Ostatnia aktualizacja: 07.11.2026

Krótka odpowiedź: dotację za 2026 r. rozliczasz w styczniu 2027 r. Termin i wzór rozliczenia ustala rada Twojej gminy w uchwale (art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych). Na przykład Kraków wymaga go do 15 stycznia, Warszawa do 20, a Poznań do 25 stycznia. Rozliczasz tylko wydatki zapłacone w 2026 r. (art. 35 ust. 3). Niewykorzystaną część zwracasz do 31 stycznia, inaczej płacisz odsetki (art. 251 ustawy o finansach publicznych).

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz przedszkole niepubliczne albo punkt przedszkolny i dostajesz dotację z gminy. Albo jeśli jesteś księgową, która w styczniu zbiera faktury od dyrektorki. Pokazujemy, co musi znaleźć się w rozliczeniu, czego nie wolno w nie wpisać, jak policzyć kwotę do zwrotu i jak przygotować się na kontrolę z gminy. Na przykładzie z prawdziwymi liczbami.

Kto i do kiedy musi rozliczyć dotację przedszkola niepublicznego?

Rozlicza ją organ prowadzący, czyli osoba prowadząca przedszkole: Ty jako właściciel, spółka, fundacja albo stowarzyszenie. Termin i sposób rozliczenia ustala rada gminy, która płaci dotację (art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, dalej UFZO). Dlatego nie ma jednej daty dla całej Polski.

Gmina Termin rozliczenia za rok Co jeszcze warto wiedzieć
GminaKraków Termin rozliczenia za rokdo 15 stycznia Co jeszcze warto wiedziećodrębne sprawozdanie dla każdej dotacji; zatwierdzenie do 25 lutego
GminaWarszawa Termin rozliczenia za rokdo 20 stycznia Co jeszcze warto wiedziećrozliczenie w systemie wskazanym przez Biuro Edukacji, potem podpisany wydruk
GminaPoznań Termin rozliczenia za rokdo 25 stycznia Co jeszcze warto wiedziećosobne rozliczenie dla dzieci z orzeczeniem; korekta do 31 stycznia
GminaTwoja gmina Termin rozliczenia za roksprawdź uchwałę w BIP Co jeszcze warto wiedziećszukaj „trybu udzielania i rozliczania dotacji”

Źródła tabeli: uchwała Rady Miasta Krakowa nr XXVI/589/19 (§ 4) i wzór sprawozdania z 2025 r., tekst ujednolicony uchwały Rady m.st. Warszawy nr XV/357/2019 (§ 7 ust. 4), uchwała Rady Miasta Poznania nr XLI/721/VIII/2021 w brzmieniu z obwieszczenia z 2024 r. (§ 5). Uchwały się zmieniają. Przed złożeniem rozliczenia zajrzyj do aktualnej wersji w BIP swojej gminy.

Ważne: termin rozliczenia z uchwały to jedno, a termin zwrotu niewykorzystanej dotacji to drugie. Zwrot musisz zrobić do 31 stycznia (art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych), niezależnie od tego, co mówi uchwała gminy o samym rozliczeniu.

Co, jeśli zamykasz przedszkole w trakcie roku?

Wtedy rozliczasz się wcześniej. W Warszawie najpóźniej w dniu likwidacji (§ 7 ust. 5 uchwały). W Poznaniu w ciągu 30 dni od otrzymania ostatniej transzy, nie później niż w dniu likwidacji (§ 5 ust. 2). To samo dotyczy zmiany osoby prowadzącej – w Poznaniu rozlicza się wtedy poprzedni właściciel.

Co musi zawierać rozliczenie dotacji?

Zwykle trzy rzeczy: ile dotacji dostałaś, ile wydałaś na poszczególne rodzaje wydatków i wykaz dokumentów, na podstawie których to liczysz. Tak opisuje to np. uchwała poznańska (§ 5 ust. 3). Zakres danych w rozliczeniu ustala uchwała gminy (art. 38 ust. 1 UFZO).

W praktyce wykaz dokumentów to tabela: numer faktury albo listy płac, data zapłaty, kontrahent, co kupiłaś i jaka część kwoty poszła z dotacji. W Krakowie suma wydatków w zestawieniu ma być równa kwocie wykorzystanej dotacji (§ 4 ust. 3 uchwały).

Wyobraź sobie: 14 stycznia, wieczór, księgowa pyta o fakturę za meble z marca. Leży w segregatorze „różne”, bez opisu. Ile czasu zajmie Ci teraz ustalenie, czy płaciłaś ją z dotacji, czy z czesnego? Dlatego opis dokumentów rób na bieżąco, nie w styczniu.

Wskazówka: na każdej fakturze opłacanej z dotacji zapisz, z jakiej dotacji, za który rok i w jakiej kwocie ją sfinansowano. Część gmin tego wymaga, część nie. To dobra praktyka, a podczas kontroli oszczędza godziny tłumaczeń.

Osobne rozliczenie dla dzieci z orzeczeniem

Dotację na dziecko z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego wydajesz tylko na kształcenie specjalne (art. 35 ust. 4 UFZO). W przedszkolu to wydatki na zalecenia z orzeczeń i z IPET. Do tego, w niezbędnej wysokości, wydatki na wychowanie i opiekę nad tymi dziećmi (art. 35 ust. 5 pkt 2 i 3). Wiele gmin, np. Poznań, wymaga na tę część osobnego rozliczenia (§ 5 ust. 7 uchwały). Czym jest IPET i skąd się bierze, wyjaśniamy w tekście o WOPFU i IPET w przedszkolu.

Jakie wydatki można rozliczyć z dotacji?

Wydatki na działalność przedszkola zapłacone w roku, na który dostałaś dotację. Ustawa wymienia dwie grupy (art. 35 ust. 1 UFZO):

Grupa wydatków Przykłady Podstawa
Grupa wydatkówWydatki bieżące Przykładywynagrodzenia z limitem, czynsz, media, materiały, usługi księgowe, oprogramowanie w abonamencie Podstawaart. 35 ust. 1 pkt 1
Grupa wydatkówKsiążki i zbiory biblioteczne Przykładyksiążki dla dzieci, biblioteczka nauczycielska Podstawaart. 35 ust. 1 pkt 2 lit. a
Grupa wydatkówŚrodki dydaktyczne i sprzęt dla dzieci Przykładypomoce dydaktyczne, sprzęt sportowy i rekreacyjny Podstawaart. 35 ust. 1 pkt 2 lit. b i c
Grupa wydatkówMeble Przykładystoliki, krzesełka, szafki Podstawaart. 35 ust. 1 pkt 2 lit. d
Grupa wydatkówInne środki trwałe i WNiP Przykładynp. laptop, licencja – do 10 000 zł wartości początkowej Podstawaart. 35 ust. 1 pkt 2 lit. e

Wynagrodzenia mają limit. W przedszkolu z dotacją 100% (art. 17 ust. 1) to 250% dwunastokrotności średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego rocznie na etat. W pozostałych przedszkolach niepublicznych limit wynosi 150% (art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a). Czy z dotacji zapłacisz za system do zarządzania przedszkolem, opisaliśmy osobno w tekście o tym, czy z dotacji można kupić oprogramowanie.

Pułapka grudniowych wypłat

Dotację wykorzystujesz tylko na wydatki poniesione w roku budżetowym, na który ją dostałaś – „niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania” (art. 35 ust. 3 UFZO). Wypłacasz pensje za grudzień 10 stycznia? Te przelewy nie wejdą do rozliczenia za 2026 r. Możesz je za to rozliczyć z dotacji na 2027 r. Z tego samego powodu faktura z grudnia zapłacona w styczniu też przechodzi na kolejny rok.

Jak policzyć, ile dotacji zwrócić?

Odejmij od otrzymanej dotacji wydatki, które prawidłowo z niej sfinansowałaś. Różnicę zwracasz gminie. Niewykorzystaną część dotacji zwracasz do 31 stycznia następnego roku (art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Po tym terminie gmina naliczy odsetki jak od zaległości podatkowych (art. 251 ust. 5).

Przykład: przedszkole niepubliczne z 75% dotacji. Założenia (kwoty netto, rok 2026):

  • otrzymana dotacja: 564 000 zł na dzieci bez orzeczeń i 48 000 zł na 2 dzieci z orzeczeniem;
  • wynagrodzenia zapłacone w 2026 r. (styczeń–listopad, w limicie): 418 000 zł;
  • czynsz i media: 90 000 zł;
  • pomoce dydaktyczne, książki i meble: 21 000 zł;
  • oprogramowanie, księgowość, materiały: 27 500 zł;
  • pensje za grudzień wypłacone 10.01.2027: 38 000 zł – nie wchodzą do rozliczenia 2026 r.

Wykorzystana część ogólna: 418 000 + 90 000 + 21 000 + 27 500 = 556 500 zł. Do zwrotu: 564 000 – 556 500 = 7 500 zł do 31.01.2027. Część na dzieci z orzeczeniem (48 000 zł) rozliczasz osobno – np. pensja terapeuty i pomoce do zajęć rewalidacyjnych.

Co gdyby przedszkole opłaciło z części ogólnej np. wyjazd integracyjny dla właściciela? To wydatek niezgodny z przeznaczeniem. Taką kwotę zwracasz w ciągu 15 dni od stwierdzenia, a odsetki liczy się od dnia przekazania dotacji (art. 252 ust. 1 i ust. 6 pkt 1 ustawy o finansach publicznych).

Co grozi za błędy w rozliczeniu dotacji?

Najczęściej zwrot z odsetkami. Ustawa o finansach publicznych rozróżnia trzy sytuacje (art. 252 ust. 1–4):

Sytuacja Co to znaczy Zwrot
SytuacjaWykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem Co to znaczywydatek spoza art. 35 UFZO, np. prywatny Zwrot15 dni od stwierdzenia, odsetki od dnia przekazania dotacji
SytuacjaPobrana w nadmiernej wysokości Co to znaczynp. wykazane dzieci, których w danym miesiącu nie było Zwrot15 dni od stwierdzenia, odsetki po terminie zwrotu
SytuacjaPobrana nienależnie Co to znaczyudzielona bez podstawy prawnej Zwrot15 dni od stwierdzenia, odsetki po terminie zwrotu
SytuacjaNiewykorzystana do końca roku Co to znaczyzostały pieniądze Zwrotdo 31 stycznia, odsetki po terminie (art. 251)

Dotacja nadmierna często bierze się z liczby dzieci. Gmina płaci co miesiąc na każde dziecko, które w danym miesiącu było Twoim wychowankiem (art. 34 ust. 2 UFZO). Jeśli dziecko odeszło w marcu, a w informacji za kwiecień nadal figurowało, kwota za kwiecień jest do zwrotu. Dlatego listę dzieci i daty przyjęć oraz odejść trzymaj w jednym, aktualnym miejscu.

Wiemy, że to stresujące, zwłaszcza w małym przedszkolu, gdzie dyrektorka jest też księgową i panią od zakupów. Dobra wiadomość: większość błędów wychodzi przy spokojnym, comiesięcznym porządkowaniu dokumentów. Nie w styczniu.

Kidogo w praktyce: Kidogo nie wylicza dotacji i nie rozlicza jej z gminą. Pomaga w danych, na których opiera się rozliczenie: ewidencja obecności, lista dzieci w grupach, rachunki dla rodziców liczone z obecności i raporty z eksportem do CSV dla księgowej. Pierwsze 6 miesięcy korzystasz bez opłat.

Jak wygląda kontrola dotacji z gminy?

Gmina może sprawdzić, czy prawidłowo pobrałaś i wykorzystałaś dotację (art. 36 ust. 1 UFZO). Kontrolerzy mają prawo wejść do przedszkola i przejrzeć dokumentację organizacyjną, finansową oraz dokumentację przebiegu nauczania (art. 36 ust. 2). Na udostępnienie dokumentów masz 14 dni od prośby (art. 36 ust. 3). Kontrola może objąć 5 lat budżetowych wstecz (art. 36 ust. 5).

Co to znaczy w praktyce? Faktury, listy płac, umowy i dziennik zajęć z 2022 r. mogą być potrzebne jeszcze w 2027 r. Gmina porównuje m.in. liczbę dzieci z informacji miesięcznych z dziennikiem i listami obecności. Dokumentacja przebiegu nauczania to nie tylko sprawa kuratorium.

Tryb kontroli, np. zawiadomienie i protokół, opisuje uchwała gminy (art. 38 ust. 1 UFZO). W Warszawie gmina zawiadamia o wszczęciu kontroli pocztą lub mailem, a kontrolowany może składać wyjaśnienia i zastrzeżenia (§ 8 i § 11 uchwały).

Jak przygotować rozliczenie dotacji krok po kroku?

Sześć kroków, z których pięć robisz w ciągu roku.

Krok 1. Znajdź uchwałę swojej gminy

Wejdź do BIP gminy i znajdź uchwałę „w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji”. Zapisz termin, wzór rozliczenia i to, czy gmina wymaga systemu elektronicznego.

Krok 2. Rozdziel dotacje

Ogólna dotacja, dotacja na dzieci z orzeczeniem, ewentualnie na wczesne wspomaganie rozwoju. Każdą prowadź w osobnym zestawieniu, bo wiele gmin wymaga osobnych rozliczeń.

Krok 3. Opisuj dokumenty co miesiąc

Przy każdej fakturze i liście płac wpisz kwotę z dotacji. Sprawdź datę zapłaty, a nie tylko datę wystawienia.

Krok 4. Pilnuj liczby dzieci

Informacja miesięczna do gminy musi zgadzać się z dziennikiem i obecnościami. Korektę zgłoś od razu, gdy zauważysz błąd.

Krok 5. W grudniu policz, co zostało

Porównaj otrzymaną dotację z wydatkami zapłaconymi do 31 grudnia. Pamiętaj o pensjach za grudzień wypłacanych w styczniu.

Krok 6. W styczniu złóż rozliczenie i zwróć resztę

Złóż rozliczenie w terminie z uchwały. Ewentualny zwrot przelej do 31 stycznia. Kopię rozliczenia z potwierdzeniem złożenia przechowuj co najmniej 5 lat.

Najczęstsze błędy przy rozliczeniu dotacji

Błąd 1: Rozliczenie wydatków zapłaconych w następnym roku

Liczy się data zapłaty w roku budżetowym (art. 35 ust. 3 UFZO). Pensje za grudzień wypłacone w styczniu wchodzą do kolejnego roku.

Błąd 2: Część na orzeczenia wydana na wszystkich

Dotacja na dziecko z orzeczeniem idzie na kształcenie specjalne (art. 35 ust. 4). Zakup zabawek do całej grupy z tej puli trzeba umieć obronić.

Błąd 3: Wynagrodzenie ponad limit

Limit 250% albo 150% dotyczy rocznego wynagrodzenia w przeliczeniu na etat (art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a). Nadwyżkę płacisz z innych pieniędzy, np. z czesnego.

Błąd 4: Zwrot po 31 stycznia

Nawet jeśli uchwała daje Ci czas na korektę rozliczenia, zwrot niewykorzystanej dotacji po 31 stycznia oznacza odsetki (art. 251 ust. 5 ustawy o finansach publicznych).

Błąd 5: Faktury „do szuflady”

Bez opisu po 3 latach nikt nie pamięta, co z czego zapłacono. A kontrola może sięgnąć 5 lat wstecz (art. 36 ust. 5 UFZO).

Jak może pomóc Kidogo

Kidogo to system dla przedszkoli, żłobków i klubów dziecięcych. Nie składa rozliczenia za Ciebie, ale porządkuje dane, z których je przygotujesz:

  • Dzieci i obecności: ewidencja obecności – godzina wejścia i wyjścia zapisuje się sama.
  • Opłaty rodziców: rachunki naliczane na podstawie obecności, płatności online – łatwo oddzielisz czesne od dotacji.
  • Dokumentacja: dziennik elektroniczny z dziennikami specjalistycznymi (logopedia, WWR, SI) i pełną historią zmian.
  • Zestawienia: raporty z eksportem do PDF i CSV dla księgowej.
  • Koszt: pierwsze 6 miesięcy bez opłat. Potem do 20 dzieci 0 zł, do 50 dzieci 149 zł netto miesięcznie, do 100 dzieci 299 zł netto miesięcznie, a powyżej 100 dzieci dodatkowo 1,99 zł netto za każde kolejne dziecko. Szczegóły są w cenniku Kidogo.

Ile wynosi dotacja w Twoim mieście i jak gmina ją wylicza, sprawdzisz w przewodniku po dotacjach dla przedszkoli niepublicznych.

Najczęściej zadawane pytania

Do kiedy rozliczyć dotację przedszkola niepublicznego za 2026 rok?

W terminie z uchwały Twojej gminy (art. 38 ust. 1 UFZO), zwykle w styczniu 2027 r. Na przykład Kraków: do 15 stycznia, Warszawa: do 20 stycznia, Poznań: do 25 stycznia. Niezależnie od tego niewykorzystaną część dotacji zwracasz do 31 stycznia 2027 r.

Czy niewykorzystaną dotację można przenieść na kolejny rok?

Nie. Dotację wykorzystujesz na wydatki poniesione w roku, na który ją dostałaś (art. 35 ust. 3 UFZO). Część niewykorzystaną do końca roku zwracasz do 31 stycznia (art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Po tym terminie gmina naliczy odsetki.

Czy z dotacji można zapłacić czynsz za lokal przedszkola?

Tak, czynsz to wydatek bieżący na cele działalności przedszkola (art. 35 ust. 1 pkt 1 UFZO). Warunek: lokal służy przedszkolu, a czynsz zapłaciłaś w danym roku. Jeśli wynajmujesz lokal od siebie albo od rodziny, przygotuj się na dokładniejsze pytania podczas kontroli o wysokość czynszu.

Jak długo przechowywać dokumenty rozliczenia dotacji?

Ustawa mówi, że kontrola może objąć 5 lat budżetowych poprzedzających rok kontroli (art. 36 ust. 5 UFZO). Przechowuj więc faktury, listy płac, rozliczenia i dokumentację przebiegu nauczania co najmniej przez ten okres. Przepisy podatkowe i rachunkowe mogą wymagać dłuższego przechowywania niektórych dokumentów.

Co, jeśli gmina zakwestionuje wydatek?

Część dotacji wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem zwracasz w ciągu 15 dni od stwierdzenia, z odsetkami jak dla zaległości podatkowych (art. 252 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Zanim zapłacisz, złóż gminie rzeczowe wyjaśnienia z dokumentami. Sprawdź też pouczenie w otrzymanym piśmie – wskazuje, co możesz zrobić dalej.

Czy żłobek rozlicza dotację tak samo?

Nie. Żłobki i kluby dziecięce nie dostają dotacji z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Gmina może przyznać im dotację celową na podstawie ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (art. 60). Zasady jej rozliczania określa uchwała tej gminy.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na 07.11.2026. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.

Źródła