Zaległe opłaty za przedszkole i żłobek – wezwanie, odsetki, BIG

Ostatnia aktualizacja: 07.11.2026

Krótka odpowiedź: gdy rodzic nie zapłaci czesnego w terminie z umowy, od następnego dnia należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie – dziś 9,25% w skali roku (art. 481 Kodeksu cywilnego). Najpierw wyślij przypomnienie, potem pisemne wezwanie do zapłaty z nowym terminem. Gdy to nie działa, zostaje e-sąd albo wpis do biura informacji gospodarczej. Masz na to 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego.

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz przedszkole niepubliczne, żłobek albo klub dziecięcy i na liście wpłat znów widzisz te same nazwiska. Rozumiemy – nikt nie zakładał placówki po to, żeby ścigać rodziców. A jednak jeden zaległy rachunek potrafi zepsuć cały miesiąc. Dostajesz tu kolejność działań, wzór wezwania do zapłaty, przykład wyliczenia odsetek i terminy, których nie warto przegapić.

Kiedy opłata za przedszkole albo żłobek jest zaległa?

Wtedy, gdy minął termin płatności z umowy albo regulaminu opłat. Jeśli w umowie stoi „do 10. dnia miesiąca”, to 11. rodzic jest już w opóźnieniu (art. 476 Kodeksu cywilnego). Nie musisz go wcześniej wzywać. Termin wynika z umowy.

Gorzej, gdy umowa terminu nie podaje. Wtedy świadczenie trzeba spełnić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC). Dlatego termin zapłaty to pierwsza rzecz, którą warto sprawdzić w swoim wzorze umowy. Jak go dobrze zapisać, opisujemy w tekście o regulaminie opłat w przedszkolu niepublicznym.

Ważne: ten artykuł dotyczy placówek niepublicznych i żłobków prowadzonych przez osoby fizyczne, spółki, fundacje czy stowarzyszenia. W przedszkolu publicznym prowadzonym przez gminę opłaty ustala rada gminy w uchwale (art. 52 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Za pobyt w żłobku gminnym rodzice płacą na rzecz gminy (art. 59 ust. 1 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3). Gmina dochodzi tych należności według własnych procedur.

Ile wynoszą odsetki za zaległe czesne?

Jeśli umowa nie mówi nic innego, liczysz odsetki ustawowe za opóźnienie. To stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2 KC). Stopa referencyjna wynosi 3,75% od 5 marca 2026 r. Rada Polityki Pieniężnej nie zmieniła jej na posiedzeniu 4 listopada 2026 r. Daje to 9,25% w skali roku.

Odsetki należą się nawet wtedy, gdy nie poniosłaś żadnej szkody i gdy rodzic spóźnia się bez swojej winy (art. 481 § 1 KC). Możesz też wpisać do umowy odsetki umowne. Uważaj jednak na limit. Nie mogą przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie, czyli dziś 18,5% rocznie (art. 481 § 2¹ KC). Nadwyżka i tak się nie należy.

Przykład: czesne za październik to 1 200 zł, wyżywienie 252 zł. Razem 1 452 zł, termin płatności 10.10. Rodzic płaci 30.10, czyli po 20 dniach opóźnienia. Odsetki: 1 452 zł × 9,25% × 20 / 365 = 7,36 zł. Niewiele? Tak. Dlatego odsetki rzadko są celem. Są sygnałem, że termin w umowie coś znaczy.

Czy mogę doliczyć rodzicowi 40 euro za koszty windykacji?

Nie. Rekompensata 40 euro wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (art. 10 ust. 1). Ta ustawa dotyczy transakcji, w których obiema stronami są przedsiębiorcy lub podobne podmioty (art. 2). Rodzic płacący czesne jest konsumentem. Wyjątek? Firma, która opłaca miejsce dla dziecka pracownika – to już relacja między przedsiębiorcami.

Jak odzyskać zaległe opłaty krok po kroku?

Kolejność ma znaczenie. Najpierw spokojna rozmowa, potem papier, na końcu instytucje. Każdy kolejny krok jest droższy i bardziej oficjalny.

Krok 1. Przypomnienie w dniu po terminie

Krótka wiadomość. Bez oskarżeń. „Dzień dobry, nie widzimy jeszcze wpłaty za październik. Czy mogę w czymś pomóc?” Często to zwykłe zapomnienie albo przelew z błędnym tytułem. W wielu placówkach to jedno przypomnienie rozwiązuje większość spraw.

Krok 2. Rozmowa po około tygodniu

Zadzwoń albo poproś o spotkanie przy odbiorze dziecka. Nie przy innych rodzicach. Zapytaj, co się dzieje. Utrata pracy, rozwód, choroba – to się zdarza. Czasem lepiej rozłożyć dług na raty niż go stracić.

Krok 3. Porozumienie o spłacie w ratach

Zapisz je. Kwota, liczba rat, terminy, podpisy obu stron. Dopisz, że przy braku jednej raty cała reszta staje się wymagalna. Takie porozumienie to także uznanie długu. Przerywa ono bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC).

Krok 4. Pisemne wezwanie do zapłaty

Gdy rozmowy nie działają. Wyślij je listem poleconym albo daj do rąk własnych za potwierdzeniem. Jeśli myślisz o wpisie do biura informacji gospodarczej, wezwanie musi to zapowiadać (szczegóły niżej). Wzór znajdziesz w następnej sekcji.

Krok 5. Biuro informacji gospodarczej

Wpis do rejestru dłużników często działa lepiej niż pozew. Rodzic, który chce wziąć kredyt albo kupić telefon na raty, zobaczy go szybko. Warunki są ścisłe – opisujemy je poniżej.

Krok 6. Sąd – najczęściej elektroniczne postępowanie upominawcze

Gdy kwota jest większa, a rodzic milczy. E-sąd rozpatruje wyłącznie roszczenia pieniężne (art. 505²⁸ Kodeksu postępowania cywilnego). Pozew składasz przez internet. Uwaga: w pozwie musisz napisać, czy próbowałaś rozwiązać spór polubownie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Przypomnienia i wezwanie to Twój dowód.

Kidogo w praktyce: w rozliczeniach i płatnościach Kidogo rachunki generują się z obecności i trafiają do aplikacji rodzica. Gdy wpłaty brak, system wysyła automatyczne przypomnienie. Rodzic widzi pełny wykaz pozycji i historię płatności. Ty nie musisz pisać do każdego osobno.

Jak napisać wezwanie do zapłaty za przedszkole – wzór

Wezwanie nie musi być długie. Musi być konkretne. Rodzic ma wiedzieć, ile, za co, do kiedy i co się stanie potem.

Wzór – wezwanie do zapłaty

[Miejscowość, data]

[Nazwa placówki, adres, NIP]

Pan/Pani [imię i nazwisko rodzica], [adres]

Wezwanie do zapłaty

Na podstawie umowy o świadczenie usług [przedszkolnych / opieki w żłobku] z dnia [data] wzywam do zapłaty kwoty [kwota] zł tytułem [czesnego i wyżywienia za miesiąc …], wymagalnej od dnia [data], wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia [data] do dnia zapłaty.

Proszę o wpłatę w terminie 7 dni od otrzymania wezwania na rachunek nr [numer], tytuł: [imię dziecka, miesiąc].

[Opcjonalnie, gdy planujesz wpis do BIG:] W przypadku braku zapłaty dane o zobowiązaniu zostaną przekazane do [firma biura informacji gospodarczej], [adres siedziby biura].

Brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy na drogę sądową bez dalszego wzywania.

Jeśli płatność została już wykonana, proszę potraktować wezwanie jako nieaktualne.

[Podpis]

Zachowaj kopię i potwierdzenie nadania. To dowód w sądzie i warunek wpisu do biura.

Wskazówka: nie dopisuj kosztów, których nie ma w umowie. „Opłata windykacyjna 100 zł” wpisana do wezwania z niczego tylko osłabia Twoją pozycję. Jeśli chcesz pobierać opłatę za wezwanie, zapisz ją wcześniej w umowie i trzymaj się realnego kosztu.

Kiedy można wpisać rodzica do rejestru dłużników?

Biuro informacji gospodarczej przyjmie dane rodzica-konsumenta tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie wszystkie warunki (art. 14 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych):

Do tego potrzebujesz umowy z wybranym biurem. To ono przyjmuje zgłoszenie i nalicza opłaty według swojego cennika.

Uwaga: gdy rodzic spłaci dług, musisz zaktualizować albo usunąć wpis. Trzymanie nieaktualnych danych w rejestrze to ryzyko po Twojej stronie.

Czy zaległe czesne się przedawnia?

Tak. Czesne płacone co miesiąc to świadczenie okresowe. Przedawnia się po 3 latach. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Bieg przedawnienia zaczyna się od dnia wymagalności (art. 120 § 1 KC).

Przykład. Czesne za styczeń 2026 r. było płatne do 10.01.2026. Trzy lata mijają 10.01.2029, ale termin przesuwa się na koniec roku. Przedawnienie nastąpi 31.12.2029.

Po tym terminie nie możesz już skutecznie domagać się zapłaty od konsumenta (art. 117 § 2¹ KC). Sąd bierze przedawnienie pod uwagę sam. Wyjątkowo może je pominąć ze względu na zasady współżycia społecznego (art. 117¹ KC), ale na to nie licz.

Co przerywa bieg przedawnienia? Między innymi uznanie długu przez rodzica, np. podpisane porozumienie ratalne, oraz złożenie pozwu (art. 123 § 1 KC). Samo wezwanie do zapłaty go nie przerywa.

Czy można nie przyjąć dziecka albo rozwiązać umowę za długi?

To zależy od umowy. Prawo nie daje placówce niepublicznej automatycznego prawa do „wstrzymania opieki” za długi. Jeśli chcesz mieć taką możliwość, zapisz w umowie:

• po ilu dniach zaległości możesz wypowiedzieć umowę;
• jaki jest okres wypowiedzenia;
• że wcześniej wyślesz pisemne wezwanie z terminem zapłaty.

Nie odsyłaj dziecka spod drzwi z dnia na dzień. To stres dla dziecka i dla grupy. To także ryzyko sporu o to, czy umowa w ogóle została skutecznie rozwiązana. Zapisy, które są dla rodzica rażąco niekorzystne, mogą zostać uznane za niedozwolone postanowienia umowne (art. 385¹ KC). Więcej o tym w tekście o czesnym i wyżywieniu przy nieobecności dziecka.

A kaucja?

Jeśli umowa przewiduje kaucję i pozwala zaliczyć ją na zaległości, możesz to zrobić. Poinformuj rodzica na piśmie, jaką kwotę i na jaki dług zaliczasz. Bez takiego zapisu ryzyko sporu rośnie.

Jak zaległości wyglądają w żłobku przy „aktywnie w żłobku”?

Świadczenie „aktywnie w żłobku” ZUS przekazuje bezpośrednio placówce. Ty obniżasz o tę kwotę opłatę rodzica. To obowiązek, który sprawdza gmina w ramach nadzoru (art. 54 ust. 2 pkt 3 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3). Zaległość rodzica liczysz więc od kwoty już pomniejszonej.

Nie wolno „zatrzymać” obniżki za to, że rodzic nie zapłacił reszty. Świadczenie i dług rodzica to dwie różne sprawy. Na rachunku pokaż je osobno. Wtedy rodzic widzi, ile pokrył ZUS, a ile zostało do zapłaty.

Najczęstsze błędy przy windykacji opłat

Błąd 1: Lista dłużników na tablicy w szatni

Wywieszenie nazwisk rodziców z zaległościami to wysokie ryzyko naruszenia RODO. Nie masz podstawy, by ujawniać innym rodzicom dane o czyichś długach. To samo dotyczy grupowych czatów. Rozmawiaj indywidualnie.

Błąd 2: Brak terminu płatności w umowie

Bez terminu nie ma opóźnienia od konkretnego dnia. Musisz najpierw wezwać do zapłaty (art. 455 KC). Tracisz czas i odsetki.

Błąd 3: Czekanie „do końca roku”

Im starszy dług, tym trudniej go odzyskać. Rodzina może się przeprowadzić. Dziecko może zmienić placówkę. Reaguj w pierwszym tygodniu.

Błąd 4: Ustne obietnice spłaty

„Zapłacę w przyszłym tygodniu” bez śladu na piśmie nic nie przerywa i niczego nie dowodzi. Poproś o potwierdzenie mailem albo w aplikacji.

Błąd 5: Odsetki ponad limit

Wpisanie do umowy 1% dziennie to ponad 365% rocznie. Należy się najwyżej 18,5%. Taki zapis budzi też wątpliwości jako postanowienie niedozwolone.

Jak może pomóc Kidogo

Większość zaległości bierze się z chaosu: rachunek przyszedł późno, był niejasny albo zaginął w mailach. Kidogo porządkuje to od początku.

• Rachunki z obecności. Lista obecności z PIN-em przy wejściu zapisuje godziny pobytu, a system przelicza czesne, posiłki i godziny dodatkowe.
• Przypomnienia bez Twojego udziału. Przy braku wpłaty rodzic dostaje automatyczne przypomnienie w aplikacji.
• Historia płatności. Rodzic i Ty widzicie te same dane. Łatwiej o rozmowę bez sporów o kwoty.
• Raporty finansowe. W raportach sprawdzisz, kto zalega i od kiedy, i wyeksportujesz dane do PDF albo CSV.
• Komunikacja w jednym miejscu. Wiadomość do rodzica z potwierdzeniem odczytu to lepszy ślad niż SMS.

Kidogo jest bezpłatne przez 6 miesięcy. Potem kosztuje 0 zł do 20 dzieci, 149 zł netto miesięcznie do 50 dzieci, 299 zł netto do 100 dzieci, a powyżej 100 dzieci 1,99 zł netto za dziecko. Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy liczyć odsetki za nieopłacone czesne?

Od dnia następującego po terminie płatności z umowy. Jeśli termin to 10. dzień miesiąca, odsetki liczysz od 11. do dnia zapłaty włącznie. Gdy umowa nie ma terminu, rodzic jest w opóźnieniu dopiero po wezwaniu do zapłaty (art. 455 i art. 481 KC).

Czy muszę wysyłać wezwanie do zapłaty przed pozwem?

Prawo nie wymaga go w każdej sprawie. W pozwie musisz jednak napisać, czy próbowałaś rozwiązać spór polubownie, a jeśli nie, to dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Wezwanie jest też warunkiem wpisu rodzica do biura informacji gospodarczej. W praktyce warto je wysłać zawsze.

Jaki termin zapłaty dać w wezwaniu?

Przepisy nie podają jednej liczby. Najczęściej daje się 7 albo 14 dni od doręczenia. Jeśli planujesz wpis do rejestru dłużników, pamiętaj, że od wysłania wezwania musi minąć co najmniej miesiąc (art. 14 ust. 1 pkt 3 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).

Czy mogę wpisać rodzica do BIG za 150 zł zaległości?

Nie. Łączna kwota wymagalnych zobowiązań konsumenta wobec Ciebie musi wynosić co najmniej 200 zł. Muszą też być wymagalne od co najmniej 30 dni. Jeśli zaległość rośnie co miesiąc, po kolejnym rachunku próg może zostać przekroczony.

Ile czasu mam na odzyskanie zaległego czesnego?

Co do zasady 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego, w którym mija ten termin (art. 118 KC). Czesne wymagalne w styczniu 2026 r. przedawni się 31.12.2029. Bieg przedawnienia przerywa m.in. uznanie długu przez rodzica albo pozew.

Czy mogę zatrzymać dokumenty dziecka do czasu spłaty?

Nie rób tego. Dokumentacja dziecka i opinie potrzebne np. przy zmianie placówki nie są zabezpieczeniem długu. Takie działanie łatwo uznać za nacisk niezgodny z prawem i nie przyspieszy zapłaty. Dochodź należności wezwaniem, wpisem do rejestru albo w sądzie.

---

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na 07.11.2026. Nie stanowi porady prawnej. W sprawach o większe kwoty skonsultuj się z prawnikiem.

Źródła

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795 – ELI
• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 468 – ELI
• Ustawa z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 85 – ELI
• Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790 – ELI
• Ustawa z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 650 – ELI
• Ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, t.j. Dz.U. 2025 poz. 798 – ELI
• Narodowy Bank Polski – podstawowe stopy procentowe NBP