Informacja o liczbie dzieci do gminy – jak ją złożyć bez korekt

Ostatnia aktualizacja: 9 listopada 2026 r. Stan prawny: 09.11.2026.

Krótka odpowiedź: co miesiąc wysyłasz gminie informację o liczbie dzieci, a gmina płaci dotację na każde dziecko, które w danym miesiącu jest Twoim wychowankiem (art. 34 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Termin, wzór i dzień stanu ustala uchwała gminy (art. 38 ust. 1). W Warszawie i Poznaniu to 10. dzień miesiąca. Błędy biorą się zwykle z nieaktualnej listy dzieci. Zawyżona liczba oznacza zwrot z odsetkami (art. 252 ustawy o finansach publicznych).

Jest 9. dzień miesiąca, 16:40. Pani Kasia z biura przepisuje nazwiska z zeszytu do tabelki. W połowie listy dzwoni mama Zosi: „Od przyszłego miesiąca przenosimy się do Gdańska”. Czy Zosia ma być w informacji? Od którego dnia? I czy ktoś w ogóle wpisał Antka, który przyszedł w poniedziałek?

Ten poradnik jest dla dyrektorów i właścicieli przedszkoli niepublicznych i punktów przedszkolnych na dotacji gminy. Dotyczy tylko comiesięcznej informacji o liczbie dzieci. Dostajesz zasady, typowe błędy, przykład z liczbami i listę kontrolną do skopiowania. Roczne rozliczenie dotacji opisujemy w osobnym tekście o rozliczeniu dotacji przedszkola niepublicznego.

Czym jest comiesięczna informacja o liczbie dzieci?

To dokument, na podstawie którego gmina wylicza część dotacji za dany miesiąc. Dotacja przychodzi w 12 częściach, do ostatniego dnia każdego miesiąca. Część za styczeń gmina przelewa do 20 stycznia, a za grudzień do 15 grudnia (art. 34 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, dalej: UFZO).

Kwota zależy od liczby dzieci. Gmina płaci na każde dziecko, które „w danym miesiącu” jest wychowankiem placówki (art. 34 ust. 2 UFZO). Nie ma tu mowy o obecnościach. Liczy się to, czy dziecko jest zapisane.

Ustawa nie podaje terminu ani wzoru. Ustala je rada gminy w uchwale o trybie udzielania i rozliczania dotacji (art. 38 ust. 1 UFZO). Dlatego to uchwała Twojej gminy jest najważniejszym dokumentem przy tej informacji.

Sama stawka na dziecko to osobny temat. Opisujemy ją na stronie o dotacjach dla przedszkoli niepublicznych.

Kiedy i jak złożyć informację w Twojej gminie?

Sprawdź w uchwale trzy rzeczy: termin, dzień stanu i wzór. Potem kanał: papier, mail czy system gminy.

Warszawska uchwała mówi wprost o „informacji o faktycznej liczbie uczniów według stanu na pierwszy roboczy dzień miesiąca” (§ 5 ust. 1 uchwały XV/357/2019, tekst ujednolicony). Dane o dzieciach rejestrujesz w systemie elektronicznym wskazanym przez Biuro Edukacji (§ 6). Gmina może przetwarzać dane dzieci, także w systemach teleinformatycznych (art. 38 ust. 2 UFZO).

Uwaga: grudzień bywa krótszy. W Warszawie informację za grudzień składasz do 5 grudnia, nie do 10. Wpisz ten termin do kalendarza już we wrześniu.

Pamiętaj też o dwóch terminach rocznych. Informację o planowanej liczbie dzieci składasz do 30 września roku bazowego (art. 33 ust. 1 pkt 1 UFZO). Przedszkole musi też przekazać dane do SIO według stanu na 15 czerwca i 30 września roku bazowego (art. 33 ust. 1 pkt 2 UFZO). Te dane gmina może zestawiać z informacjami miesięcznymi.

Jakie dane muszą się zgadzać przed wysłaniem?

Informacja ma się zgadzać z czterema źródłami: umowami z rodzicami, księgą lub listą wychowanków, dziennikiem i SIO. Jeśli któreś mówi co innego, najpierw wyjaśnij różnicę.

Cztery źródła, które gmina może porównać:

• umowy z rodzicami – data rozpoczęcia i rozwiązania;
• lista wychowanków – przyjęcia i odejścia z datami;
• dziennik zajęć i listy obecności – czy dziecko faktycznie jest w grupie;
• SIO – stan na 15 czerwca i 30 września.

Gmina może kontrolować dotację, a Ty udostępniasz dokumentację w 14 dni od prośby kontrolera (art. 36 ust. 1 i 3 UFZO). Kontrola może sięgać 5 lat wstecz (art. 36 ust. 5). Kontroler położy obok siebie informację za marzec, dziennik z marca i umowy. Lepiej, żeby wszystko mówiło to samo.

Jak przygotować informację bez błędów?

Najprościej co miesiąc w tej samej kolejności. Zajmie Ci to kwadrans, jeśli lista dzieci jest aktualna na bieżąco.

Krok 1. Ustal dzień stanu z uchwały

Najczęściej to pierwszy roboczy dzień miesiąca. Gdy 1. dzień wypada w sobotę, dniem stanu jest poniedziałek. Sprawdź to w swojej uchwale.

Krok 2. Zamknij ruchy na liście

Wpisz wszystkie przyjęcia i odejścia z datami. Mama Zosi dzwoniła 9. dnia? Zapisz datę rozwiązania umowy od razu, zanim zapomnisz.

Krok 3. Oddziel dzieci spoza gminy

Za dziecko do 6 lat spoza gminy koszty dotacji pokrywa gmina, w której dziecko mieszka (art. 51 ust. 2–3 UFZO). Dlatego gmina dotująca zwykle chce adresu i PESEL. Sprawdź, jakie dane przewiduje wzór.

Krok 4. Wyodrębnij dzieci z orzeczeniem

Na dziecko z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego dotacja jest wyższa (art. 17 ust. 1 i 3 UFZO). Wpisz je w osobnej rubryce, jeśli wzór tego wymaga. Sprawdź, czy orzeczenie jest ważne w danym miesiącu.

Krok 5. Porównaj z dziennikiem i umowami

Policz dzieci w dzienniku i w umowach. Liczba ma się zgadzać z informacją. Różnica jednego dziecka to sygnał, żeby sprawdzić listę jeszcze raz.

Krok 6. Wyślij i zachowaj potwierdzenie

Zapisz kopię informacji i potwierdzenie złożenia. Przy kontroli po trzech latach nie będziesz szukać maili.

Wskazówka: w raportach Kidogo przefiltrujesz listę dzieci po dacie i grupie i wyeksportujesz ją do PDF albo CSV. Lista obecności pomoże porównać zapisy z dziennikiem. Kidogo możesz wypróbować przez 6 miesięcy bezpłatnie. Kidogo nie wylicza dotacji i nie składa informacji do gminy. To nadal robisz Ty.

Jakie błędy w informacji zdarzają się najczęściej?

Błąd 1. Dziecko, które już odeszło

To najczęstszy powód zwrotu. Rodzice wypowiedzieli umowę w marcu, a dziecko zostało w informacji za kwiecień. Gmina zapłaciła za kwiecień zbyt dużo.

Błąd 2. Dziecko wpisane przed rozpoczęciem umowy

Umowa od 1 października, a dziecko w informacji za wrzesień „bo przychodziło na adaptację”. Sprawdź, od kiedy dziecko jest Twoim wychowankiem według umowy i listy.

Błąd 3. Zły dzień stanu

Ktoś liczy dzieci na dzień wysłania, a nie na dzień z uchwały. Wtedy wpisujesz dziecko, które przyszło 8. dnia, choć dniem stanu był 2.

Błąd 4. Odejmowanie dzieci chorych

Antek choruje dwa tygodnie. Nadal jest wychowankiem. NSA uznał, że krótka nieobecność, np. z powodu choroby, nie odbiera statusu ucznia, a dotacja nie zależy od frekwencji (I OSK 672/10). Wyrok dotyczył dawnych przepisów, ale logika jest ta sama.

Błąd 5. Dziecko zapisane w dwóch placówkach

Rodzice zapisali córkę do Ciebie i do przedszkola publicznego „na wszelki wypadek”. Obie placówki wykazują ją w informacji. Gmina wyłapie to w danych. Jeśli wiesz o drugim zapisie, wyjaśnij go z rodzicami.

Błąd 6. Korekta po kilku miesiącach

Błąd zauważony w czerwcu za luty to kilka miesięcy nadpłaty. Zgłoś korektę od razu, w trybie z uchwały. Jeśli uchwała go nie opisuje, napisz do gminy pismo z wyjaśnieniem.

Ile kosztuje błąd w informacji?

Dotacja pobrana w nadmiernej wysokości wraca do budżetu gminy z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Masz na to 15 dni od stwierdzenia nadpłaty (art. 252 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Nadmierna wysokość to kwota wyższa niż wynika z przepisów (art. 252 ust. 3).

Przykład: przyjmijmy stawkę 1 000 zł miesięcznie na dziecko. To liczba przykładowa, nie stawka konkretnej gminy. Zosia odeszła 31 marca, ale została w informacji za kwiecień i maj. Nadpłata to 2 × 1 000 zł = 2 000 zł. Gdy błąd wyjdzie przy kontroli, oddajesz 2 000 zł z odsetkami. Gdy zauważysz błąd już w kwietniu i od razu zgłosisz korektę, nadpłata obejmie tylko kwiecień.

Wiemy, że takie liczenie stresuje, szczególnie gdy liczysz w pośpiechu po zajęciach. Dobra wiadomość: przy aktualnej liście dzieci większość tych błędów po prostu się nie zdarza.

Lista kontrolna przed wysłaniem informacji

Skopiuj tę listę do swojego kalendarza albo procedury.

• Dzień stanu sprawdzony w uchwale gminy.
• Wszystkie przyjęcia z ostatniego miesiąca wpisane z datą umowy.
• Wszystkie odejścia wpisane z datą rozwiązania umowy.
• Dzieci spoza gminy oznaczone, z PESEL i adresem, jeśli wymaga tego wzór.
• Dzieci z orzeczeniem w osobnej rubryce, orzeczenie ważne.
• Liczba zgodna z dziennikiem, umowami i listą wychowanków.
• Nikt nie odjęty z powodu choroby lub urlopu.
• Informacja wysłana w terminie, potwierdzenie zapisane.
• Błędy z poprzednich miesięcy zgłoszone gminie pisemnie.

Na co wolno wydać dotację, piszemy w tekście czy z dotacji można kupić oprogramowanie.

Jak Kidogo może pomóc przy informacji do gminy?

Kidogo trzyma listę dzieci, grupy i obecności w jednym miejscu. W raportach filtrujesz dane po datach i grupach, eksportujesz je do PDF lub CSV i ustawiasz automatyczne raporty mailem. To ułatwia porównanie przed wysłaniem informacji.

Kidogo nie wylicza dotacji, nie zna stawek Twojej gminy i nie wysyła informacji do urzędu. Wzór z uchwały wypełniasz Ty.

Oferta: 6 miesięcy bezpłatnie, potem 0 zł miesięcznie do 20 dzieci, 149 zł do 50 dzieci, 299 zł do 100 dzieci, a powyżej 100 dzieci 299 zł plus 1,99 zł za każde kolejne dziecko. Wszystkie ceny netto. Szczegóły w cenniku Kidogo.

Najczęściej zadawane pytania

Do kiedy trzeba złożyć informację o liczbie dzieci?

Termin ustala uchwała Twojej gminy (art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). W Warszawie to 10. dzień miesiąca, a za grudzień 5 grudnia. W Poznaniu też 10. dzień miesiąca. Inne gminy mogą mieć wcześniejszy termin. Sprawdź uchwałę w BIP swojej gminy i zapisz terminy w kalendarzu na cały rok.

Czy chore dziecko liczy się do dotacji?

Tak, jeśli nadal jest Twoim wychowankiem. Dotacja przysługuje na dziecko, które w danym miesiącu jest wychowankiem placówki (art. 34 ust. 2 UFZO), a nie na obecność. NSA uznał, że krótka nieobecność, np. z powodu choroby, nie odbiera statusu ucznia (I OSK 672/10). Nie odejmuj więc dzieci chorych ani na urlopie.

Co zrobić, gdy w wysłanej informacji jest błąd?

Zgłoś korektę od razu, w trybie przewidzianym w uchwale gminy. Jeśli uchwała nie opisuje korekty, wyślij pismo z wyjaśnieniem i poprawną liczbą. Im szybciej to zrobisz, tym mniejsza nadpłata. Dotacja pobrana w nadmiernej wysokości wraca z odsetkami w ciągu 15 dni od stwierdzenia (art. 252 ust. 1 ustawy o finansach publicznych).

Czy dzieci spoza gminy wpisuję w informacji?

Tak, ale zwykle osobno. Za dziecko do 6 lat spoza gminy dotującej koszty pokrywa gmina, w której dziecko mieszka (art. 51 ust. 2–3 UFZO). Dlatego gmina dotująca potrzebuje danych, takich jak adres i PESEL. Zakres danych podaje wzór z uchwały. Przekazuj tylko te dane, których wzór wymaga.

Czy informacja musi się zgadzać z SIO?

Powinna. Przedszkole przekazuje dane do SIO według stanu na 15 czerwca i 30 września roku bazowego. To warunek dotacji (art. 33 ust. 1 pkt 2 UFZO). Gmina może porównywać SIO z informacjami miesięcznymi i dziennikiem. Różnice trudno potem wyjaśnić, więc aktualizuj SIO razem z listą dzieci.

Jak długo przechowywać kopie informacji?

Gmina może kontrolować dotację do 5 lat wstecz (art. 36 UFZO). Trzymaj kopie informacji, potwierdzenia złożenia, umowy z rodzicami i dziennik co najmniej przez ten czas. Sprawdź też inne przepisy o archiwizacji dokumentacji. Przy kontroli gmina wyznacza termin na przedstawienie dokumentów.

---

Źródła

1. Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych – t.j. Dz.U. 2026 poz. 650, art. 17, 33, 34, 36, 38, 51.
2. Ustawa o finansach publicznych – t.j. Dz.U. 2026 poz. 1447, art. 252.
3. Uchwała Rady m.st. Warszawy nr XXX/1164/2025 z 11.12.2025 r. zmieniająca uchwałę XV/357/2019; tekst ujednolicony, § 5 i § 6.
4. BIP Miasta Poznania – dotacja dla szkół i placówek niepublicznych.
5. Wyrok NSA z 12.05.2010 r., I OSK 672/10.