważnej przyczyny i podwyżka bez prawa odstąpienia (art. 385³ pkt 10 i 20 KC) Bezpieczniejsza wersjaLista ważnych przyczyn, wyprzedzenie, prawo wypowiedzenia
Zapis, który się powtarzaPodwyżka ogłoszona na tablicy Dlaczego jest ryzykownyNowy wzorzec trzeba doręczyć (art. 384¹ KC) Bezpieczniejsza wersjaDoręczenie na piśmie lub mailem z plikiem
Zapis, który się powtarzaSkreślenie z listy po 7 dniach zaległości Dlaczego jest ryzykownyRozwiązanie bez wezwania i dodatkowego terminu Bezpieczniejsza wersjaPisemne wezwanie i dodatkowy termin, potem wypowiedzenie
Zapis, który się powtarzaWypowiedzenie tylko do końca roku Dlaczego jest ryzykownyOgranicza prawo rodzica do zakończenia umowy (art. 385³ pkt 14 KC) Bezpieczniejsza wersjaMiesiąc, na koniec miesiąca kalendarzowego
Zapis, który się powtarza„Wpisowe nie podlega zwrotowi” bez wyjątków Dlaczego jest ryzykownyBrak zwrotu także z winy przedszkola (art. 385³ pkt 12 KC) Bezpieczniejsza wersjaZwrot części, gdy umowa kończy się z Twojej winy
Zapis, który się powtarzaOdsetki 1% dziennie Dlaczego jest ryzykownyPrzekracza odsetki maksymalne (art. 481 § 2¹ KC) Bezpieczniejsza wersjaOdsetki ustawowe za opóźnienie
Zapis, który się powtarzaZgoda na wizerunek w umowie Dlaczego jest ryzykownyWiąże umowę z inną sprawą (art. 385³ pkt 7 KC) Bezpieczniejsza wersjaOsobny, dobrowolny formularz zgody
Zapis, który się powtarza„Przedszkole nie odpowiada za…” Dlaczego jest ryzykownyOgranicza odpowiedzialność (art. 385³ pkt 2 KC) Bezpieczniejsza wersjaBrak takiego zapisu

Zasady przy nieobecności dziecka, czyli kiedy zwracać wyżywienie, a kiedy czesne zostaje, rozpisaliśmy osobno. Zajrzyj do tekstu o tym, jak rozliczać czesne i wyżywienie przy nieobecności.

Czy możesz zmienić opłaty w trakcie roku?

Możesz, ale nie ogłoszeniem na drzwiach. Kodeks cywilny pozwala zmienić wzorzec w trakcie umowy o charakterze ciągłym. Nowy regulamin wiąże rodzica, jeśli go dostał i nie wypowiedział umowy w najbliższym terminie (art. 384¹ KC).

UOKiK pisze o tym wprost w raporcie z kontroli przedszkoli niepublicznych:

„Samo zamieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń nie stanowi wypełnienia tego obowiązku.”
– UOKiK, Raport z kontroli wzorców umownych stosowanych przez przedszkola niepubliczne, 2008

Druga rzecz to powód. Umowa musi wskazywać ważne przyczyny zmiany (art. 385³ pkt 10 KC). Rodzic musi też móc odejść, zanim podwyżka zacznie obowiązywać (pkt 20). Ogólne „wzrost kosztów” to za mało. Lepiej: zmiana płacy minimalnej, wzrost stawki cateringu o określony procent, zmiana uchwały gminy.

Scena z życia. Firma cateringowa podnosi cenę obiadu od lutego. Wysyłasz rodzicom nowy regulamin 1 grudnia. Rodzic, który się nie zgadza, wypowiada umowę na koniec grudnia. Pozostali od lutego płacą nową stawkę. Jasne? Tak. Bezpieczne? Też.

Jak wprowadzić regulamin opłat krok po kroku?

Sześć kroków, od sprawdzenia dotacji do pierwszego rachunku.

Krok 1. Sprawdź swój wariant dotacji

Dotacja z art. 17 ust. 1 oznacza stawki gminy i zakaz innych opłat. Dotacja z art. 17 ust. 3 zostawia Ci swobodę. Zapisz wariant na pierwszej stronie regulaminu.

Krok 2. Spisz wszystkie opłaty w jednym miejscu

Czesne, wpisowe, wyżywienie, zajęcia dodatkowe, godziny ponad umówiony czas. Przy każdej podaj kwotę, okres i to, od czego zależy. Rodzic powinien policzyć rachunek sam.

Krok 3. Przekaż regulamin przed podpisaniem umowy

Wzorzec wiąże, jeśli rodzic go dostał przed zawarciem umowy (art. 384 § 1 KC). Wersję elektroniczną udostępnij tak, żeby rodzic mógł ją zapisać i otworzyć później (art. 384 § 4). PDF w mailu spełnia ten warunek.

Krok 4. Podpisz umowę, która odsyła do regulaminu

W umowie wpisz kwoty i wskaż wersję regulaminu, np. „Regulamin opłat z 1.09.2026”. Gdy treść umowy i regulaminu się różnią, wiąże umowa (art. 385 § 1 KC).

Krok 5. Zmieniaj opłaty tylko z wyprzedzeniem

Nowy regulamin doręcz każdemu rodzicowi. Daj mu czas na wypowiedzenie przed wejściem zmiany (art. 384¹ KC). Zachowaj potwierdzenie wysyłki.

Krok 6. Ustaw naliczanie tak, jak mówi regulamin

Stawki, terminy i zasady odliczeń w programie muszą być takie same jak na papierze. Inaczej rachunek zaprzeczy umowie, a spór wygra rodzic.

Przykład: założenia (kwoty przykładowe): czesne 1100 zł miesięcznie, wyżywienie 17 zł dziennie, angielski 80 zł miesięcznie. Listopad 2026 r. ma 19 dni pracy przedszkola, dziecko było nieobecne 3 dni, każdą nieobecność zgłoszono na czas. Rachunek: 1100 zł + 16 × 17 zł (272 zł) + 80 zł = 1452 zł. Rodzic płaci 20 dni po terminie. Odsetki ustawowe za opóźnienie: 1452 zł × 9,25% × 20/365 = 7,36 zł.

Wzór regulaminu opłat w przedszkolu niepublicznym

Poniżej pełny tekst do skopiowania. Uzupełnij pola w nawiasach. Ten sam tekst znajdziesz w pliku PDF.

Okładka wzoru regulaminu opłat i umowy z rodzicami – PDF Kidogo

Pobierz wzór regulaminu opłat i umowy (PDF)

REGULAMIN OPŁAT [nazwa przedszkola]

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa rodzaje, wysokość i terminy opłat za korzystanie z [nazwa przedszkola], prowadzonego przez osoba prowadząca, adres, NIP.
  2. Regulamin jest wzorcem umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego. Rodzic otrzymuje go przed zawarciem umowy o świadczenie usług przedszkolnych („Umowa”).
  3. W razie sprzeczności między Umową a Regulaminem stosuje się Umowę.
  4. Przedszkole otrzymuje dotację z budżetu gminy na podstawie art. 17 ust. [1 albo 3] ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

§ 2. Rodzaje opłat

  1. Rodzic ponosi następujące opłaty: 1) opłatę stałą (czesne) w wysokości [kwota] zł miesięcznie; 2) opłatę za wyżywienie w wysokości [kwota] zł za każdy dzień, w którym dziecko korzysta z posiłków; 3) opłatę za zajęcia dodatkowe wybrane przez Rodzica, zgodnie z cennikiem stanowiącym załącznik nr 1; 4) wpisowe w wysokości [kwota] zł, płatne jednorazowo przy zawarciu Umowy.
  2. Przedszkole nie pobiera opłat innych niż wymienione w ust. 1.
  3. Wariant dla przedszkola z dotacją z art. 17 ust. 1 (usuń, jeśli nie dotyczy): Przedszkole pobiera wyłącznie opłatę za korzystanie z wychowania przedszkolnego w czasie przekraczającym [liczba] godzin bezpłatnych dziennie, w wysokości nie wyższej niż ustalona przez Radę Gminy [nazwa] w uchwale nr [numer], oraz opłatę za wyżywienie. Ust. 1 pkt 1 i 4 nie stosuje się.

§ 3. Terminy i sposób płatności

  1. Opłaty za dany miesiąc są płatne z góry do [dzień] dnia tego miesiąca.
  2. Opłatę za wyżywienie nalicza się według liczby dni w danym miesiącu, w których Przedszkole jest czynne. Odliczenia za nieobecności rozlicza się w rachunku za następny miesiąc.
  3. Płatności dokonuje się przelewem na rachunek nr [numer] albo online, w systemie udostępnionym przez Przedszkole.
  4. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku Przedszkola.

§ 4. Nieobecność dziecka

  1. Rodzic zgłasza nieobecność dziecka [w aplikacji, telefonicznie lub e-mailem] do godziny [godzina] danego dnia.
  2. Za dzień nieobecności zgłoszonej zgodnie z ust. 1 opłaty za wyżywienie nie pobiera się. Za nieobecność zgłoszoną później opłaty nie pobiera się od następnego dnia nieobecności.
  3. Nieobecność dziecka nie zmienia wysokości opłaty stałej, z zastrzeżeniem § 5.

§ 5. Okresy, w których Przedszkole jest nieczynne

  1. Za okres, w którym Przedszkole jest nieczynne, w szczególności w czasie przerwy wakacyjnej albo zamknięcia z przyczyn leżących po stronie Przedszkola lub na podstawie decyzji organu, opłaty stałej nie pobiera się.
  2. Opłatę stałą za niepełny miesiąc pracy Przedszkola oblicza się proporcjonalnie do liczby dni, w których Przedszkole było czynne.

§ 6. Opóźnienie w płatności

  1. Za opóźnienie w zapłacie Przedszkole może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.
  2. Jeżeli opóźnienie przekracza [liczba] dni, Przedszkole wzywa Rodzica na piśmie lub e-mailem do zapłaty w terminie nie krótszym niż 14 dni.
  3. Po bezskutecznym upływie terminu z ust. 2 Przedszkole może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w Umowie.

§ 7. Wpisowe

  1. Wpisowe pokrywa koszty przyjęcia dziecka i przygotowania miejsca.
  2. Jeżeli Umowa wygasa lub zostaje rozwiązana z przyczyn leżących po stronie Przedszkola, Przedszkole zwraca wpisowe w części proporcjonalnej do niewykorzystanego okresu Umowy, w terminie 14 dni.

§ 8. Zwrot nadpłat

  1. Nadpłatę zalicza się na poczet opłat za kolejny miesiąc.
  2. Po rozwiązaniu Umowy nadpłatę zwraca się na rachunek wskazany przez Rodzica w terminie 14 dni.

§ 9. Zmiana Regulaminu i wysokości opłat

  1. Przedszkole może zmienić Regulamin lub wysokość opłat wyłącznie z następujących ważnych przyczyn: 1) zmiana przepisów prawa lub uchwały rady gminy wpływająca na opłaty; 2) zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę; 3) wzrost cen usług lub produktów, z których korzysta Przedszkole, w szczególności cateringu lub mediów, o co najmniej [procent]%; 4) zmiana zakresu usług na wniosek Rodzica.
  2. Przedszkole doręcza Rodzicowi nowy Regulamin na piśmie lub e-mailem, w formie pliku, co najmniej [liczba, np. 30] dni przed dniem wejścia zmian w życie.
  3. Rodzic, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie. Do tego dnia obowiązują dotychczasowe opłaty.

§ 10. Reklamacje i postanowienia końcowe

  1. Rodzic może złożyć reklamację rachunku [e-mailem na adres / na piśmie]. Przedszkole odpowiada w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
  2. Regulamin obowiązuje od [data].

Kidogo w praktyce: gdy stawki z regulaminu ustawisz raz w płatnościach online Kidogo, system sam nalicza opłaty na podstawie obecności. Czesne, posiłki i zajęcia dodatkowe trafiają na jeden rachunek, rodzic płaci online, a przy braku wpłaty dostaje automatyczne przypomnienie. Pierwsze 6 miesięcy jest bezpłatne, a do 20 dzieci płacisz 0 zł.

Wzór umowy z rodzicami – kluczowe zapisy

Pełna umowa zależy od Twojej placówki. Te zapisy powinny w niej być zawsze. Szczegóły opłat umowa zostawia regulaminowi.

§ 1. Strony i przedmiot umowy. Umowa zostaje zawarta między [osoba prowadząca] a [imię i nazwisko Rodzica, adres]. Przedszkole zapewnia dziecku [imię i nazwisko, data urodzenia] wychowanie przedszkolne zgodnie z podstawą programową i statutem Przedszkola, w godzinach [godziny], w dni robocze od poniedziałku do piątku.

§ 2. Okres umowy. Umowa zostaje zawarta na okres od [data] do [data]. [Albo: na czas nieokreślony.]

§ 3. Opłaty. Rodzic ponosi opłaty określone w Regulaminie opłat z dnia [data], który otrzymał przed podpisaniem Umowy. Opłata stała wynosi [kwota] zł miesięcznie, a opłata za wyżywienie [kwota] zł za dzień.

§ 4. Obowiązki Przedszkola. Przedszkole sprawuje opiekę nad dzieckiem z należytą starannością, zapewnia wykwalifikowaną kadrę oraz informuje Rodzica o postępach i sprawach dziecka.

§ 5. Obowiązki Rodzica. Rodzic terminowo wnosi opłaty, przyprowadza i odbiera dziecko osobiście lub przez osoby upoważnione na piśmie i informuje Przedszkole o sprawach zdrowotnych dziecka istotnych dla opieki.

§ 6. Wypowiedzenie. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Przedszkole może wypowiedzieć Umowę wyłącznie z ważnych przyczyn wskazanych w Umowie lub Regulaminie opłat, po uprzednim pisemnym wezwaniu Rodzica.

§ 7. Rozwiązanie bez wypowiedzenia. Rodzic może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Umowy przez Przedszkole. Wówczas Przedszkole zwraca opłatę za niewykorzystaną część miesiąca.

§ 8. Dane osobowe. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych Rodzic otrzymuje w klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik do Umowy. Zgoda na publikację wizerunku dziecka jest dobrowolna, wyrażana w osobnym formularzu i nie jest warunkiem zawarcia Umowy.

§ 9. Postanowienia końcowe. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Uwaga: wzory to punkt wyjścia, a nie gotowa opinia prawna. Każda placówka ma inne godziny, dotację i usługi. Zanim dasz dokumenty rodzicom, skonsultuj je z prawnikiem.

Czy rodzic może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni?

To zależy, gdzie i jak podpisaliście umowę. Prawo do odstąpienia w 14 dni bez podania przyczyny dotyczy umów zawartych na odległość albo poza lokalem przedsiębiorstwa (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Umowa podpisana w przedszkolu takiego prawa nie daje.

Jest jednak haczyk. Ustawy o prawach konsumenta nie stosuje się do umów dotyczących opieki nad dziećmi, z wyjątkiem art. 7a o reklamacjach (art. 3 ust. 1 pkt 1). Przy żłobku i klubie dziecięcym to dość jasne. Przy przedszkolu, które także uczy i wychowuje, przepis nie przesądza sprawy. Nie znaleźliśmy oficjalnego stanowiska.

Co z tego wynika dla Ciebie? Podpisujesz umowę online, mailem albo przez aplikację? Najbezpieczniej daj rodzicowi 14 dni na odstąpienie i powiedz mu o tym w umowie. Ustawa wymaga też potwierdzenia umowy na trwałym nośniku (art. 21 ust. 1). Dziecko zaczyna chodzić przed upływem 14 dni? Poproś rodzica o wyraźne żądanie na piśmie lub mailem (art. 21 ust. 2). Wtedy po odstąpieniu płaci tylko za dni, w których usługa była już wykonywana (art. 35).

Wskazówka: art. 7a ustawy o prawach konsumenta działa także przy opiece nad dziećmi. Na reklamację rodzica odpowiadasz w 14 dni na papierze lub innym trwałym nośniku. Jeśli nie odpowiesz w terminie, uznaje się, że reklamację uwzględniłeś.

Co musi zawierać klauzula RODO dla rodziców?

Klauzula informacyjna mówi rodzicowi, kto i po co przetwarza dane jego i dziecka. Dajesz ją w chwili zbierania danych (art. 13 RODO).

Minimum, które wymienia art. 13 ust. 1 i 2:

  • nazwa i dane kontaktowe administratora, czyli osoby prowadzącej przedszkole;
  • kontakt do inspektora ochrony danych, jeśli go powołałeś;
  • cele i podstawa prawna, np. wykonanie umowy, obowiązki z Prawa oświatowego, rozliczenia;
  • odbiorcy danych, np. biuro rachunkowe, catering, dostawca systemu;
  • okres przechowywania albo kryteria jego ustalenia;
  • prawa rodzica: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie;
  • prawo do skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
  • informacja, czy podanie danych jest wymogiem umownym lub ustawowym i co grozi, gdy ich zabraknie.

Dane o zdrowiu i diecie dziecka to szczególna kategoria danych (art. 9 RODO). Zbieraj tylko to, czego naprawdę potrzebujesz do opieki. Wizerunek trzymaj poza umową. UOKiK zakwestionował zapisy, w których zgoda na wizerunek była warunkiem przyjęcia dziecka. Bezpieczne kanały kontaktu z rodzicami opisaliśmy w tekście o tym, czy WhatsApp i Messenger w przedszkolu są zgodne z RODO.

Czym różnią się opłaty w żłobku i klubie dziecięcym?

Podstawa jest inna, logika podobna. W żłobku i klubie dziecięcym rodzic płaci za pobyt i za wyżywienie (art. 23 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3). Jeśli placówkę prowadzi podmiot inny niż samorząd, wysokość opłat ustala ten podmiot (art. 58 ust. 2). Umowa z rodzicem to nadal umowa z konsumentem, więc art. 385¹ KC działa tak samo.

Cztery różnice warto wpisać do regulaminu:

  1. Wymiar opieki to do 10 godzin dziennie. Dłuższy pobyt jest możliwy w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek rodzica i za dodatkową opłatą (art. 12 ust. 2 i 3). Tę opłatę opisz osobno.
  2. Świadczenie „aktywnie w żłobku” wypłaca ZUS na konto placówki. Masz obowiązek obniżyć opłatę rodzica za pobyt o otrzymaną kwotę (art. 25a ust. 1). Jeśli tego nie zrobisz, oddajesz świadczenie (art. 25a ust. 2). Wynosi ono do 1500 zł miesięcznie, a na dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności do 1900 zł. Nie obejmuje wyżywienia. Przysługuje, gdy opłata nie przekracza limitu kosztów: od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. to 2200 zł.
  3. Regulamin organizacyjny nadaje dyrektor żłobka albo osoba kierująca klubem (art. 21 ust. 1). To nie jest regulamin opłat. Godziny pracy ustalasz w regulaminie organizacyjnym, biorąc pod uwagę opinię rodziców (art. 12 ust. 1).
  4. Ustawa o prawach konsumenta wyłącza umowy dotyczące opieki nad dziećmi (art. 3 ust. 1 pkt 1). Ustawowego prawa do odstąpienia w 14 dni tu więc nie ma. Obowiązuje tylko termin 14 dni na odpowiedź na reklamację.

Nowelizacja ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (Dz.U. 2026 poz. 1123) zmienia część zasad od 2028 r. Opłatę za wyżywienie ustali wtedy dyrektor żłobka albo osoba kierująca klubem w porozumieniu z podmiotem prowadzącym. Wymogi przy otwieraniu żłobka zebraliśmy w tekście o tym, jak otworzyć żłobek w 2026 r..

Mity o regulaminie opłat

Te przekonania słyszymy od dyrektorów najczęściej. Każde może Cię kosztować spór z rodzicem.

Mit 1. Rodzic podpisał, więc każdy zapis go wiąże

Nie. Zapis nieuzgodniony indywidualnie nie wiąże konsumenta, jeśli jest sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco narusza jego interesy (art. 385¹ § 1 KC). To Ty musisz udowodnić, że zapis był negocjowany (art. 385¹ § 4).

Mit 2. Wystarczy wywiesić nowy cennik

Nie. Nowy wzorzec trzeba doręczyć, a rodzic ma prawo wypowiedzieć umowę (art. 384¹ KC). UOKiK wprost uznał, że tablica ogłoszeń nie wystarcza.

Mit 3. Wpisowe zawsze przepada

Nie zawsze. Jeśli umowa kończy się z Twojej winy, np. zamykasz grupę, zatrzymanie całego wpisowego jest ryzykowne (art. 385³ pkt 12 KC). Opisz zwrot proporcjonalny.

Mit 4. Za spóźnienie można wpisać karę umowną

Nie. Karę umowną zastrzega się tylko przy zobowiązaniach niepieniężnych (art. 483 § 1 KC). Za spóźnioną płatność należą się odsetki, najwyżej maksymalne (art. 481 § 2¹ KC).

Jak może pomóc Kidogo

Regulamin działa tylko wtedy, gdy rachunki liczą się według niego. Kidogo pomaga to utrzymać:

  • Naliczanie z obecności. Ustawiasz czesne, stawki posiłków i zajęcia dodatkowe raz. System sam nalicza opłaty na podstawie obecności.
  • Jeden rachunek. Czesne, posiłki i zajęcia dodatkowe są na jednym rachunku z wykazem pozycji.
  • Płatności online. Rodzic płaci w aplikacji jednym kliknięciem.
  • Przypomnienia. Przy braku wpłaty system automatycznie wysyła przypomnienie.
  • Ogłoszenia. Nowy regulamin wyślesz rodzicom jako ogłoszenie z załącznikiem i zobaczysz status odczytu. Ogłoszenie nie zastępuje doręczenia, ale ułatwia jego udokumentowanie.

Pierwsze 6 miesięcy jest bezpłatne. Potem do 20 dzieci płacisz 0 zł, do 50 dzieci 149 zł netto miesięcznie, do 100 dzieci 299 zł netto, a powyżej 100 dzieci 299 zł netto plus 1,99 zł netto za każde kolejne dziecko. Szczegóły są w cenniku Kidogo. Jak wyglądają ogłoszenia, zobaczysz na stronie o komunikacji z rodzicami.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przedszkole niepubliczne musi mieć regulamin opłat?

Żaden przepis nie wymaga osobnego dokumentu o tej nazwie. Opłaty możesz opisać w samej umowie. Osobny regulamin opłat jest jednak wygodny: zmieniasz go w jednym miejscu i doręczasz wszystkim rodzicom naraz. Pamiętaj tylko, że jako wzorzec umowy wiąże rodzica dopiero wtedy, gdy dostał go przed podpisaniem umowy (art. 384 KC).

Czy opłaty można wpisać do statutu przedszkola?

Lepiej nie. Statut określa sposób uzyskiwania środków finansowych na działalność (art. 172 ust. 2 pkt 6 Prawa oświatowego), a nie cennik. Gdy kwoty są w statucie, każda podwyżka wymaga jego zmiany. Kwoty trzymaj w umowie i regulaminie opłat, a w statucie wpisz tylko, że placówka utrzymuje się m.in. z opłat rodziców i dotacji.

Jaki okres wypowiedzenia umowy jest bezpieczny?

Miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Taki okres UOKiK uznał za uzasadniony w raporcie z kontroli przedszkoli niepublicznych. Dłuższe okresy, np. do końca roku szkolnego, albo brak prawa wypowiedzenia dla rodzica raport zakwestionował. Ważne, żeby te same zasady obowiązywały obie strony, a przedszkole wypowiadało umowę tylko z ważnych przyczyn.

Jakie odsetki za zaległe czesne może naliczyć przedszkole?

Najbezpieczniej odsetki ustawowe za opóźnienie. To stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2 KC). Od 5 marca 2026 r. wynoszą 9,25% rocznie, a RPP 4 listopada 2026 r. nie zmieniła stóp. Umowa nie może przewidywać więcej niż odsetki maksymalne, czyli dziś 18,5% rocznie.

Czy przedszkole z pełną dotacją może pobierać czesne?

Nie. Przedszkole niepubliczne z dotacją z art. 17 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych pobiera opłaty nie wyższe niż gmina. Nie może też pobierać innych opłat niż ustawowe (art. 52 ust. 13). Zostaje opłata za godziny ponad czas bezpłatny według stawki z uchwały gminy oraz opłata za wyżywienie.

Czy umowę z rodzicem można podpisać online?

Tak. Pamiętaj wtedy o trzech rzeczach. Regulamin wyślij jako plik, który rodzic zapisze (art. 384 § 4 KC). Daj potwierdzenie umowy na trwałym nośniku. Rozważ 14-dniowe prawo odstąpienia, bo nie jest jasne, czy ustawa o prawach konsumenta wyłącza umowy przedszkolne. Jeśli dziecko zaczyna wcześniej, poproś rodzica o wyraźne żądanie na piśmie lub mailem.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień 04.11.2026. Nie jest poradą prawną. Wzory dostosuj do swojej placówki i skonsultuj z prawnikiem.

Źródła